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¿CUÁNDO ES APROPIADO EMPLEAR EL OUTSOURCING?

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¿Cómo y cuándo emplear el outsourcing?

Ahora que las compañías, los directivos y su personal se encuentran realizando múltiples actividades (comúnmente llamado (multitasking), se piensa frecuentemente en la necesidad de emplear el outsourcing. Es decir, contratar empresas especialistas en el área que la empresa necesita cubrir. Además de que se considera más económico, es una forma de delegar responsabilidades fuera de la compañía y liberar un poco el estrés que generan.

Es apropiado emplear outsourcing cuando:

 

  1. demasiado trabajoEl trabajo diario está creciendo. Cuando las responsabilidades y actividades diarias crecen, debido al incremento de las ventas, podría ser un momento apropiado para contratar a una compañía externa que se haga cargo de ciertas actividades, esto ayuda a reducir el estrés del personal y evita el largo proceso de reclutamiento, selección y capacitación de nuevos empleados.

 

  1. Se requiere de mayor personal, pero el recurso humano no está disponible. Similar al punto anterior. Muchas empresas deciden que es el momento adecuado para contratar outsourcing cuando su personal ya cuenta con demasiadas actividades y no se desea perder tiempo con los procesos necesarios para contratar empleados. Resulta bastante más rápido encontrar una empresa externa que se encargue de algunas actividades.

 

  1. sin conocimientosNo se cuenta con los conocimientos pertinentes en ciertas áreas. Esto es muy importante. Una empresa externa especializada precisamente en lo que se necesita, es mucho más efectiva que buscar capacitadores especiales para los empleados actuales o los que vayan a contratarse. Esto pasa, sobre todo, cuando son áreas muy específicas como tecnología o redes, por ejemplo.

 

  1. Existen problemas de soporte remoto. Dependiendo del rubro de la compañía propia, podrían solicitarse soportes en cuanto a tecnología, asesores de negocios, coaches y otro tipo de cuestiones que suelen ser complicadas de obtener cuando no se cuenta con el correcto personal.

 

  1. valor agregadoSe desea brindar un valor agregado al cliente. En este sentido, el outsourcing funge como un “proveedor” o “distribuidor” de un producto o servicio que nuestra empresa no otorga. Entonces, la compañía de outsourcing brinda su producto o servicio, nuestra empresa lo “compra” y este mismo producto o servicio es entregado al cliente como extra de lo que la organización ofrece.

 

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¿CÓMO RECONOCER A UN EMPLEADO TÓXICO?

EMPLEADO TOXICO

¿Cómo saber cuándo un empleado es tóxico?

Para una empresa es muy importante aprender a reconocer cuando un empleado es tóxico, puesto que resulta indispensable aprender a lidiar con ellos, o en caso de ser necesario, alejarlo completamente porque no colabora con el crecimiento profesional de otros colegas, ni con el crecimiento empresarial.

Se puede reconocer fácilmente a este tipo de empleados si sigue estas características:

 

  1.  mediocreEs negativo. Un empleado tóxico se caracteriza por sus quejas constantes. No está contento con nada y todo le parece insuficiente e inadecuado. Suele ser una persona que no sigue las reglas y no “se pone la camiseta” por la organización porque simplemente no se siente parte de ella.

 

  1. No acepta responsabilidades. Por lo regular, un empleado tóxico no suele aceptar que ha cometido un error, culpa a otros o busca excusarse con disculpas absurdas. Generalmente se muestra a la defensiva ante situaciones conflictivas y es incapaz de hacerse cargo de sus carencias e incompetencias.

 

  1. EMPLEADO AUSENTESe ausenta constantemente. A causa de que el empleo no le causa compromiso, es normal que falte frecuentemente poniendo excusas familiares o personales, o simplemente no proporciona ninguna disculpa.

 

  1. Se distrae fácilmente y con regularidad. Si un empleado ocupa la mayoría de su tiempo laboral revisando sus redes sociales, se distrae en su Smartphone constantemente, se enfoca demasiado en mantener conversaciones con sus colegas más allá de realizar de sus actividades, no existe ninguna duda de que es un empleado tóxico del que la empresa puede prescindir.

