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POR QUÉ TU EMPRESA DEBE TENER UN SOFTWARE EN LA NUBE

por qué adquirir un software en la nube

Por qué tu empresa debe tener un software en la nube

La pregunta de: por qué tu empresa debe tener un software en la nube, se ha convertido en una constante para las empresas porque se desconoce mucha información al respecto.

Sin embargo, las ventajas de contar con este sistema son muchas y muy relevantes para cualquier compañía.

Primero te diré brevemente que un software en la nube es un sistema que usas por internet y que no tienes que instalar en tu computadora, por tanto siempre que entres a internet lo vas a poder utilizar sin gastos extras ni complicaciones. Así de fácil como cuando entras en tu portal bancario, redes sociales, compras por internet, correo electrónico, así de fácil también puedes controlar también tu negocio en la nube.

Las principales ventajas del software en la nube son:

por qué adquirir un software en la nube

  1. Accesibilidad. Se puede acceder al sistema desde cualquier punto geográfico y a cualquier hora. Esto significa que el sistema está siempre en línea y cualquiera de tu equipo lo puede acceder por internet.

Ejemplo: Puedes acceder a tu información desde cualquier lugar, en el trabajo, en tu casa, en la calle, si estás de viaje, etc.


por qué tu empresa debe tener un software en la nube

  1. Multiplataforma. Se puede acceder a un software en la nube desde cualquier dispositivo móvil u ordenador, lo que hace sencillo su uso y la movilidad para manejar información dentro del mismo. También cuenta con una interfaz accesible y bastante amigable, incluso si nunca se ha utilizado antes, su manejo resulta muy simple, seguro y confiable.

Ejemplo: Significa que ya no dependes de tu computadora. Puedes acceder al sistema desde cualquier computadora u otro dispositivo que entre a internet, no importa si usas Windows, Mac, tu celular, tablet, etc.

 

escalabilidad

  1. Escalabilidad. Significa que no tienes que preocuparte por actualizar el equipo y software. No necesitas mantener un servidor propio ni instalar el programa en cada sucursal o punto de acceso.

Ejemplo: Ya no tienes que hacer un desembolso inicial elevado para comprar el software ni un servidor donde instalarlo. Con el software en la nube sólo lo usas por internet y con menos costos porque el sistema está centralizado en la nube.

  1. Elasticidad. Significa que se puede comenzar con un negocio pequeño y luego incrementar los usuarios y recursos del sistema gradualmente o reducirlos si se necesita. Todo es posible con el software en la nube ya que pagarás realmente por lo que usas, es un servicio que usas que puede crecer a medida que tu empresa crezca.

Ejemplo: Al contratarlo puedes pagar solamente por un usuario y a medida que contrates nuevas personas o abras otra sucursal, incrementas los usuarios y el sistema crece con tu negocio.

 

  1. Actualizaciones automáticas. Cuando usas un servicio en la nube, el proveedor se encarga de realizar las actualizaciones por ti, por lo que son transparentes y no te afectan en tu trabajo diario, así como tampoco te quedarás retrasado porque el sistema no se hará obsoleto.

Ejemplo: Este es un problema que tienen muchos negocios actuales, que al cabo del tiempo se queda atrás el sistema y una actualización es costosa. Con el software en la nube las actualizaciones están incluidas mientras lo continúes usando.

 

saber si la empresa está teniendo perdidas-saldo bancario disminuye

  1. Reduces los costos. La contratación de un software en la nube es sencilla y con menos costos. Sólo se paga por el servicio contratado y como el proveedor se compromete con este servicio no hay costos inesperados que te surjan en la marcha.

Ejemplo: Con el software en la nube ya no tienes que tener una infraestructura para instalarlo ni mantenerlo, ni gastar en software y hardware nuevo y hasta te puedes reducir la nómina de personal en tecnología que tenga que mantener el sistema.


no ocupa espacio

  1. No ocupa espacio. Con el software en la nube se reducen los espacios y aparatos que requiere un Site de servidores. Tampoco necesitas trasladar la información de un lugar a otro en una USB o disco externo.

Ejemplo: Si te trasladas a otro lugar, no tienes que llevar la información contigo, solamente accedes al sistema en la nube donde está la información segura.

 

  1. Seguridad. El sistema en la nube es más seguro a si lo tienes guardado en tus instalaciones. Físicamente en tu empresa pudiera dañarse el equipo, infectarse por un virus, ocurrir una catástrofe o sencillamente que te roben la información. Sin embargo con el software en la nube no ocurren estas cosas ya que el proveedor te garantiza que la información está segura y se realizan copias de seguridad automáticas todos los días.

Ejemplo: El proveedor del software en la nube es un experto en tecnología que te garantiza la seguridad de la información y te puede dar respaldos de tus datos periódicamente.


1

  1. Mejora el trabajo en equipo Los miembros de tu equipo ahora acceden a un mismo sistema en internet donde la información está compartida, hay menos lugar a equivocaciones o duplicado de información. Se aumenta la productividad del equipo y se agiliza la comunicación entre los empleados.

Ejemplo: También se aumenta la productividad porque la empresa ya no tiene que preocuparse por los detalles técnicos entonces se puede concentrar más en sus procesos diarios.

