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Dudas sobre el Timbrado de Recibos de Nómina

En México el Timbrado de Nómina se ha está aplicando desde el 1° de enero de 2014, ello después de haber sido aprobados una serie de cambios Fiscales que realizo el Congreso de la Timbrado de Recibos de NóminaUnión, con el objetivo de combatir la evasión fiscal al lograr un mayor control sobre los ingresos que obtienen estas personas físicas y así tener más conocimiento de los impuestos que se recaudarán por concepto de retenciones a sueldos y salarios. De esta manera los empleadores quedaron obligados a expedir y entregar recibos de pago de los salarios y prestaciones (nómina) con las mismas características y requerimientos de un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI).

Según INEGI “en el primer trimestre de 2016 la población económicamente activa (PEA) en México fue de 52.9 millones, de los cuales el 64.5% son trabajadores asalariados los cuales generan impuestos para el país”.

Preguntas frecuentes del timbrado de nómina

Soy patrón, ¿Debo presentar la declaración informativa de sueldos y salarios y dar a mis trabajadores constancia de remuneraciones, aun cuando les di su comprobante fiscal?

Sí, debes presentar dicha declaración y proporcionar sus constancias de remuneraciones a tus trabajadores.

Esta disposición está establecida en el Artículo 9 Transitorio, Fracción X, de la Ley del Impuesto sobre la Renta, y de regla 3.12.4.​ De la Resolución Miscelánea Fiscal para 2015, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 30 de diciembre de 2014, que se extingue al inicio de 2017.

¿Quiénes están obligados a certificar ante el SAT los recibos de nómina?

La Ley estipula que todos los sueldos tienen que estar amparado por un CFDI; no hace distinción entre un sueldo pagado por la iniciativa privada y uno que es cubierto por alguna dependencia o institución de gobierno.

¿Cuándo debo expedir a mis trabajadores el comprobante fiscal por el pago de nómina? 

De acuerdo con el Artículo 99, Fracción III,Comprobante fiscal de la Ley del Impuesto sobre la Renta, Regla 2.7.5.3., de la Resolución Miscelánea Fiscal del 2015, publicada en el Diario Oficial de la Federación el 30 de diciembre de 2014, indica que se deberán expedir en la fecha en que se paguen las remuneraciones o antes de realizar los pagos; posterior al pago efectivo tienes de 3 a 11 días hábiles, según el número de trabajadores o asimilados a salarios que tengas:

  • De 1 a 50 trabajadores, 3 días hábiles.
  • De 51 a 100 trabajadores, 5 días hábiles.
  • De 101 a 300 trabajadores, 7 días hábiles.
  • De 301 a 500 trabajadores, 9 días hábiles.
  • Más de 500 trabajadores, 11 días hábiles.

Sin embargo, es importante que, cuanto antes, se realice el timbrado, ya que de no contar con los certificados no se podrán hacer deducibles los gastos generados por el pago de nómina.

¿Existen montos a partir de los cuales se deban timbrar los recibos?

No, tratándose de recibos de nómina todos deben ser timbrados sin importar el monto de la percepción del empleado o trabajador.

¿Qué se debe hacer cuando los conceptos que se contemplan en la página del SAT no coinciden con los de una empresa?

Se recomienda tratar de adaptar los conceptos que maneja cada empresa a los que aparecen en el listado del SAT, ello hasta que las autoridades amplíen su lista de conceptos y claves para incluir aquellos que respondan con mayor precisión a situaciones reales de las empresas.

¿Se debe entregar al empleado o trabajador un comprobante del recibo timbrado?

Sí, es obligación de los patrones expedir y entregar a sus trabajadores los comprobantes fiscales de nómina, de esta forma podrás contar con las firmas de los trabajadores o empleados plasmadas en los recibos que hayan sido certificados.

¿Existe algún problema si los recibos no se certifican el mismo día en que se paga la nómina?

No es obligatorio que el pago y la certificación se hagan en forma simultánea, lo obligatorio es que se obtenga el CFDI de cada pago, en donde se deberá tener cuidado al Certificación cierre del ejercicio fiscal y estar al pendiente de que los certificados se obtengan en el mismo año en que se realizaron los pagos.

Para concluir, solo queda enfatizar sobre la importancia de que las PyMEs realicen de forma correcta el timbrado de recibos de nómina, lo cual les permitirá estar en concordancia con las disposiciones de ley y con la autoridad tributaria como el SAT, así como llevar una mejor relación con los trabajadores. Para esto, contar con un sistema sistematizado y automatizado que permita a la empresa gestionar el timbrado de nómina de todos los empleados asalariados es fundamental para el crecimiento y estabilidad de la misma, siendo Villanett la solución que se necesita, pues cuenta con un sofisticado sistema en la nube de Nómina Electrónica Multiempresa, ideal para el registro de los empleados, salarios, incidencias, bitácora, baja, reingreso, finiquito, vacaciones, días personales, historial de recibos, entre más funciones y reportes para controlar la nómina a través de formatos XML y PDF.