 

  1. RETRASA ACTIVIDADESRetrasa actividades. Deja sus actividades para “luego” o para “después”. Si algún colega le pide colaboración inventa excusas para “ayudarle más tarde”; siempre queda mal en la entrega de proyectos, incluso, podría ser de aquellos trabajadores que llegan tarde con mucha frecuencia.

 

  1. Crea discordias. Las quejas constantes de un empleado tóxico podrían ir más allá de solo lamentos. Podría resultar un dolor de cabeza para sus compañeros y jefes creando chismes y discusiones innecesarias, y gracias a sus quejas, hacer pesado el ambiente laboral, llenándolo de negatividad sin sentido.

 

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LO BUENO, LO MALO Y LO PEOR DE LAS REUNIONES EMPRESARIALES

Group of office workers in a boardroom presentation

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de las reuniones empresariales?

Las reuniones empresariales pueden resultar la mejor decisión que pudo haber tomado una compañía o como el peor fracaso a nivel organizacional interno.

Depende de la forma en que se maneje y la profesionalidad con la que se lleve a cabo puede convertirse en un arma de doble filo. A continuación se detallan sus pros y sus contras:

 

Lo bueno:

  1. acercamiento entre empleado y jefeComunicación bidireccional. Las reuniones empresariales conectan al empleado con la dirección o la gerencia. Permiten que la comunicación se centre en ambos lados, se discute y se llega a acuerdos comunes. Además se plantean problemas generales y se aportan ideas para solucionarlos. Generan bastante retroalimentación y si se hacen correctamente, el resultado es muy prometedor para la compañía.

 

  1. Planeación y estrategias. Se tratan asuntos importantes que involucran a diferentes áreas de la empresa, por ejemplo: la producción, la publicidad, la productividad, ventas, compras, los planes y objetivos, entre otros. Siempre que la reunión se encuentre bien planificada y sea presidida por la persona que asume el control general del negocio, es una excelente forma de organizar al personal y de dirigir y planear tácticas efectivas.

 

  1. planeacionAportación y recepción de información. Finalmente, la información que se aporta y se recaba en su totalidad, es muy sustancial y beneficiosa sobre todo al corto plazo. Es necesario que se lleve registro de todo lo acordado en la junta para que su control y medición sea más sencillo.

 

Lo malo:

  1. Suelen alargarse más de la cuenta. Eso siempre sucede cuando no se ha planificado correctamente. Los tiempos del personal y de los directivos son importantes y las juntas no pueden quedarse a medias. Dejan asuntos importantes sin resolverse, muchas veces la atención a clientes entre ellas, únicamente por no lleva a cabo una administración del tiempo apropiada.

 

  1. 1Se vuelven tediosas y aburridas. El directivo se expande demasiado en sus explicaciones sin llegar a puntos concretos y hace tremendamente aburrida la reunión. Cuando eso pasa regularmente nadie presta atención y surge un sentimiento de desgano y de haber desperdiciado tiempo valioso.

 

  1. Falta de planificación. Y esta vez no únicamente en cuanto al tiempo, sino también al orden y estructura de la junta (puntos a tratar por nivel de relevancia, personas convocadas, persona que presidirá la junta, etc.), al lugar, la fecha y la hora de inicio y término exacta.

 

 

Lo peor:

  1. Empleados-FatigadosBaja la productividad. Debido al paro de actividades “gracias a la reunión”. Mucho peor si la junta resulta absolutamente improductiva o se perdió mucho tiempo en ella.

 

  1. No se lograron acuerdos ni mejoras. Es decir, no se llegó a nada. Todo fue en vano y se perdió tiempo, dinero, esfuerzo, además de enojo y frustración de todos los involucrados.

 

  1. JUNTAS_ACCIONISTAS_foto (1)Hacerla obligatoria para personas ajenas. Ocurre cuando se obliga a estar presente en la reunión a personas que no tienen nada que ver con los temas que se trata en la reunión. No tiene sentido, distrae y hace perder el tiempo a esas personas ajenas a este tema específico de la reunión.