 

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¿Qué esperas para usar un software en la nube para tu negocio? Revisa qué opciones hay en el mercado.

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por qué contar con un software administrativo en mi negocio

Por qué usar un software administrativo en mi negocio

Por qué usar un software administrativo en mi negocio. Actualmente todos los negocios deberían registrar su información y controlar su empresa con ayuda de un software administrativo. ¿Para qué sirve? ¿Cuáles son las ventajas? ¿Es realmente efectivo?

La respuesta a varias de esas preguntas se contestan con la siguiente lista que muestra 9 formas de sacar el máximo provecho con un software administrativo para tu negocio:

por qué usar un sofware administrativo en mi negocio

  1. Información fácil de acceder. Una de las ventajas de contar con un software administrativo, es que la información y todos los datos importantes se encuentran perfectamente bien archivados y resguardados de forma segura. Hacer uso de dicha información es muy accesible, gracias a la centralización de los datos. Todo se localiza en un mismo lugar, organizado y listo para ser utilizado en cualquier momento.

Ejemplo: De no usar un software, se tendría que capturar la información en varios libros de trabajo y existe un gran riesgo si alguno de ellos se pierde, se moja o se daña, puesto que se perdería todo.

  1. Automatizan los procesos. Gracias a los softwares administrativos, los procesos se facilitan debido a la automatización. Los procesos que se realizan en el día a día en el negocio se simplifican con este software porque ayudan a registrar la información y encontrar lo que se necesita. Algunas tareas ya no se realizan manualmente porque el sistema lo hace como cálculos, búsquedas, reportes, transformación de la información de un departamento a otro, etc.

Ejemplo: Al usar un software de ventas, en automático muestra los precios de los artículos, calcula los descuentos, los impuestos y el total a pagar en cada venta.

 

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  1. Disminuye los riesgos del negocio. El software establece qué información debe ser capturada en cada momento y cuáles son los pasos a seguir para llevar a cabo los procesos. Además, incluye validaciones para evitar que los usuarios se equivoquen al capturar los datos y no se arrastren los errores a otras áreas. También evita la duplicidad de información en todo momento.

Ejemplo: El sistema evita que se capture varias veces un mismo cliente o un mismo artículo. Al recibir una compra, valida que los datos sean correctos.

 

  1. Organiza la empresa. Un software administrativo permite estructurar los niveles organizacionales de la empresa y establecer cómo se relaciona un área con otra, de forma que indica la información que captura cada departamento y se le puede dar permiso a cada persona para acceder a sus datos.

Ejemplo: Al capturar una compra establece primero que el encargado de compras cree la orden de compra con los datos necesarios al proveedor, luego el almacenista recibe la mercancía y la cuenta, y más tarde, el de tesorería realiza el pago al proveedor. Así el sistema establece un flujo de trabajo ordenado donde cada persona realiza solamente la parte que le corresponde.

 

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  1. Mejora la comunicación interna y externa. La información es repartida de manera fluida entre todos los miembros de la organización, así como entre departamentos. Los datos que registra un área se comparten con la otra si es necesario que trabaje con esta información. También permite que los jefes supervisen y controlen el trabajo de sus subordinados. Además se puede responder en tiempo a las peticiones del cliente porque todo está registrado en el sistema.

Ejemplo: Si un cliente levanta un pedido, queda registrado en el sistema y lo puede ver no solo el vendedor sino también otras personas de la empresa. Luego, si el cliente llama para preguntar por su pedido se le puede dar respuesta rápida y oportuna. El directivo, además, puede consultar si los vendedores están haciendo el trabajo correctamente.

 

  1. Análisis estratégico del negocio. Un software administrativo permite hacer un análisis estratégico interno y externo de la organización en tiempo real, así como mejorar y agilizar la toma de decisiones gracias a que la información se almacena correctamente y el sistema puede presentar reportes de lo que se necesita saber. Al consultar reportes históricos y concentrados da la posibilidad de entender qué está funcionando y qué no en el negocio así como también anticiparse a las situaciones que pudieran presentarse interna y externamente.

Ejemplo: Con los reportes que debe traer el software administrativo podrás ver fácilmente cuánto estás vendiendo, comprando, cuáles son tus mejores clientes, vendedores e incluso puedes proyectar las próximas ventas.


sistema especializado

  1. Sistema especializado. Cada sector y rubro del mercado es libre de elegir el software administrativo que cumpla con sus necesidades de negocio específicas. Al encontrar un buen software, este va a estar especializado en el giro del negocio e incluirá todos los procesos que se realizan en el día a día, e incluso otras tareas que no se llevan a cabo pero al verlas en el sistema, puede ayudar a incluirlas para mejorar los procesos. Además debe estar actualizado con las últimas prácticas del mercado así como también con las últimas regulaciones del país, contables, fiscales, operacionales, etc.

Ejemplo: Al tener un software administrativo que incluya facturación electrónica, todas las regulaciones del SAT estarán incluidas y te podrás asegurar que se emiten las facturas correctamente, así como también el timbrado de los recibos de nómina.

