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10 puntos a tener en cuenta para comprar un software ERP contable

Cuando se está en el proceso de adquirir un software para la empresa siempre nos tomamos un tiempo para ver entre los productos que hay en el mercado, las bondades de cada uno, el precio y luego que tenemos una hoja de Excel con las características de cada uno, le ponemos colores y comentarios, aun así puede ser difícil decidirse. Siempre está la duda si estaremos tomando la decisión correcta y además no sabemos si hemos tenido en cuenta todos los parámetros necesarios.

pasos para elegir un ERP administrativoUn software empresarial es una importante decisión que debe ser tomada con la cabeza y el corazón. Con la cabeza porque debemos de tener en cuenta el balance costo beneficio que nos ofrece cada producto y entender cuál de ellos será el más útil para la empresa. Con el corazón porque debemos ser consecuentes con nuestra forma de pensar, nuestros ideales y nuestra intuición para adquirir un sistema que nos ayude en el negocio, nos dé comodidad y confianza de cómo se efectúan los procesos, y además podamos tener la seguridad que en un futuro cuando crezca la empresa el sistema podrá ayudarnos con este crecimiento empresarial.

Por esta razón en esta oportunidad vamos a enunciar los 10 factores fundamentales para tomar la decisión de la contratación de un software administrativo. Espero te sea útil y lo tengas en cuenta como check list para comparar las ofertas de cada uno de los proveedores.

  1. Software completo

Debes de revisar los módulos que incluye el sistema, sus funciones de forma general y también a detalle. Para esto es fundamental tener un tiempo de prueba del software o que te realicen una demostración para que compruebes cómo está diseñado el sistema y todo lo que incluye.

  1. Cumpla con las disposiciones fiscales

Es fundamental que el sistema cumpla con las disposiciones fiscales actuales, sobre todo en el tema de la contabilidad, nómina y facturación, ya que actualmente todos estos procesos son electrónicos y el sistema debe de poder generar los archivos necesarios fácilmente con un solo click para que se reporten también en automático al SAT.

software administrativo para el SAT

  1. Costo

Hay que tener en cuenta si se hace un pago único o son pagos recurrentes como forma de una renta. Además las empresas comúnmente también cobran por la implementación y capacitación para comenzar a usar el software. También se deben de considerar costos extras en que debe de incurrir la empresa para poder usar el software como pueden ser:

  • Computadoras, monitores, impresoras, lectores de códigos de barra, etc.
  • Servidores, herramientas de respaldo, firewall, antivirus, etc
  • Licencias de software para sistema operativo, base de datos, servicios web, tareas programadas, etc
  • Especialista en Sistemas o administrador web encargado del correcto funcionamiento del software.
  • Gastos extra de electricidad, internet, aire acondicionado que requieran los servidores para funcionar.

Cabe señalar que si el software es en la nube se reducen al máximo estos costos ya que sólo tendría que incurrirse en el primer apartado porque todos los demás los pone el proveedor en la nube que garantiza el servidor y otros requerimientos para que funcione el sistema correctamente.

  1. Sea adaptable

El software debe adaptarse a la empresa y no la empresa al software. De esta forma hay que investigar si es posible que se pueda ajustar el sistema a las necesidades de la empresa y si se le pueden hacer cambios para que se adapte el software al flujo de trabajo del negocio.

  1. Facilidad de uso

El software debe ser fácil de usar. Es mejor un sistema sencillo que incluya exactamente las opciones que se necesitan con una forma intuitiva de trabajar a un sistema que tenga muchos botones en una pantalla y sea confuso cómo trabajar con él. Esto no significa que el sistema sea simple, puede perfectamente ser robusto pero fácil de entender y utilizar.

beneficios del software erp

  1. Rendimiento del sistema

El sistema debe funcionar bien sin errores y con buena velocidad para no tener bloqueos ni retrasos en el trabajo diario. Esto se puede comprobar si tienes un tiempo de prueba del sistema.

Aquí hay que tener en cuenta que si se contrata un software que se instala en tu oficina, entonces debes de tener computadoras con la capacidad necesaria para que se ejecute, con un buen procesador, memoria y disco duro para no tener problemas con el rendimiento.