 

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¿CUÁNDO CONTRATAR NUEVO PERSONAL?

nuevo personal

¿Cuándo es el momento para contratar nuevo personal?

Contratar nuevo personal siempre resulta muy exhaustivo para el ejecutivo de Recursos Humanos, no solo por el trabajo que representa, sino por la responsabilidad de cubrir un puesto con la persona idónea. Muchas veces, sin embargo, puede ser innecesaria la búsqueda porque la empresa no lo amerita, o viceversa, es necesario contratar nuevo personal y el ejecutivo de R.H. no estaba enterado.

Para que no se compliquen más ese tipo de situaciones, se muestran a continuación varias situaciones en las que sin duda se amerita de nuevo personal:

 

  1. demanda aumentadaLa demanda ha aumentado. Cuando el número de clientes aumenta significativamente y se mantiene a lo largo del tiempo, es momento de comenzar a pensar en contratar nuevo personal que se haga cargo, sobre todo, de la atención al cliente y la producción. Este hecho significa que existe la posibilidad de un crecimiento en la empresa y no es adecuado permitir que los clientes se vayan por falta de personal, se debe asumir el riesgo y afrontar el crecimiento.

 

  1. teambuildingLos empleados con los que se cuentan no son suficientes o están trabajando de más. Si un solo trabajador realiza las actividades que deberían llevar a cabo dos o más colaboradores, o algún área de la empresa se para constantemente por falta de personal, significa que las actividades son demasiadas y el personal muy escaso. No debe permitirse que los empleados afronten demasiadas actividades porque esto perjudica la productividad y desarrolla descontento.

 

  1. Se requiere personal temporal para un área en específico. Por ejemplo, si se va a lanzar una nueva campaña o un nuevo producto al mercado.

 

  1. tiempo insuficienteEl tiempo ya no es suficiente. Cuando el directivo, así como los empleados, ya no cuentan con tiempo suficiente para concluir las tareas, cuando se pasan más horas en el trabajo que con la familia porque no se da basto, es hora de contratar más personal; las tareas son excesivas y ya no alcanza con la mano de obra con la que se cuenta.

 

  1. Desarrollo de nuevo producto o proyecto. Desarrollar un nuevo proyecto no es sencillo, requiere de personal capacitado en ciertas áreas y, sobre todo, gente preparada para asumir el control de dicha responsabilidad. En ocasiones se cuenta con el personal apropiado, pero dejan descuidadas sus actividades cotidianas regulares.

a. Lo más factible es contratar personal (puede ser temporal o no, depende de las necesidades de la empresa y del desempeño profesional) capacitado y con tiempo disponible para tomar el control.

  1. nuevo personalPersonal para abrir una nueva área. Si la empresa va en crecimiento y se requiere la inauguración de nuevas áreas, es no solo importante sino necesario, contratar nuevo personal experto en esa materia.

 a. Las empresas buscan capacitar a los empleados ya existentes para ahorrar en gastos, pero no siempre es lo más apropiado porque dejan gritas en sus áreas anteriores. Así que lo más recomendable es buscar al nuevo colaborador que cumpla con los requerimientos del nuevo puesto.

 

  1. Supervisión o atención de personal y/o sucursales. Es una situación similar a la anterior. Antes de capacitar al personal con el que ya se cuenta, es necesario preguntarse y poner en una balanza si el beneficio es mayor que el perjuicio, si no es así, es momento de pensar en contratar nuevo personal.

 

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11 MANERAS PARA EVALUAR EL DESEMPEÑO DE UN EMPLEADO

evaluar el desempeño de los empleados

¿Cómo evaluar el desempeño de un empleado?

Sin duda alguna, el desempeño de un empleado es una de las llaves que abre las puertas del éxito de una organización. Sin embargo, muchas veces no se le presta la atención requerida por considerarse irrelevante.

Los siguientes cinco puntos representan métodos eficientes para evaluar adecuadamente el desempeño del personal:

 

  1. productividad de los empleadosProductividad. Se basa en la cantidad de trabajo y actividades que un empleado aporta en una jornada laboral y la calidad del resultado final. Pueden emplearse plantillas de productividad que son llenadas por el supervisor o jefe directo en un plazo de tiempo que haya sido previamente estimado (por ejemplo: diario, semanal o mensual).