 

  1. Reducción de costos innecesarios. Las tareas manuales serán reemplazadas por el software, lo cual reducirá los costos dirigidos a dichas actividades. Inclusive se podrá prescindir de algún puesto de trabajo porque el software ayudará a automatizar los procesos. En otras ocasiones se reducirán gastos operacionales y eso permitirá encontrar los mejores proveedores para mejorar cualquier compra.

Ejemplo: Al registrar todo en el software administrativo, de entrada se reduce considerablemente el uso de papel e impresiones, el espacio donde se guardaban los libros de trabajo, etc. También los empleados tendrán tareas más sencillas que pueden ser reagrupadas para eliminar algún puesto de trabajo. Otro ejemplo al usar un software contable automatizado, es que permite reducir la cantidad de contadores del negocio, ya que los datos están previamente capturados y procesados en automático.

mayor productividad

 9. Más productividad, más crece tu negocio. Finalmente, vale recordar que al tener todas estas mejoras en el negocio, inevitablemente existirá más productividad, las tareas se van a hacer mejor y en menos tiempo. Y cuando todo marche mejor, aumentarán las ventas, los clientes y el negocio va a crecer enormemente.

 

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Funciones que debe tener un software de contabilidad

Estas pensando en adquirir un software de contabilidad electrónica porque te recomendaron o has escuchado que hoy en día las pequeñas y medianas empresas pueden gestionar su propia contabilidad en muy poco tiempo gracias a este software,  sin embargo te surgen dudas como ¿Qué es?, ¿Para qué sirve?, ¿Cuál es Software de Contabilidadel adecuado? Y lo más importante, ¿Qué funciones debe tener?, no sigas rompiéndote la cabeza, este articulo develará esas dudas.

Para empezar, el software de contabilidad electronica reúne los beneficios de los programas contables y de la Cloud Computing, teniendo como propósito sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad, registrando y procesando las transacciones históricas que se generan en una empresa o actividad productiva: las funciones de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, control de inventarios, balances, producción de artículos, nóminas, etc.

Características y Funciones de un Software de Contabilidad

Las funciones realizadas por este tipo de programas, así como sus características se pueden contar por decenas, pero aquellas que nunca deben faltar en un software de contabilidad electronica se especifican a continuación.

Automatiza la contabilidadAutomatiza la contabilidad

Cualquier software de contabilidad debe ser capaz de guardar los datos de los clientes y generar una factura a partir de otra creada anteriormente, permitiendo que los cobros sean automatizados, al igual que el pago de nóminas, el cálculo del pago de impuestos, entre otros, por lo que ya nada será manual. Simplemente se introducen datos y el sistema los interpreta para dar soluciones rápidas.

Guarda toda la información en la nube

Toda la información contable debe poder guardarse en el software en la nube. De esta manera se elimina la necesidad de tener cajas apiladas con cientos de facturas, ni una carpeta en el ordenador con ellas, ya que el propio programa las guarda y clasifica.

Datos adecuadamente procesados

Los programas de facturación y contabilidad interpretan los datos y detectan errores. Saben perfectamente qué cantidades deben ir en cada lugar y, en caso de ver algo inusual, avisan y notifican de cualquier fallo.

Accesible desde cualquier lugar

La documentación e información está completamente accesible desde cualquier sitio donde se esté, sin importar que sea una Tablet, un Smartphone o un ordenador, lo cual supone una comodidad extra a la que no se puede renunciar.

Permite tomar decisiones

El software contable interpreta los datos y presenta de forma ordenada, sin errores y con interpretaciones propias del software, ello facilita la tarea de tomar decisiones a raíz de la contabilidad. Esto permitirá conocer la salud financiera de su empresa en cuestión de segundos.

Adaptable

El software de contabilidad debe ser completamente adaptable a los requisitos de la empresa, pues cada empresa es un mundo y tiene necesidades distintas, por lo que no se puede programar todo de la misma forma para cada cliente. Por lo tanto, deberá permitir editar el plan de cuentas con las necesidades de la empresa, agregar cuentas másCompletamente adaptable utilizadas, borrar aquellas que no se utilicen o modificar aquellas que se deseen.

Personalizable en niveles de usuario

Dependiendo del tamaño de la empresa, puede que se creen varias capas de usuarios con jerarquías. Es útil que el software permita que haya un administrador y varios usuarios, los cuales solo tengan permitido editar ciertos datos.

Soporte de sobrecarga de información

El software de contabilidad debe ser capaz de soportar cualquier subida de información y de guardar todos los datos.

Fáciles de usar

El software de contabilidad debe ser intuitivo, muy fácil de usar y con una curva de aprendizaje casi nula, por lo que cualquier persona con un mínimo de conocimiento debería ser capaz de usarlo. Además debería estar apoyado por un soporte y documentos de ayuda.

Seguros

La seguridad y privacidad de la información contable debe ser un punto primordial, por ello el software de contabilidad debe contar con protocolos de seguridad estables y eficientes, pues un fallo de seguridad y todas las cuentas podrían verse vulnerables.

Ante ello debe ofrecer a los negociantes: una mejor seguridad para la información financiera; los controladores o gerentes de contabilidad pueden programar el software para limitar el número de usuarios o departamentos capaces de acceder a la información; los ambientes seguros aseguran a los gerentes y empleados que no son capaces de manipular la información financiera de la empresa; los negociantes también pueden prohibir el lanzamiento no oficial de información financiera a accionistas externos.

