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¿CÓMO SUPERVISAR AL PERSONAL DE MANERA MÁS EFICIENTE?

supervisar al personal

¿Cuál es la mejor forma de supervisar al personal?

Supervisar al personal podría resultar una tarea complicada y bastante laboriosa cuando no se hace correctamente.  Además, el empleado puede sentirse observado e incluso, intimidado.

Para evitar lo anterior, es importante buscar una mejor forma de supervisar al personal, tratando de evitar el acoso constante al que se sienten expuestos. Seguir esta lista ayuda bastante en dicho proceso:

 

actitud ante los empleados

 1. Actitud. La actitud del supervisor hacia los empleados es un punto fundamental en el desempeño de estos últimos. Los supervisores deben ser firmes, claros y concisos en sus explicaciones de las actividades; pero también deben ser pacientes, flexibles, positivos, y más que nada: líderes.

 El carácter, actitudes y personalidad del supervisor influye mucho en el desempeño del empleado. Se debe ser íntegro con lo que se exige y lo que se hace y se ofrece. El supervisor no puede pretender que el empleado llegue temprano, si este llega tarde todo el tiempo, en este sentido no existe coherencia y denota una falta enorme de integridad que genera desconfianza.

 

 2. Establecer las normas. ¿Qué se espera del empleado? ¿Cuáles son sus actividades? ¿Cuáles son las reglas del juego? ¿Qué puede y qué no puede hacer? ¿Cuánto tiempo tiene de descanso? Todas estas interrogantes cumplen con su objetivo principal: mantener al empleado informado sobre sus actividades, sus derechos y obligaciones, y no deja lugar a preguntas y fallos posteriores.

 

comunicación constante y asertiva

 3. Mantener la comunicación constante y asertiva. El empleado debe saber que está siendo supervisado, pero debe sentirse en confianza de preguntar si tiene dudas, de descansar si es necesario y de comunicar cualquier problema personal o laboral en el momento en que lo necesite.

 

  4. Delegar roles claros y específicos. Parte de establecer las normas del juego, es el hecho de saber indicar correctamente los roles y actividades específicas de cada empleado para que la supervisión se vuelva más amena y sobre todo, más sencilla. Los roles deben encontrarse por escrito, firmados por todos los involucrados (gerente, supervisor y empleado) y el empleado debe hacerse con una copia.

 De esta forma, todos los interesados están enterados y se evitan errores y los típicos: “no sabía”, excelentes pretextos para los empleados mediocres.

 

monitoreo constante

  5. Monitoreo constante. El monitoreo constante no amerita que el supervisor no se despegue del empleado como una sombra. Las supervisiones pueden ser diarias, sí, pero eso depende de la actividad que se realice y de lo seguro que esté el supervisor de la capacitación proporcionada al trabajador.

 Cuando se habla de procesos de producción y manufactura, la supervisión tendría que ser diaria y por producto, eso es un hecho. Sin embargo, si el trabajo a desempeñar a cobrar en una caja o el servicio al cliente, el monitoreo puede ser únicamente semanal, llevando consigo un cuaderno con anotaciones sobre la atención al cliente, actitud del empleado, etc.

Muchas veces, sobre todo en puestos como atención a clientes, los mismos consumidores apoyan en el proceso de supervisión gracias a las quejas, sugerencias o felicitaciones que dejen personalmente o en el buzón dispuesto para ello. De hecho, el supervisor puede incitar a los clientes a que lo hagan, eso le facilitará muchísimo el trabajo.

 

 6. Evaluaciones por escrito. Estas evaluaciones pueden llevarse a cabo gracias al monitoreo del punto anterior (siempre por escrito y, de preferencia, firmadas por empleado y supervisor), o, pueden ser pequeñas pruebas y tests de conocimientos, dependiendo del área en la que se desempeña el trabajador.

 La forma de evaluación siempre dependerá del supervisor, de qué es lo que considere más efectivo y de las actividades a supervisar y evaluar.

 

 7. Redactar un documento por empleado. El archivo debe incluir lo siguiente:

documentos

  • El progreso de cada empleado en los proyectos y actividades asignadas.
  • La descripción de su trabajo firmada por el director/gerente, supervisor directo y empleado. Deben existir dos tantos: uno original que se queda en dirección y una copia para el trabajador.
  • Cualquier evaluación por escrito (sin importar plazos, aunque de preferencia podría ser mensual) que muestre el desempeño del trabajador.
  • Evidencia de conversaciones entre el director y supervisor acerca del desempeño del trabajador, debidamente firmadas y fechadas.
  • Registros de quejas del trabajador hacia la compañía y de la compañía hacia el trabajador.

