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POR QUÉ USAR UN SOFTWARE ADMINISTRATIVO EN MI NEGOCIO

por qué contar con un software administrativo en mi negocio

Por qué usar un software administrativo en mi negocio

Por qué usar un software administrativo en mi negocio. Actualmente todos los negocios deberían registrar su información y controlar su empresa con ayuda de un software administrativo. ¿Para qué sirve? ¿Cuáles son las ventajas? ¿Es realmente efectivo?

La respuesta a varias de esas preguntas se contestan con la siguiente lista que muestra 9 formas de sacar el máximo provecho con un software administrativo para tu negocio:

por qué usar un sofware administrativo en mi negocio

  1. Información fácil de acceder. Una de las ventajas de contar con un software administrativo, es que la información y todos los datos importantes se encuentran perfectamente bien archivados y resguardados de forma segura. Hacer uso de dicha información es muy accesible, gracias a la centralización de los datos. Todo se localiza en un mismo lugar, organizado y listo para ser utilizado en cualquier momento.

Ejemplo: De no usar un software, se tendría que capturar la información en varios libros de trabajo y existe un gran riesgo si alguno de ellos se pierde, se moja o se daña, puesto que se perdería todo.

  1. Automatizan los procesos. Gracias a los softwares administrativos, los procesos se facilitan debido a la automatización. Los procesos que se realizan en el día a día en el negocio se simplifican con este software porque ayudan a registrar la información y encontrar lo que se necesita. Algunas tareas ya no se realizan manualmente porque el sistema lo hace como cálculos, búsquedas, reportes, transformación de la información de un departamento a otro, etc.

Ejemplo: Al usar un software de ventas, en automático muestra los precios de los artículos, calcula los descuentos, los impuestos y el total a pagar en cada venta.

 

herramientas de uso empresarial

  1. Disminuye los riesgos del negocio. El software establece qué información debe ser capturada en cada momento y cuáles son los pasos a seguir para llevar a cabo los procesos. Además, incluye validaciones para evitar que los usuarios se equivoquen al capturar los datos y no se arrastren los errores a otras áreas. También evita la duplicidad de información en todo momento.

Ejemplo: El sistema evita que se capture varias veces un mismo cliente o un mismo artículo. Al recibir una compra, valida que los datos sean correctos.

 

  1. Organiza la empresa. Un software administrativo permite estructurar los niveles organizacionales de la empresa y establecer cómo se relaciona un área con otra, de forma que indica la información que captura cada departamento y se le puede dar permiso a cada persona para acceder a sus datos.

Ejemplo: Al capturar una compra establece primero que el encargado de compras cree la orden de compra con los datos necesarios al proveedor, luego el almacenista recibe la mercancía y la cuenta, y más tarde, el de tesorería realiza el pago al proveedor. Así el sistema establece un flujo de trabajo ordenado donde cada persona realiza solamente la parte que le corresponde.

 

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  1. Mejora la comunicación interna y externa. La información es repartida de manera fluida entre todos los miembros de la organización, así como entre departamentos. Los datos que registra un área se comparten con la otra si es necesario que trabaje con esta información. También permite que los jefes supervisen y controlen el trabajo de sus subordinados. Además se puede responder en tiempo a las peticiones del cliente porque todo está registrado en el sistema.

Ejemplo: Si un cliente levanta un pedido, queda registrado en el sistema y lo puede ver no solo el vendedor sino también otras personas de la empresa. Luego, si el cliente llama para preguntar por su pedido se le puede dar respuesta rápida y oportuna. El directivo, además, puede consultar si los vendedores están haciendo el trabajo correctamente.

 

  1. Análisis estratégico del negocio. Un software administrativo permite hacer un análisis estratégico interno y externo de la organización en tiempo real, así como mejorar y agilizar la toma de decisiones gracias a que la información se almacena correctamente y el sistema puede presentar reportes de lo que se necesita saber. Al consultar reportes históricos y concentrados da la posibilidad de entender qué está funcionando y qué no en el negocio así como también anticiparse a las situaciones que pudieran presentarse interna y externamente.

Ejemplo: Con los reportes que debe traer el software administrativo podrás ver fácilmente cuánto estás vendiendo, comprando, cuáles son tus mejores clientes, vendedores e incluso puedes proyectar las próximas ventas.


sistema especializado

  1. Sistema especializado. Cada sector y rubro del mercado es libre de elegir el software administrativo que cumpla con sus necesidades de negocio específicas. Al encontrar un buen software, este va a estar especializado en el giro del negocio e incluirá todos los procesos que se realizan en el día a día, e incluso otras tareas que no se llevan a cabo pero al verlas en el sistema, puede ayudar a incluirlas para mejorar los procesos. Además debe estar actualizado con las últimas prácticas del mercado así como también con las últimas regulaciones del país, contables, fiscales, operacionales, etc.

Ejemplo: Al tener un software administrativo que incluya facturación electrónica, todas las regulaciones del SAT estarán incluidas y te podrás asegurar que se emiten las facturas correctamente, así como también el timbrado de los recibos de nómina.

 

  1. Reducción de costos innecesarios. Las tareas manuales serán reemplazadas por el software, lo cual reducirá los costos dirigidos a dichas actividades. Inclusive se podrá prescindir de algún puesto de trabajo porque el software ayudará a automatizar los procesos. En otras ocasiones se reducirán gastos operacionales y eso permitirá encontrar los mejores proveedores para mejorar cualquier compra.