Escalables

Si el negocio tiene altas posibilidades de crecer en un futuro y el software de contabilidad electrónica no es escalable, es mejor que buscar otro para no tener que volver a aprender a usar uno nuevo en el futuro.

 

Gestión de Informes

Es esencial para la toma de decisiones en la empresa, además de necesario en algunos casos particulares. Un software de contabilidad electrónica debe contar con la posibilidad de emitir informes de cuenta de pérdidas y ganancias, balances, y poder periodificarlos al gusto o crear informes a medida de las necesidades de control contable particulares de la empresa.

Registro de auditoría

El software de contabilidad debe generar un registro electrónico de cada usuario que accede a la información en el libro contable de la empresa, mientras que los controladores y gerentes de contabilidad pueden revisar el registro de auditoría para determinar qué empleado manejó cierta información. Por otro lado, los auditores también usan este registro para determinar cómo se introdujeron los errores, además los registros de auditoría son una herramienta importante para revisar y corregir una información incorrecta.

Reportes

Los reportes y declaraciones financieras son un beneficio significante del software de contabilidad. Los dueños de negocios y gerentes de contabilidad crean reportes o declaraciones financieras al hacer clic en un botón, esto ahorra una cantidad inmensa de tiempo en comparación a manejar manuales o libros contables físicos para crear reportes financieros. El software de contabilidad también permite a los usuarios ajustar los reportes o declaraciones para diferentes propósitos, así mismo, los dueños y gerentes de contabilidad pueden crear un grupo de reportes oReportes declaraciones para uso interno y un grupo diferente para uso externo.

Resumiendo, las funciones, características y ventajas que conforman y que debe tener un software de contabilidad electrónica son:

  • Actualizaciones automáticas
  • Multiplataforma
  • Accesible desde cualquier sitio
  • Simultaneidad
  • Uso de cloud computing
  • Personalizable
  • Seguridad
  • Inmediatez del servicio
  • Menores costos de propiedad (TCO)
  • Sistema modular y parametrizable
  • Asesoría permanente
  • Multiempresa y multiejercicio
  • Plan contable definible por el usuario.
  • Plan general contable integrado.

Para concluir, es de vital importancia sistematizar y simplificar las operaciones contables en una empresa, por ello, un software de contabilidad electrónica en la nube es una herramienta fundamental para llevar la información del negocio, un aliado que ayuda a crecer de manera organizada y que ofrece beneficios a largo plazo, que favorece al crecimiento y desarrollo de una empresa para reducir costes y obtener una ventaja competitiva. Ante esto, existen empresas de servicios en la nube como Villanett, que ofrece software contable completamente en línea denominado Contabilidad Electrónica Multiempresa.

Contabilidad Electrónica Multiempresa

Ventajas de usar software de contabilidad en la nube

Los sistemas de contabilidad en la nube o de escritorio ayudan a las empresas a racionalizar sus funciones financieras y administrativas esenciales, pues no sólo se ahorra tiempo, también tiene un mejor control de los procesos, lo que reduce al mínimoContabilidad en la nube las posibilidades de errores. Estos sistemas se definen a continuación:

  1. Sistemas en la nube o web: El software basado en la nube consiste en que el software que se usa habitualmente está instalado en las máquinas de un proveedor fuera de las instalaciones de la empresa y que los usuarios usan dicho software a través de una conexión de internet y un navegador web.
  2. Sistema de escritorio: El software de escritorio está atado a un servidor local o a una computadora en particular, esto con el fin de ser capaz de trabajar en el software.

Ventajas de la contabilidad en la nube

La contabilidad en la nube es ya una realidad, debido a que cada vezVentajas más programas de uso empresarial están en la nube, desde las webs corporativas, hasta programas de contabilidad, de recursos humanos, etc. Ello es así porque el uso del cloud computing con respecto al software tradicional presenta muchas ventajas:

Actualización del software: cuando se realiza una actualización no se requiere de ir al ordenador de cada usuario para implementarla, con solo “cargar” la pagina del navegador ya está lista y disponible una nueva versión del software.

Actualización del hardware: no es necesario cambiar de servidor cuando éste no queda a la medida, ni perder tiempo o dinero, debido a que el proveedor de la aplicación se encarga de hacerlo de forma transparente para las empresas.

Multiplataforma: puede funcionar desde cualquier navegador web de PC/Mac/Tablet/Smartphone, etc.

Simultaneidad: el asesor/gestor puede entrar en las cuentas de sus clientes en cualquier momento o cuando le autorice el titular se puede pagar/cobrar por consulta.

Personalizable: el software contable en la nube puede adaptarse a las necesidades específicas de cada usuario por separado, lo que le permite al cliente añadir o quitar módulos.

Seguridad: los datos de la contabilidad no se pueden perder al estar almacenados en sistemas redundantes, pues se realizar una copia de seguridad cada vez que se modifica o añade un dato.

Mayor competitividad al ofrecer mejores precios.

Inmediatez del servicio: basta con acceder y empezar a trabajar.