Por el contrario en el caso del software en la nube, el proveedor se responsabiliza porque todo esto funcione y tú solamente te conectas a internet con cualquier tipo de computadora o dispositivo, lo que se llama un cliente ligero porque no requiere de computadoras de gran capacidad para conectarse.

  1. Seguridad de datos

Tu información debe estar protegida y ser respaldada periódicamente para evitar pérdidas por una eventualidad o desastre. El sistema debe de realizar respaldos en automático para esto. Además debe tener un sólido mecanismo de seguridad para que solamente puedan acceder las personas permitidas y con diferentes permisos en cada caso para que cada uno pueda consultar y cambiar lo que solamente le está permitido.

  1. Accesibilidad

La mayoría de los sistemas solo los puedes trabajar con una computadora con Windows. Ya que vivimos en tiempos modernos donde se ha hecho una necesidad estar conectados en todo momento sin importar en qué lugar estamos, también es importante que el software nos dé un acceso fácil a la información. El software en la nube es el ejemplo ideal para esto, ya que al conectarte a internet con diferentes dispositivos (pc, mac, Tablet, smartphone) puedes acceder a tu sistema administrativo para trabajar o consultar la información. Así se eliminan las barreras de lugar y tiempo, no necesitas estar en tu oficina para trabajar y la información está actualizada siempre en línea.

diagrama de software en la nube

  1. Sea escalable

Las empresas van creciendo con el tiempo, las necesidades que tenemos hoy no serán las mismas a las de mañana. Con este pensamiento debemos de buscar un software que acepte nuevos requerimientos de trabajo con el tiempo y que no limite. Estos pueden ser más usuarios para trabajar en el sistema, más capacidad de información (artículos, pólizas, años contables, incremento de catálogos, etc), nuevas sucursales.

Has pensado qué pasaría cuando quieras abrir una sucursal en otra ciudad? El sistema administrativo lo permitirá o será un problema entonces conectar una sucursal con otra y mantener la información actualizada?

  1. Soporte Técnico

No solo es importante el software sino también el servicio que te ofrezca el proveedor post compra. Cómo será el soporte técnico? Tendrá un costo adicional? Qué tiempo de respuesta obtendrás? Tendrás manual de usuario y documentación adicional para ayudarte si aparece un problema?

También es bueno revisar lo que piensan otros usuarios sobre el soporte técnico que han recibido. Esto lo puedes saber preguntándoles directamente o buscando en internet.

Ahora es tu turno…

Qué piensas al respecto? Cuáles son los factores para ti fundamentales para elegir un software que automatice todas las áreas de tu empresa?

Existen muchos ERP en el mercado, algunos muy caros, otros económicos, unos sobre Windows otros en la nube. Ten en cuenta los tiempos que estamos viviendo y los beneficios que te aportará un software en la nube en cuanto a tecnologías modernas e innovación. Un ejemplo es el sistema en la nube Villanett © un sistema integral para PyME’s, completamente en línea y con todas las bondades del cómputo en la nube.

elegir software erp

Errores comunes al implementar un ERP

Implementar un ERP requiere tomar en cuenta diversos factores que deben ser efectuados sin contratiempos, sin embargo, hay ocasiones que algunos de estos elementos son pasados por alto y por ende derivan en errores, desde “insignificantes”, hasta graves, lo cual puede ser fatal al momento de elegir, implementar o concluir un proyecto de este tipo.

Errores y consejos al seleccionar e implementar un ERP

a continuación se enumeran 10 de los errores más frecuentes, así como sus consecuencias y la forma en que pueden resolverse o prevenirse al momento de seleccionar e implementar un ERP:

 

Error 1: Selección de personal inadecuado

Las organizaciones no siempre eligen adecuadamente al personal que intervendrá al momento de implementar un ERP, Selección causando recurrentes fallas que impedirán el avance del mismo, pues cada uno de los actores debe estar completamente involucrado en la toma de decisiones, por consiguiente el personal deberá ser eficiente y versátil, así como conocer ampliamente el manejo de la empresa, de cada uno de los procesos y de los conflictos que pudiesen surgir, por esto, el personal elegido debe ser el mejor.