 

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INDICADORES QUE MUESTRAN QUE SE NECESITA AYUDA EN EL NEGOCIO.

indicadores de que se necesita ayuda en el negocio¿Cuáles son los indicadores de que se necesita ayuda en el negocio?

Muchas veces las empresas no están funcionando como deberían y es necesario tener en cuenta los indicadores de que se necesita ayuda en el negocio. No obstante, no todo empresario sabe identificarlos, ya sea por falta de experiencia o porque desconoce cómo sobrellevar y afrontar los problemas que requieren su atención.

Aquí se presentan los 9 indicadores clave de que el negocio necesita ayuda y cómo podrían superarse:

 

1. Las visitas al negocio han disminuido considerablemente. Esto puede significar varias cosas:

     1. Los clientes asisten una sola vez y no regresan. Esto es un problema bastante serio y muy frecuente. Si los clientes no regresan es porque el producto no les convenció una vez adquirido, la infraestructura no fue de su agrado (ya sea por la decoración, el acomodo o la limpieza), la atención al cliente no fue buena, el producto les convenció pero no corresponde al precio que pagaron por él.

     2. Los niveles de reconocimiento de la marca no han aumentado. Menos serio que el anterior, pero sumamente importante. La empresa debe preocuparse, tanto por mantener a los clientes actuales, como por conseguir y fidelizar nuevos. Si el reconocimiento de la marca no ha aumentado, probablemente se requiera ayuda de un experto en marketing.

niveles de reconocimiento de la marca

2. Disminución en el número de unidades por compra. Cuando un cliente antes compraba 10 artículos y últimamente solo compra 7, algo no está funcionando correctamente. Es momento de contactar al cliente y preguntarle qué es lo que está pasando y solucionarlo. Un experto en control de calidad o un técnico especialista en el producto o servicio podría ser necesario y una gran ayuda.

 

 

 3. Facturación considerablemente menor a meses anteriores. En este caso pueden haber problemas serios con el producto, el servicio al cliente y/o el precio. Es necesario, nuevamente, contactar a los clientes y preguntarles si todo anda bien y qué es lo que consideran que se puede mejorar.

Dependiendo de su respuesta sería necesario contratar a algún especialista en el producto o servicio, capacitar mejor al personal o buscar formas de conseguir proveedores más económicos o renegociar con los que ya se cuenta.

4. Niveles de ausentismo, rotación y renuncias de personal superiores a lo normal. Cuando el problema es el personal, se trata de un asunto interno. Probablemente el personal no está siendo tratado adecuadamente o el ambiente no es el indicado. A lo mejor el fallo está en el personal de recursos humanos y es necesario contratar a alguien nuevo.

En este punto, hablar con cada uno de los empleados se vuelve una tarea indispensable.

problemas de disminución de la productividad

5. Problemas de disminución en la productividad. Nuevamente se trata de un problema interno y debe ser resuelto internamente. La comunicación asertiva con los empleados y con el personal de supervisión vuelve a ser clave para resolver los conflictos.

 

 

6. Ventas menores a los gastos. Es bien sabido por todo empresario, que los gastos y costos (tanto fijos como variables) siempre deben ser menores que las ventas facturadas mensualmente para que existan utilidades. Este problema puede ser resuelto por el área contable, siempre y cuando se conozca la situación detrás del problema; ¿las ventas han disminuido o los gastos se han inflado?

Sin duda alguna, este es uno de los puntos más importantes de toda la lista y debe resolverse a la brevedad.

quejas y devoluciones de productos

7. Demasiadas quejas y devoluciones de los clientes. Esto puede reflejarse en ladisminución de artículos vendidos también. Es necesario poner especial atención en el área de producción (si el producto se produce por la propia compañía), en el material con que se produce o en el producto comprado a los proveedores, probablemente está resultando defectuoso desde fábrica. El control de calidad resulta muy efectivo en este tipo de cuestiones.

 

 

8. El tráfico de la página web y/o redes sociales se ha reducido. El marketing o publicidad online está fallando, no hay duda. La comunicación publicitaria ha decaído y por ello la audiencia podría estar inconforme o ha perdido el interés.

Alguien experto en comunicación publicitaria puede ser de gran ayuda en este caso.

marketing costoso

9. El marketing resulta costoso y no obtiene los resultados esperados. Sin duda, la agencia o el profesional autónomo contratado para este rubro no está cumpliendo con los objetivos esperados. No hay que pensarlo mucho, es momento de cambiar de profesionales.

 

 

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