Menores costos de propiedad: en inglés se denomina TCO (“Total Ownership Cost”), donde el coste del software alojado en la nube está limitado únicamente a cuotas mensuales de pagos que tienen todo incluido, por lo que no es necesario cubrir o pagar los siguientes aspectos:

  • coste de adquisición de la licencia
  • coste anual del mantenimiento de las licencias
  • coste anual del soporte (que puede ser interno o externo)
  • coste del hardware del servidor
  • coste del consumo eléctrico del servidor
  • coste de tener implementado un sistema de copias de seguridad del servidor
  • coste del tiempo que se pierde haciendo “upgrades” tanto del software en todos los ordenadores de los usuarios como en el hardware del servidor de la aplicación

ConsejosConsejos para PyME’s para PyMEs

Para integrar en las empresas la contabilidad en la nube se enumeran a continuación cinco consejos prácticos:

  1. Organizar y planificar la migración de la información a la nube. Es importante tomarte un tiempo para organizar las planillas o extraer la información del sistema que se posea, ello para planificar la migración.
  2. Optar por la asesoría de un contador o consultor que trabaje con herramientas en la nube. Para cambiar la forma en que se lleva la contabilidad, es fundamental que te acompañe un experto, ante ello se aconseja buscar y consultar quién ofrece los servicios que mejor se adaptan a la empresa.
  3. Subir los datos contables a un Software de Gestión Online. Es importante elegir un software de contabilidad en la nube que se adapte a las necesidades y posibilidades económicas de la empresa, ello en base a las recomendaciones del contador, esto para la toma decisiones y en la posterior implementación.
  4. Incluir a los colaboradores para que ayuden con la gestión. Además de invitar a colaboradores a gestionar y ver la información del negocio; se puede controlar el nivel de acceso de los mismos, debido a que con la contabilidad en la nube es posible dar acceso a cada uno por separado y sólo a los datos que necesite.
  5. Delegar la seguridad de los datos a empresas de servicios cloud computing reconocidas en el mercado. Los servicios de software basados en la nube garantizan que la seguridad y privacidad de los datos de la empresa siempre sea máxima, esto a diferencia del software tradicional, donde esta tarea queda a cargo de la empresa que contrata el servicio.

A manera de conclusión, a lo largo de este articulo hemos visto que las ventajas de la contabilidad en la nube son múltiples, pero también si no se escoge bien, sin duda habrá problemas a corto o largo plazo, ejemplo: si el software es inestable los datos pueden perderse; si el procesamiento es lento, los tiempos serán muy altos y decaerá la productividad; si el aprendizaje es complejo, tendrá que invertir varias horas en capacitación y si la seguridad es deficiente, sus datos estarán expuestos. Por esto y más es de vital importancia que las PyME’s elijan adecuadamente al proveedor de servicios en la nube que posea las ventajas antes mencionadas para la empresa, es el caso del proveedor Villanett, que ofrece contabilidad en la nube con los más altos estándares de calidad y atención al cliente.

Para mejor información sobre Software de Contabilidad en la Nube para PyMEs, puedes consultar:

http://www.villanett.com/inicio/software-contabilidad.aspx

PyME’s

10 puntos a tener en cuenta para comprar un software ERP contable

Cuando se está en el proceso de adquirir un software para la empresa siempre nos tomamos un tiempo para ver entre los productos que hay en el mercado, las bondades de cada uno, el precio y luego que tenemos una hoja de Excel con las características de cada uno, le ponemos colores y comentarios, aun así puede ser difícil decidirse. Siempre está la duda si estaremos tomando la decisión correcta y además no sabemos si hemos tenido en cuenta todos los parámetros necesarios.

pasos para elegir un ERP administrativoUn software empresarial es una importante decisión que debe ser tomada con la cabeza y el corazón. Con la cabeza porque debemos de tener en cuenta el balance costo beneficio que nos ofrece cada producto y entender cuál de ellos será el más útil para la empresa. Con el corazón porque debemos ser consecuentes con nuestra forma de pensar, nuestros ideales y nuestra intuición para adquirir un sistema que nos ayude en el negocio, nos dé comodidad y confianza de cómo se efectúan los procesos, y además podamos tener la seguridad que en un futuro cuando crezca la empresa el sistema podrá ayudarnos con este crecimiento empresarial.

Por esta razón en esta oportunidad vamos a enunciar los 10 factores fundamentales para tomar la decisión de la contratación de un software administrativo. Espero te sea útil y lo tengas en cuenta como check list para comparar las ofertas de cada uno de los proveedores.

  1. Software completo

Debes de revisar los módulos que incluye el sistema, sus funciones de forma general y también a detalle. Para esto es fundamental tener un tiempo de prueba del software o que te realicen una demostración para que compruebes cómo está diseñado el sistema y todo lo que incluye.