Error 2: Pésimos equipos de trabajo

Otro error que suele cometerse es a la hora de integrar un equipo de trabajo, ya que en algunos casos la falta de compromiso e innovación de los que conforman el equipo puede conducir a la desintegración yEquipos fracaso del mismo. Así mismo, durante el proceso de selección, no solo se debe de tomar en cuenta las capacidades, conocimientos y competencias, sino tener bien definido el rol que desempeñará cada uno y el tiempo que dedicara al proyecto; es importante que dentro del equipo se asigne a un líder, que tenga el suficiente nivel jerárquico para la toma de decisiones durante momentos complicados, de carácter positivo, motivador y que tenga claros los objetivos que se pretenden con la implementación.

Error 3: Mala comunicación

La mala comunicación es otro factor que suele ocasionar errores, dado que los cambios habitualmente generan dudas, temor yComunicación ansiedad. Por ello, la información que se le brinde al personal
siempre deberá ser directa y específica, evitando rumores o incertidumbre que puedan ocasionar confrontaciones; nunca se deberá de escatimar en información, lo ideal será generar constantemente informes sobre cómo va evolucionando el proyecto, y habilitar varios canales de comunicación para que el personal aclare sus dudas.

Error 4: Falta de capacitación del personal

Un equipo de trabajo con pocos conocimientos y experiencia en el manejo de los sistemas ERP dará como consecuencia deficiencias en su implementación y por ende el personal no podrá transmitir la Capacitación información adecuada al usuario final (clientes). Es aquí donde la empresa deberá enfocarse a la capacitación de su personal para que conozca la funcionalidad y mecanismo del sistema en cuestión, además deberá capacitar de forma teórica y práctica a los usuarios finales, a través de información didáctica y comprensible, igualmente deberá dar asesoría constante en caso de surgir dudas.

Error 5: Planificación del proyecto deficiente

Planificar es un elemento sumamente indispensable a la hora de implementar un proyecto de ERP, sin esto, está condenado al fracaso, pues no se pude hacer de forma exprés o sin tomar enPlanificación cuentas todas y cada una de las fases que conlleva la planificación (análisis del entorno, formulación, programación y ejecución).

Ante esto, tener una metodología bien definida y estandarizada sobre cada aspecto del proyecto, como pueden ser mejores prácticas, acuerdos de toma de decisiones, revisiones periódicas del cumplimiento de dichos acuerdos y avances de los mismos, permitirá cumplir tanto con las fases de planificación antes mencionadas, como con las etapas de implementación del sistema ERP, las cuales consisten en: implementar, utilizar, estabilizar y desarrollo de potencial; un error común que muchas empresas cometen, es desarrollar tan solo dos de las primeras etapas, creyendo que el proceso concluyo y retirando al personal interno de apoyo, dejando de actualizar al sistema.

Finalmente, siempre debe haber alguien interno que conozca detalladamente la realidad de la empresa y del producto, aportando aspectos a desarrollar, esto a medida en que el sistema se estabiliza, para así sacarle el mayor provecho posible.

Error 6: Falta de visualización de metas y objetivos

No tener claramente las metas y objetivos que se pretenden obtener impedirá tener los pies en la tierra, generando falsas ilusiones queVisualización retrasen la implementación del sistema, es aquí donde deben ser claros cuáles serán los procesos que estarán incluidos, cales no y cómo quedarán integrados.

Al implementar un sistema ERP, la cosa más importante que uno puede hacer para minimizar los retrasos y acelerar el tiempo de realización es reducir la multitarea o multitasking“, señala Yoav Ziv, vicepresidente de Realization, un especialista en gestión de proyectos.

Error 7: Nula investigación de proveedores ERP

La falta de una investigación amplia, certera y critica sobre los proveedores de Sistemas ERP es un error muy grave que cometen las empresas interesadas (clientes) a la hora de seleccionar un ERPInvestigación para la administración de la organización, pues solo se dejan llevar por la propaganda, haciéndolos creer que están adquiriendo una maravilla, sin embargo, una vez que la implementación se completa, se sorprenden por las restricciones de funcionalidad del sistema, la falta de capacidades, y el impacto en las mejores prácticas internas existentes.