 

  1. Objetivos conseguidos. ¿El empleado cumplió con los objetivos? El rendimiento laboral puede medirse en base a una métrica de cumplimiento de objetivos estipulados con anterioridad; puede ser, por ejemplo, calificado por escrito al final de cada mes.

 

  1. empleados con formacionFormación. El empleado puede ser calificado por los conocimientos que ha adquirido en el transcurso de un lapso específico de tiempo. Contabilizar y tomar nota de las conferencias, los eventos, los congresos o las comidas profesionales a las que asistió, e incluso, pueden llevarse a cabo pequeños tests de conocimientos obtenidos.

 

  1. Responsabilidad y compromiso. La responsabilidad y el compromiso pueden ser medidos por medio de listas de asistencia y retardos, ya sea por escrito, o por medio de checadores digitales que registren la hora exacta de llegada y de salida de cada uno de los empleados.

 

  1. empleados eficientesEficiencia. La eficiencia es el resultado del cumplimiento constante de los cuatro puntos anteriores. Si el empleado es calificado satisfactoriamente en todas las anteriores, puede darse por hecho que ha maximizado su eficiencia y, por lo tanto, forma una parte muy importante del equipo de trabajo y es un recurso que debe ser conservado.

 

Existen indicadores que hacen más fácil y accesible la medición de una evaluación, y son las siguientes:

 

  • Gráfica de calificaciones. Escala que enumera las características anteriores de menor a mayor o viceversa y les agrega un valor dependiendo del cumplimiento del empleado. Este es el indicador más fácil y más empleado por los supervisores.

 

  • empleados-reconocidosClasificación alterna. Se clasifica a los empleados de “mejor a peor” en cuanto a las características anteriores y se anotan en listas para su posterior análisis.

 

  • Distribución forzada. Este indicador es basado en curvas y porcentajes para cada empleado a evaluar.

 

  • verificacion forzadaVerificación de campo. Una persona ajena al equipo de trabajo o un representante de departamento se encarga de solicitar información al supervisor directo para puntuar, con su colaboración, a cada empleado del equipo. El representante prepara un informe del trabajador y lo envía al supervisor para que revise que la información es verídica y posteriormente es enviado al gerente o director responsable.

 

  • Escalas conductuales. Son una serie de parámetros que reflejan únicamente la conducta del trabajador, por ejemplo, cuando se analice el método de evaluación de responsabilidad y compromiso, y que suelen llevarse a cabo por medio de preguntas hacia el empleado o por observación directa del supervisor.

 

  • verificacion forzadaIncidente crítico. Cuando el supervisor carga consigo una bitácora y solo observa los incidentes y las conductas laborales (negativas o positivas) del empleado, para, después de aproximadamente seis meses, reunirse con él y discutir su desempeño en base a las anotaciones anteriores.

 

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ESTRATEGIAS PARA UN TRATO FIRME AL CLIENTE

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¿Cómo ser firme con el cliente?

Todo empresario o empleado sabe que el cliente es un activo muy importante y que merece completo respeto y comprensión. Sin embargo, algunos consumidores suelen ser un poco más complicados que los demás, debido a ciertos factores que pueden variar dependiendo del tipo de consumidor.

Es necesario tener un trato firme con el cliente en el momento en que se sienta que este se encuentra superando ciertos límites, por ejemplo: no se decide en mucho tiempo, da muchos rodeos, es grosero o altanero con los empleados, gasta recursos innecesariamente, etc.

Estas estrategias son un buen recurso inicial para comprender cómo tratar al cliente con firmeza y sin ahuyentarlo.

Cliente Prepotente1. Tener presentes los límites. Únicamente el personal que se encuentre atendiendo al cliente conoce y establece los límites de trato, forma de trabajo y resultados. El cliente no debe imponerse ante el personal en ningún momento. No debe permitirse que sea el cliente quien establezca los plazos de entrega o ningún tipo de ajuste del negocio en ningún momento. En ese caso, lo mejor es explicarle amablemente las políticas de la compañía que sean necesarias y si se rehúsa, lo mejor será dejarlo ir. Nunca desautorizar al personal delante de este tipo de clientes.