  1. Cumpla con las disposiciones fiscales

Es fundamental que el sistema cumpla con las disposiciones fiscales actuales, sobre todo en el tema de la contabilidad, nómina y facturación, ya que actualmente todos estos procesos son electrónicos y el sistema debe de poder generar los archivos necesarios fácilmente con un solo click para que se reporten también en automático al SAT.

software administrativo para el SAT

  1. Costo

Hay que tener en cuenta si se hace un pago único o son pagos recurrentes como forma de una renta. Además las empresas comúnmente también cobran por la implementación y capacitación para comenzar a usar el software. También se deben de considerar costos extras en que debe de incurrir la empresa para poder usar el software como pueden ser:

  • Computadoras, monitores, impresoras, lectores de códigos de barra, etc.
  • Servidores, herramientas de respaldo, firewall, antivirus, etc
  • Licencias de software para sistema operativo, base de datos, servicios web, tareas programadas, etc
  • Especialista en Sistemas o administrador web encargado del correcto funcionamiento del software.
  • Gastos extra de electricidad, internet, aire acondicionado que requieran los servidores para funcionar.

Cabe señalar que si el software es en la nube se reducen al máximo estos costos ya que sólo tendría que incurrirse en el primer apartado porque todos los demás los pone el proveedor en la nube que garantiza el servidor y otros requerimientos para que funcione el sistema correctamente.

  1. Sea adaptable

El software debe adaptarse a la empresa y no la empresa al software. De esta forma hay que investigar si es posible que se pueda ajustar el sistema a las necesidades de la empresa y si se le pueden hacer cambios para que se adapte el software al flujo de trabajo del negocio.

  1. Facilidad de uso

El software debe ser fácil de usar. Es mejor un sistema sencillo que incluya exactamente las opciones que se necesitan con una forma intuitiva de trabajar a un sistema que tenga muchos botones en una pantalla y sea confuso cómo trabajar con él. Esto no significa que el sistema sea simple, puede perfectamente ser robusto pero fácil de entender y utilizar.

beneficios del software erp

  1. Rendimiento del sistema

El sistema debe funcionar bien sin errores y con buena velocidad para no tener bloqueos ni retrasos en el trabajo diario. Esto se puede comprobar si tienes un tiempo de prueba del sistema.

Aquí hay que tener en cuenta que si se contrata un software que se instala en tu oficina, entonces debes de tener computadoras con la capacidad necesaria para que se ejecute, con un buen procesador, memoria y disco duro para no tener problemas con el rendimiento.

Por el contrario en el caso del software en la nube, el proveedor se responsabiliza porque todo esto funcione y tú solamente te conectas a internet con cualquier tipo de computadora o dispositivo, lo que se llama un cliente ligero porque no requiere de computadoras de gran capacidad para conectarse.

  1. Seguridad de datos

Tu información debe estar protegida y ser respaldada periódicamente para evitar pérdidas por una eventualidad o desastre. El sistema debe de realizar respaldos en automático para esto. Además debe tener un sólido mecanismo de seguridad para que solamente puedan acceder las personas permitidas y con diferentes permisos en cada caso para que cada uno pueda consultar y cambiar lo que solamente le está permitido.

  1. Accesibilidad

La mayoría de los sistemas solo los puedes trabajar con una computadora con Windows. Ya que vivimos en tiempos modernos donde se ha hecho una necesidad estar conectados en todo momento sin importar en qué lugar estamos, también es importante que el software nos dé un acceso fácil a la información. El software en la nube es el ejemplo ideal para esto, ya que al conectarte a internet con diferentes dispositivos (pc, mac, Tablet, smartphone) puedes acceder a tu sistema administrativo para trabajar o consultar la información. Así se eliminan las barreras de lugar y tiempo, no necesitas estar en tu oficina para trabajar y la información está actualizada siempre en línea.

diagrama de software en la nube

  1. Sea escalable

Las empresas van creciendo con el tiempo, las necesidades que tenemos hoy no serán las mismas a las de mañana. Con este pensamiento debemos de buscar un software que acepte nuevos requerimientos de trabajo con el tiempo y que no limite. Estos pueden ser más usuarios para trabajar en el sistema, más capacidad de información (artículos, pólizas, años contables, incremento de catálogos, etc), nuevas sucursales.

Has pensado qué pasaría cuando quieras abrir una sucursal en otra ciudad? El sistema administrativo lo permitirá o será un problema entonces conectar una sucursal con otra y mantener la información actualizada?

  1. Soporte Técnico

No solo es importante el software sino también el servicio que te ofrezca el proveedor post compra. Cómo será el soporte técnico? Tendrá un costo adicional? Qué tiempo de respuesta obtendrás? Tendrás manual de usuario y documentación adicional para ayudarte si aparece un problema?

También es bueno revisar lo que piensan otros usuarios sobre el soporte técnico que han recibido. Esto lo puedes saber preguntándoles directamente o buscando en internet.

Ahora es tu turno…

Qué piensas al respecto? Cuáles son los factores para ti fundamentales para elegir un software que automatice todas las áreas de tu empresa?