Para evitar este tipo de problemáticas, las organizaciones deben llevar a cabo una auditoría interna de la totalidad de sus procesos y políticas antes de elegir un sistema ERP. Además, se recomienda armar un equipo de evaluación ERP compuesto por partes interesadas de toda la empresa o contratar un técnico experimentado en la implementación de soluciones ERP en empresas de su área.

Error 8: Falta de estrategias de mantenimiento

No establecer estrategias adecuadas de mantenimiento podría ocasionar fallos a corto o mediano plazo de los sistemas ERP, por esto es preciso que los clientes (empresarios o emprendedores)Mantenimiento tengan definidas estrategias, normas y estándares para efectuar el mantenimiento y actualización necesario para el correcto funcionamiento del sistema, sacando el máximo aprovechamiento, dado que, al no aplicar el mantenimiento, los sistemas se volverán rápidamente obsoletos. Si bien muchos proveedores brindan este tipo de mantenimiento, esto no es así en todos los casos, y la empresa debe prestar atención a quién tomará la responsabilidad de llevarlo a cabo: la consultora, la empresa o un equipo mixto.

Error 9: Análisis de datos excesivo

El proceso de análisis y recopilación de información sin duda es una etapa de gran importancia que permite visualizar y comprobar elAnálisis avance y éxito del proyecto, sin embargo, destinar demasiado tiempo, recursos y esfuerzo en su desarrollo podría comprometer otras etapas, igualmente importantes, por ello, no debería llevar más que el 30% del tiempo total que lleva implementar un ERP, siendo lo ideal, pensar en los problemas de una forma simple y resumida, de tal forma que los involucrados comprendan lo que se está decidiendo.

Error 10: Poco compromiso de la Dirección

El compromiso de la Dirección o Gerencia no solo debe darse al momento de definir el modelo a seguir o al momento de elegir alCompromiso Implementar un ERP proveedor del sistema ERP, sino que debe comprometerse e involucrarse antes, durante y después del proyecto, esto con el fin de señalar la dirección del proyecto y la empresa cuando se presentan dudas, evitando que se avance en un sentido indeseado y además para agilizar la toma de decisiones; motivar y comprometer al equipo de trabajo.

Finalmente, tomar en consideración los errores antes mencionados permitirá prevenirlos y solucionarlos de forma puntual al momento de seleccionar e implementar un ERP (Sistema para la Gestión Empresarial). En el mercado existen diversos tipos de sistemas ERP, grandes o chicos, pero lo más importante radica en que estos se adapten a las necesidades y requerimientos de la empresa en donde se planee implementar, un ejemplo de esto, es el software ERP Villanett Venta ©, que ofrece asesoría directa desde su sitio web.

Elegir e implementar un Sistema ERP

Las TIC´s se han vuelto aún más indispensables para nuestras vidas diarias y más en el aspecto empresarial, donde los software administrativos son comúnmente usados, entre ellos esta el Sistema ERP para la gestión de la información y planificación de recursos empresariales, los cuales permiten automatizar las Sistema ERPprácticas relacionadas con los aspectos administrativos y productivos de una empresa.

Los software especializados en el diseño e implementación de los llamados Sistemas ERP cubren una amplia gama de aspectos de la gestión de una empresa, por ello es preciso tener en cuenta diversos puntos que nos ayuden a concluir de forma exitosa la ejecución de este tipo de programas.