2. Ser claros. Cuando ya se conocen los límites, es necesario darlos a conocer al cliente de forma comprensible y firme, que no quede lugar a ninguna duda. Así se evitarán lo más posible, futuras dudas y objeciones.

3. limites con los clientesTono de voz audible. No se debe confundir este punto; audible no significa gritar. El tono de voz es súper importante en una conversación. Tiene que ser suficientemente fuerte para ser escuchado, pero que no se sienta agresivo ni cortante. El nivel de decibeles también puede lograr que el receptor del mensaje (en este caso el cliente) no se distraiga porque no entiende, no escucha o el emisor es demasiado pasivo y lento al hablar.

 4. Conversaciones audaces. Sostener conversaciones en las que el personal no tema expresar lo que observa, lo que piensa o la naturaleza de la propuesta comercial al cliente. En este tipo de conversaciones deben especificarse o recordarse los límites del primer punto, pueden aclararse dudas, hacer revisiones extras al contrato o resolver objeciones.

 16-Decir-no.jpg-WEB5. Saber decir NO. Existen situaciones en las que el cliente plantea ciertas objeciones o busca ciertos productos o servicios que, ya sea por políticas empresariales o porque no se cuenta con el recurso, resultan imposibles de satisfacer. Es ahí donde el personal tiene que saber explicar cordialmente las razones por las que no puede llevarse a cabo y entender que decir NO, a veces es la mejor solución.

 6. Saber negociar. Si no es posible otorgarle al cliente lo que solicita, lo mejor que puede hacerse es ofrecerle algo que le pueda ser de utilidad. El cliente no se va con las manos vacías y la empresa queda bien a la vista del consumidor porque siente que se preocupa genuinamente por sus necesidades.

7.  el cliente es lo importanteEl foco principal es el cliente. Finalmente, no hay que olvidar que el cliente es, en definitiva, un elemento muy importante. Después de llevar a cabo los puntos anteriores, debe proporcionarse un seguimiento amistoso, superar constantemente sus expectativas, procurar un servicio de calidad y continuar siendo firme, directo y amable.

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QUIENES SON TUS EMPLEADOS DE CONFIAR

empleados de confianza

¿Cómo reconocer a un trabajador de confianza?

 

Un trabajador de confianza es aquel colaborador que, gracias a su esfuerzo y constancia, ha logrado superar a otros empleados en cuanto a: remuneración monetaria, responsabilidad de actividades y mayor jerarquización.

Ciertamente, para cualquier dueño o directivo de una organización, suele ser complicado localizar a dichos trabajadores capaces de convertirse en colaboradores de confianza. Sin embargo, a continuación se presentan algunas formas de reconocerlos más fácilmente:

 

  1. Un empleado comprometido es, más que nada, un empleado fiel. Es el colaborador idóneo que siempre se “pone la camiseta” por la empresa; es el primero que llegar y el último que se va. Probablemente es aquel que aspira a hacer carrera en la organización, que busca crecer, desarrollarse y permanecer mucho tiempo ahí. Es competente y sumamente eficiente porque se interesa en lo que hace.

 

  1. empleado comprometidoPuntualidad, compromiso y obligación son sus principales características. El empleado se siente “obligado” (el término no siempre responde a una connotación negativa) a participar activamente con la empresa: cumpliendo con sus horarios, realizando sus actividades en tiempo y forma y contribuyendo en todo lo que le sea requerido.

 

  1. Más allá del código de vestimenta, es profesional en su trabajo. No sólo lo realiza como debe ser, sino que trata de ser impecable. Busca el aprendizaje continuo y se preocupa por ir más allá. Sabe trabajar en equipo y pretende generar sinergia con los compañeros y por qué no, con los empleados de más alto rango. Es eficiente, eficaz y muestra constantemente su valía como profesional y como trabajador.

 

  1. empleado fielHabla bien de la compañía dentro y fuera de ella. Se muestra cómo es aunque trata de ser flexible. Se sabe expresar y es congruente en palabras y actos. La integridad es un valor muy importante para un trabajador de confianza.