Existen muchos ERP en el mercado, algunos muy caros, otros económicos, unos sobre Windows otros en la nube. Ten en cuenta los tiempos que estamos viviendo y los beneficios que te aportará un software en la nube en cuanto a tecnologías modernas e innovación. Un ejemplo es el sistema en la nube Villanett © un sistema integral para PyME’s, completamente en línea y con todas las bondades del cómputo en la nube.

elegir software erp

Métodos de Conciliación de Cuenta Bancaria

En previos artículos se habló de la llamada conciliación bancaria, que “es un proceso que permite el control y conciliación de los valores económicos que una empresa tiene registrados sobre una Conciliación de Cuenta Bancariacuenta, ya sea corriente o de ahorro”, para lograr esto se emplean dos métodos, el primero de ellos es el llamado “método de sueldos corrientes” y el segundo “método de sueldos encontrados”, donde ambos persiguen un mismo objetivo, que es identificar las posibles diferencias que existan entre una cuenta bancaria y el saldo contable en la cuenta de bancos.

Sueldos de conciliación bancaria

A continuación se presenta el procedimiento que se sigue para la elaboración de los métodos anteriormente especificados:

Saldos de Conciliacion Correctos

Consiste en comparar el estado de cuenta enviado por el banco, con los registros asentados en el libro mayor de banco de la empresa, para luego proceder a ajustar las diferencias hasta lograrSaldos Correctos que los dos saldos sean iguales, su estructura, especificaciones y normas son:

1. Se deben presentar las “Partidas no registradas en el Banco”, incluyen las partidas no permanentes por parte del banco y solo se toman en cuenta:

a) Cheques en Tránsito/Pendientes: aquellos cheques emitidos a la fecha de realizar la conciliación, pero que no han sido cobrados por el beneficiario en el banco, por lo que aparecerán “abonados” dentro de los libros de la empresa y no estarán “adicionados” en el estado de cuenta bancario hasta que sean cobrados.

b) Depósitos en Tránsito: depósitos enviados cada fin de mes y que no son “acreditados” en el banco, por lo que estarán “adicionados” en los libros de la empresa pero no en estado de cuenta del mes.

2. Son presentadas las “Partidas no registradas en Libros”, que incluyen partidas no asentadas u omitidas por parte de empresa, además de:

a) Notas de crédito: abonos realizados por el banco bajo concepto de descuentos de giros, hipotecas, pagares, intereses a favor de la empresa, entre otros, pero que no se han adicionado dentro de los libros contables.

b) Notas de débitos: cargos efectuados por el banco a la empresa por concepto de cobro de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, entre otros, que por no haberse recibido la información respectiva del mismo, no fueron abonados en los libros de la empresa.

c) Cheques omitidos o no registrados: cheques que se emitieron realmente pero que nunca fueron asentados en los libros de la empresa.

d) Depósitos omitidos o no registrados: depósitos que se realizaron pero no se hizo su correspondiente registro.

3. Para este último paso, deben ser presentados los “Errores” que se reflejan en los ajustes por concepto de equivocaciones dentro de los documentos cotejados:

a) Errores de la empresa: son los ajustes de los errores y equivocaciones por parte de la empresa, entre las cuales están:

  • Cheques de diferentes cantidades: que se abonan sobre un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
  • Depósitos de diferentes cantidades: se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
  • Cheques mal ubicados: aquellos que en vez de abonarlos se cargaron.
  • Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de ser cargados fueron abonados en los libros de la empresa.
  • Notas de débito y crédito mal ubicadas: esto es, que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.
  • Depósitos o cheques de otros bancos: los que por error se cagan o abonan en los libros, pero que no corresponden a esa cuenta o banco, ya que se pueden tener diversas cuentas en diversos bancos.
  • Cheques caducados: son aquellos cheques a los cuales llega su fecha de vencimiento y todavía no se han ido a cobrar en el banco, por lo que hay que desincorporarlos haciéndoles un cargo por el monto del mismo.

b) Errores del banco: incluyen los ajustes de todas las omisiones, errores y equivocaciones por parte del Banco, como:

  • Cheques de diferentes cantidades: los cuales se cargan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
  • Depósitos de diferentes cantidades: que se abonan con un monto por encima o por debajo del monto de emisión.
  • Cheques omitidos o no registrados: son los cheques que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el estado de cuenta bancario.
  • Depósitos omitidos o no registrados: depósitos que se emitieron realmente pero no fueron asentados en el banco.
  • Cheques mal ubicados: aquellos que en vez de cargarlos se abonaron.
  • Depósitos mal ubicados: son aquellos en vez de abonarlos fueron cargados en el estado de cuenta bancario.
  • Notas de débito y crédito mal ubicadas: son aquellos que por error se cargan en vez de abonarse y viceversa.
  • Depósitos o cheques de otras empresas: que por error se cagan o abonan en el banco, pero que no corresponden a esa cuenta, puesto que un banco posee diversos clientes.

 

Saldos de Conciliacion Encontrados

Permite ajustar el saldo del estado de cuenta que presenta el banco, hasta llegar al saldo que muestra la cuenta del banco en elSaldos Encontrados libro mayor de la empresa, de la siguiente forma:

  1. Se le suman a dicho saldo del banco las siguientes partidas:

a) Los cargos hechos en los libros de la empresa, que el banco no ha abonado todavía; tales como: depósitos de última hora, errores u omisiones.

b) Los cargos efectuados por el banco y que la empresa aún no ha abonado, por falta de noticias; tales como: comisiones, intereses, errores u omisiones.