Si requieres de más información sobre software para el control del timbrado de recibos de nómina, puedes acceder en:

http://www.webvillanet.com/inicio/software-nomina.aspx

Nómina Electrónica Multiempresa

El Cierre Contable Anual y su Marco Jurídico

¿Tu empresa está por cumplir un año de su fundación?, si la respuesta es afirmativa, es momento de realizar un cierre contable, sin embargo te surgen dudas como, ¿Qué es?, ¿Quiénes lo deben de hacer?, ¿En qué consiste? O ¿Cuándo se hace?, haz llegado al sitio Cierre Contable Anualcorrecto, en este artículo se hablará del cierre contable y para empezar a contestar tus dudas, definamos que es.

El cierre contable anual es un proceso de contabilidad que se realiza anualmente al termino del ejercicio o periodo contable y el cual consiste en la cancelación o el cierre de las cuentas de resultados, además del traslado de las cifras obtenidas a las cuentas del balance, ello para conocer el resultado económico del periodo y cuantificar las ganancias o las pérdidas.

Es importante resaltar que las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y producción, mientras que las de balance son el activo, pasivo y patrimonio.

Aspectos a considerar del cierre contable

Para proceder al cierre de la contabilidad del ejercicio consideramos conveniente revisar las operaciones realizadas en el ejercicio para detectar posibles errores, realizar los trabajos propios del cierre contable y evitará tener que rehacer trabajos ya realizados. Siendo el esquema de aspectos a considerar y analizar el siguiente:

  • Tesorería
  • Préstamos bancarios
  • Acreedores comerciales a corto plazo
  • Deudores comerciales a corto plazo
  • Acreedores y deudores no bancarios
  • Administraciones Públicas
  • Ingresos por ventas y servicios
  • Existencias, compras y aprovisionamientos
  • Gastos y servicios exteriores
  • Gastos de personal
  • Gastos financieros
  • Ingresos financieros e inversiones financieras
  • Periodificaciones
  • Innmovilizado y amortizaciones
  • Empresas vinculadas
  • Fondos propios
  • Impuesto sobre beneficios

Una vez completados los aspectos anteriormente descritos y habiendo determinado y registrado el resultado contable después de impuestos podemos considerar cerrado el ejercicio económico de la empresa.

Marco Jurídico en México

Contabilidad electrónica

En México tenemos la obligación de subir nuestras balanzas mensuales al Buzón Tributario en el Portal de Internet del SAT, a partir de 2015, si nuestros ingresos excedieron de 4 millones en 2013, y a partir de 2016, si los ingresos fueron menores.

Según el Artículo 28 del Código Fiscal de Marco Jurídico la Federación, las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente:

I. La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes; en el Reglamento de este Código se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la contabilidad.

Tratándose de personas que enajenen gasolina, diesel, gas natural para combustión automotriz o gas licuado de petróleo para combustión automotriz, en establecimientos abiertos al público en general, deberán contar con los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos. Se entiende por controles volumétricos, los registros de volumen que se utilizan para determinar la existencia, adquisición y venta de combustible, mismos que formarán parte de la contabilidad del contribuyente.

Los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos serán aquellos que autorice para tal efecto el Servicio de Administración Tributaria, los cuales deberán mantenerse en operación en todo momento.

II. Los registros o asientos contables a que se refiere la fracción anterior deberán cumplir con los requisitos que establezca el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.

III. Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.

IV. Ingresarán de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, de conformidad con reglas de carácter general que se emitan para tal efecto.

Balanza al cierre del ejercicio

Se debe subir el catálogo de cuentas que incluye el Código Agrupador (CA) del SAT inicialmente, y después cada vez que sufra cambios en las cuentas que incluyen CA, además de las balanzas por cada uno de los meses del ejercicio.

Adicionalmente, se debe subir una balanza de cierre del ejercicio, llamada “balanza 13”, como se menciona en la Regla 2.8.1.5 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2015, en el inciso e) de la fracción II, que a la letra dice: Tratándose de personas morales el archivo correspondiente a la balanza de comprobación ajustada al cierre del ejercicio, se enviará a más tardar el día 20 de abril del año siguiente al ejercicio que corresponda; en el caso de las personas físicas, a más tardar el día 22 de mayo del año siguiente al ejercicio que corresponda.

Nota: Es recomendable conservar los papeles de trabajo de la determinación de los saldos de las cuentas de orden, y tenerlos a la mano para enviarlos al SAT en caso de que nos sean requeridos.

 

Tener muy presentes las disposiciones que la ley enmarca y los aspectos a considerar en la elaboración del cierre contable anual permitirá una contabilidad eficiente y bien planteada ante las autoridades fiscales y hacendarías. Es importante mencionar que aunque podamos confeccionar por cuenta propia la contabilidad de nuestra empresa, uno de los riesgos más latentes a los que podemos enfrentarnos, es el pasar por alto alguno de los elementos fundamentales para la contabilidad y generar errores que salgan a la luz a largo plazo, para impedir ello podemos contratar los servicios de un contador e incluso  existen un gran número de herramientas informáticas especialmente diseñadas para asistir en la realización del cierre contable, como es el caso del software de Contabilidad Electrónica Multiempresa en la nube y completamente en línea que ofrece Villanett.

Contabilidad Electrónica Multiempresa