Ejemplo: Al registrar todo en el software administrativo, de entrada se reduce considerablemente el uso de papel e impresiones, el espacio donde se guardaban los libros de trabajo, etc. También los empleados tendrán tareas más sencillas que pueden ser reagrupadas para eliminar algún puesto de trabajo. Otro ejemplo al usar un software contable automatizado, es que permite reducir la cantidad de contadores del negocio, ya que los datos están previamente capturados y procesados en automático.

mayor productividad

 9. Más productividad, más crece tu negocio. Finalmente, vale recordar que al tener todas estas mejoras en el negocio, inevitablemente existirá más productividad, las tareas se van a hacer mejor y en menos tiempo. Y cuando todo marche mejor, aumentarán las ventas, los clientes y el negocio va a crecer enormemente.

 

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El Software como Servicio (SAAS) de la Cloud Computing

El Software como un Servicio (SAAS) es uno de los principales modelos de distribución de software que se usa a través de una red sin descargarlo en un ambiente de cómputo local, donde el mantenimiento, soporte, las bases de datos y operaciones diarias se controlan y alojan en una compañía de tecnologías de SAASinformación y comunicación. Regularmente el software puede ser
consultado en cualquier computador, se
encuentre presente en la empresa o no.

Su funcionamiento

Consiste en la utilización de una aplicación desde una computadora cliente, hacia un servidor central ubicado en la empresa proveedora del sistema, aquí cada usuario conforma un grupo de usuarios en un ambiente de computo predefinido, donde varios grupos de usuarios del proveedor de SaaS están compartiendo los mismos recursos, ello mediante el acceso vía internet. En estas plataformas la información, el procesamiento, los insumos y los resultados logrados están hospedados en la compañía proveedora de TIC.

Cuando SaaS (software como servicio) y PaaS (plataforma como servicio) se fusionan en un solo modelo de servicios se convierte en la “computación en la nube”, lo cual describe el modelo de negocio de los usuarios que se conectan a un servidor centralizado en la nube para acceder a sus productos de software. Los usuarios pueden acceder a sus archivos y software sólo mientras están en línea, mediante su navegador de Internet y sus contraseñas.

Las características del software como servicio incluyen:

  • Acceso y administración a través de una red.
  • Actividades gestionadas desde un punto centralizado y mediante el acceso remoto vía web.
  • La distribución de la aplicación es parecida al modelo con múltiples usuarios, incluyendo arquitectura, precios, colaboración, y administración.
  • Actualizaciones centralizadas, lo cual elimina las descargas constantes de usuarios finales.
  • Frecuente integración con una red mayor de software de comunicación.

Ventajas

  • Intuitivo: El cliente no necesita de conocimientos especializados en dar soporte para el sistema, por lo que se reducen sus costes y riesgo de inversión.
  • Soporte: La operación recae en la empresa proveedora; Esto significa garantía de disponibilidad de la aplicación y su correcta funcionalidad.
  • Atención al cliente: El servicio y atención del proveedor al cliente es continuo.
  • Seguridad: Los medios de acceso en los entornos de la aplicación son altamente seguros para que no se infiltren datos privados en la red pública.
  • Económico: Tus gastos en tecnología son menores ya que tus computadoras no necesitan ser potentes y sólo tienes que tener la licencia de uso del software.
  • Flexibilidad: Se le permite al cliente completa flexibilidad en el uso de los sistemas operativos de su preferencia, o al cual pueda tener acceso.
  • Escalabilidad: Conlleva a que el cliente no tiene que preocuparse por actualizar el equipo y software.
  • Bajos costos: Es uno de los más importantes e implica no necesitar una infraestructura para instalar el sistema ni darle mantenimiento por lo que es una gran reducción de gastos en el software, hardware y administración de redes.
  • Multi-plataforma: Puedes acceder al sistema desde cualquier dispositivo: Windows, Mac, Tablet, IPad, smartphone.
  • Inmediatez: Garantiza que se tiene acceso instantáneo a la información desde cualquier lugar a cualquier hora.

SaaS en México y el mundo

Para las empresas desarrolladoras de software en México y América Latina las características del modelo SaaS representan una oportunidad muy diversa y llamativa para atraer más clientes, donde aquellos que mayor provecho podrían obtener de estas aplicaciones y servicios son las pequeñas empresas que cuentan con capacidad técnica y de ejecución de proyectos, pero que carecen de la infraestructura y capital para competir en el mercado tradicional utilizando las nuevas tecnologías de la información. Es importante mencionar que antes de la aparición del modelo SaaS solo las grandes empresas eran capaces de invertir en solucionesSaaS en México informáticas específicas o desarrollo de software a la medida.

De acuerdo con la Encuesta de Prioridades de TI 2015 de TechTarget, “cerca del 42.4% de las compañías en América Latina espera que su presupuesto para servicios de nube aumente durante el 2015”, esto significa un 22% más que en 2014.

Dentro del mismo contexto, la compañía de estudios de mercado, análisis y asesoramiento “International Data Corporation”, señala que: en América Latina, a finales de 2014 el mercado de servicios de nube sobrepasó la marca de los mil millones de dólares y tiene un crecimiento compuesto esperado de 50% al año. En este escenario, el software como servicio (SaaS) va por delante, con 43% del total de ingresos de nube en la región. Le siguen la infraestructura como servicio (IaaS) (40%) y la plataforma como servicio (PaaS) (18%).

SaaS es una idea revolucionaria que apuesta por ver más negocios usando herramientas de software a través de Internet; mediante este modelo todo el trabajo de procesamiento y almacenamiento de archivos se realiza en servidores remotos, utilizando un navegador web. Por último, estas nuevas tecnologías proveen ahorro económico, además de un conjunto de herramientas flexibles y sencillas que brindan ahorro de tiempo y esfuerzo, pues no hay necesidad de actualizar y dar soporte al sistema, este lo hace la empresa especializada en este tipo de servicios, como es el caso de Villanett que ofrece software en la nube para la gestión y administración de las organizaciones de empresarios o emprendedores.

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