  1. Se le restan al subtotal obtenido las partidas siguientes:

a) Los abonos hechos por la empresa y que todavía el banco no hubiere cargado; tales como: los cheques emitidos por la empresa y no presentados al cobro todavía; errores u omisiones

b) Los abonos efectuados por el banco y que todavía no hubieran sido cargados por la empresa; tales como: intereses, cobros hechos por el banco en nombre de la empresa, errores u omisiones.

Conocer y comprender de forma estructurada el proceso que se lleva al aplicar cualquiera de los dos métodos antes señalados, dará por consiguiente una mejor perspectiva de la importancia que se le debe de dar a la “Conciliación de cuenta bancaria” por parte del empresario y emprendedor. Sin duda la administración financiera concerniente a la adecuada contabilidad de las MIPyME’s debe siempre seguir los lineamientos y normas preestablecidas para su elaboración, lo cual ayudará a tener las finanzas de la empresa en tiempo y forma para el análisis, toma de decisiones y estar en concordancia con la banca, ante ello existen empresas en México como Villanett, que ofrece software en la nube de Contabilidad electrónica, lo único que se requiere es una computadora con acceso a internet.

Para mejor información de software de contabilidad electronica en la nube, puedes ingresar en:

http://www.webvillanet.com/inicio/software-contabilidad.aspx

Contabilidad electrónica

Contabilidad para todas las empresas

ContabilidadLa contabilidad es una disciplina y una técnica que recopila información financiera de diferentes áreas de entidades económicas (empresas, organizaciones, instituciones, etc.), para después ser analizada y procesada a través de aplicaciones y métodos matemáticos, generando de esta manera conocimientos que permitan la toma de decisiones en cuestiones económicas de un proyecto u organización.

¿Para qué sirve la contabilidad?

La contabilidad sin duda es una herramienta que trae muchos y diversos beneficios, pues sirve como medio para controlar la actividad de la empresa, dado que es aquí donde se realiza cotidianamente una serie de actividades, encaminadas a la obtención de las metas y objetivos empresariales, permitiendo de esta manera planificar y controlar la actividad de la unidad productiva. La misión de la contabilidad no solo se centra en la evaluación del beneficio obtenido, sino también permite comprobar a corto, mediano y largo plazo el grado de ejecución conseguido de cada uno de los objetivos empresariales.

Para recopilar dicha información es necesario llevar un registro sistemático y cronológico de las operaciones financieras que se generen dentro y fuera de las organizaciones; este tipo de aspectos contables involucra tanto a las micro, pequeñas y medianas empresas (MIPyME’s), así como a las grandes empresas multinacionales.

Tipos de contabilidad

Microcontabilidad: elaborada por las distintas administraciones públicas y de contabilidad privada (empresas), suministra información utilizada en la toma de decisiones. Dentro de la contabilidad empresarial, existen usuarios internos y externos, en los primeros están aquellas personas u órganos que utilizan la información de la empresa para la toma de decisiones en la dirección de la misma; el segundo tipo de usuarios (externos), comprenden a todos aquellos que no participan en la gestión de la empresa, como accionistas, acreedores, prestamistas, inversores, siguientes, entre otros.

Macrocontabilidad: elaborado por los Estados, suministra información que orientar la política económica del país.

Libros contables

Son documentos que permiten respaldar y comprobar el avance de las empresas, estos son obligatorios acorde a las legislaciones mercantiles y los principales son: Libro Diario, recoge por orden cronológico las operaciones de la actividad económica empresarial, según se van produciendo en el tiempo; Libro mayor, recoge la información ya incluida en el diario, pero reordenada por cuentas, de acuerdo con el principio de partida doble, todos los cargos y abonos realizados en las mismas; Libro inventario o de Balances, reflejan la situación del patrimonio de la empresa en una fecha determinada.

Software contable

Desde los años 90s el mercado en materia de contabilidad electrónica se fue consolidando, pero fue en la última década donde tomo mayor fuerza y alcance, siendo una herramienta muy Software de contabilidadaceptable y de gran utilidad en materia de finanzas, principalmente para el sector privado, donde convergen desde empresas pequeñas hasta grandes multinacionales, permitiéndoles de esta manera competir a grandes ritmos. Aunque hay un sinfín de aplicaciones especializadas, todas y cada una de ellas tienen la función de registrar y procesar de forma sistematizada y simplificada toda aquella información contable generada de una empresa o actividad productiva, como compras, ventas, cuentas por pagar o cobrar, control de inventarios, entre otras.

Existen tres tipos de contabilidad electrónica, como son la financiera: proporciona información a terceras personas relacionadas con la empresa, entre estas inversionistas y accionistas; la fiscal: orientada a dar cumplimiento de las obligaciones tributarias de las organizaciones; por último, está la administrativa: destinada a facilitar las funciones de planificación, control y toma de decisiones.

No cabe duda que el software contable es una herramienta dinámica y versátil para empresas y emprendedores que quieren llevar sus cuentas en orden, sacando el máximo provecho para la toma de decisiones. Por otra parte, en México existen empresas como Villanett que también ofrecen software contable en la nube para mantener adecuadamente las finanzas del negocio.

Para mejor información de software de contabilidad, favor de visitar:

http://www.webvillanet.com/inicio/software-contabilidad.aspx

Software para contabilidad