Selección del Sistema ERP

En seguida se han numerado 10 consejos que todo buen empresario siempre debe de tener en cuenta:

  1. Planificación: esto permitirá establecer las actividades o pasos que ayuden a definir un camino claro para conseguir de manera exitosa los objetivos deseados. Primeramente se debe segmentar en etapas los pasos a seguir dentro del proyecto a planificar, en este caso, un Sistema ERP, en seguida, determinar el grado de personalización y configuración apegada a las necesidades de la empresa y objetivos deseados.
  1. Ventajas: para esto es necesario hacer un análisis externó de oportunidades e interno de fortalezas, el primero cubre aquellos factores positivos que se pueden generar en el entorno y que pueden ser aprovechados; el segundo, son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al programa con otros de igual clase.
  1. Desventajas: se deben visualizar y analizar tanto las amenazas externas, como las debilidades internas, donde las amenazas sonD Sistema ERP aquellas situaciones negativas que pueden atentar contra el proyecto, con esto y en caso de ser necesario se pueden diseñar estrategias que permitan sortear los obstáculos; mientras que las debilidades son todos aquellos elementos con los que ya se cuenta y que pueden ser una barrera para lograr los objetivos, siempre resaltando los aspectos que brinda el servicio, los financieros, de mercado, organizativos y de control, que una vez identificados debe ser eliminados.

 

  1. Movilidad: no solo se debe de tener en cuenta el acceso a los sistemas ERP mediante el ordenador personal, sino la movilidad dentro de las empresas, por ello es preciso seleccionar un Sistema ERP que permita a los usuarios ser más productivos y eficientes en los teléfonos inteligentes o tabletas, además debe proporcionar la seguridad de los datos privados.
  1. Selección: al momento de seleccionar un software especializado en ERP, es recomendable que este posea flexibilidad, capacidad, capacitación y soporte técnico, además debe adaptarse a las necesidades de la empresa.
  1. Perspectivas: los objetivos y necesidades del negocio deben ser constantemente mejorados a corto y mediano plazo, siempre cuantificando los resultados con porcentajes concretos, ello para que el ERP aporte una ventaja competitiva a la organización.
  1. Capacitación: la capacitación siempre ha sido de vital importancia para el crecimiento y competitividad de las Capacitación ERPempresas, ya que tener a un trabajador bien informado le permitirá mayor autonomía en la toma de decisiones y un mejor desempeño en sus funciones. Ante esto, en la implementación del ERP se deben de asignar a los empleados a equipos multidisciplinarios integrados por personas con experiencia en la selección, edición y procesamiento de documentación contable de la empresa, de esta forma ayudarán a reducir tiempos y esfuerzos en definir los objetivos y las necesidades a cubrir.

 

  1. Prevención y contingencia: en cualquier proyecto siempre es necesario predecir y enlistar los errores o fallos que pudiesen presentarse durante la implementación del sistema ERP. Una vez reconocidos los errores y fallos se debe diseñar un plan de prevención y contingencia de los mismos, estableciendo prioridades, rutas de mejora, cronogramas y la definición de responsabilidades de los participantes.
  1. Gestión del cambio: para la Information Technology Infrastructure Library (ITIL), el principal objetivo de la Gestión del cambio es la evaluación y planificación del proceso de cambio para asegurar, que, si éste se lleva a cabo, se haga de la forma más eficiente, siguiendo los procedimientos establecidos y asegurando en todo momento la calidad y continuidad del servicio TI. Hay que tener en cuenta que los sistemas ERP son muy flexibles y permiten a las empresas realizar cambios.
  1. Medición de resultados: para asegurarse del éxito, se debe hacer un análisis que nos permita ver si la forma de operar del ERP es laMedir adecuada y si se están alcanzando los objetivos previamente establecidos, esto puede hacerse mediante la herramienta metodológica Balance Scorecard (BSC), la cual traduce las estrategias en un conjunto de medidas de actuación que proporcionan un sistema de gestión y medición. La información obtenida permite presentar los resultados de desempeño y comprender su origen.

ERP

Tomar en consideración todas las recomendaciones y consejos para la correcta selección e implementación de un sistema ERP (Enterprise Resources Planning, Sistema para la Gestión Empresarial) es lo que determinara el éxito o fracaso del mismo, pues debe apegarse a las necesidades y perspectivas de la organización, ejemplo de ello, es el software de Villanett Venta ©, que está construido con una tecnología avanzada de páginas web y a su vez, permite administrar el proceso de ventas del negocio de una forma eficiente y confiable.

Para mayor informacion sosbre Sistema ERP, consultar:

http://www.webvillanet.com/inicio/software-erp.aspx

Éxito ERP