 

  1. Cooperación. Ya se dijo antes, pero no puede ser redundante comentarlo nuevamente. El trabajo en equipo muchas veces es subestimado, pero no debe olvidarse que es parte fundamental de una institución. Además, habla muy bien del empleado como persona porque se demuestra y flexibilidad y trato hacia el colega, hacia el cliente interno y externo y hacia los jefes y dueños.

 

  1. cooperacion entre empleadosLa suma de lo anterior es una prueba de lealtad hacia la empresa y lo que la misma representa para él. Es muy posible que un empleado que cumple todos los puntos anteriores no vaya a defraudar a la empresa o no sea su deseo el retirarse. Sin embargo, sin un trato justo, buenas condiciones laborales y la correcta motivación e incentivos, podrían llevar a ese colaborador a desilusionarse y buscar un lugar que considere propicio para él. Es necesario apoyar regularmente a este tipo de personas y hacerles saber que se les reconoce su esfuerzo, dedicación y constancia y se les retribuye de forma justa. Alimentar esas relaciones y capacitar adecuadamente al empleado es una manera de comenzar.

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5 RAZONES PARA CAPACITAR A LOS EMPLEADOS

capacitacion a empleados

 

Por que deberias capacitar a tus empleados?

Algunas empresas consideran la capacitación o el conocimiento extra de los empleados como un gasto que debe ser evitado. Esto es totalmente falso. Capacitar, entrenar y brindar conocimiento a los trabajadores tiene muchas más ventajas que desventajas.

Con estos 5 puntos se demuestra la importancia que tiene el aprendizaje para los empleados y el crecimiento de la empresa:

 

  • primera impresionMejora la imagen de la marca. El personal se encuentra más preparado para enfrentar a los clientes y a las empresas competidoras. Al incrementar el desarrollo personal y laboral de los empleados incrementa la confianza en ellos mismos, en la empresa, en los directivos y los clientes se sienten más seguros y confiados en que la empresa ofrece calidad, seguridad, garantía, prestigio y sobre todo, capacidad para solucionar sus problemas.

 

  • Disminuye la sensación de estancamiento. No existe mejor incentivo para un trabajador que el sentir que está creciendo laboral y personalmente. Eso es básico y fundamental. Cuando un empleado siente que ya no puede aprender más, que no es posible para él avanzar dentro de la empresa, surgen dos opciones: el trabajador se presenta a la compañía desmotivado y no rinde como se requiere o, decide buscar un empleo que satisfaga su necesidad de crecimiento. Ciertamente, ninguna de las dos opciones convienen al empleador (directivo o dueño). El costo de contratar nuevo personal es mucho mayor que el costo de invertir en capacitaciones, entrenamientos, cursos, etc. 

 

  • lluvia de ideasIncrementa la productividad. Primero que nada el empleado está motivado, lo cual es ya de por sí un incentivo para incrementar la productividad. Además, los conocimientos de los empleados ahora son superiores, pueden encargarse de tareas de mayor envergadura o de sus mismas tareas pero con mayor facilidad y rapidez. La eficiencia del empleado ha mejorado gracias a lo que ha aprendido, lo que conlleva a un incremento en la productividad. Incluso ahora puede ser capaz de encargarse de sus tareas anteriores y de algunas otras asignadas para que se sienta de mayor importancia. De cualquier forma, la productividad aumenta.

 

  • Aumenta la competencia. Fomentar la competencia sana entre los empleados es parte de un buen liderazgo. Significa que los trabajadores están dispuestos y capacitados para competir por puestos mejores e ingresos mejores, pero lo más importante es que están preparados para hacerlo. Ahora la empresa tiene personal listo para hacer crecer el negocio. 

 

  • empleados-reconocidosAyudar al cumplimiento de los objetivos. Sobra decirlo; todo lo anterior mencionado permite que los objetivos de ventas se cumplan y los ingresos hacia la compañía aumenten, lo que puede generar un crecimiento en la empresa y que a su vez puede generar mayor ingreso para los trabajadores.

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