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El Cierre Contable Anual y su Marco Jurídico

¿Tu empresa está por cumplir un año de su fundación?, si la respuesta es afirmativa, es momento de realizar un cierre contable, sin embargo te surgen dudas como, ¿Qué es?, ¿Quiénes lo deben de hacer?, ¿En qué consiste? O ¿Cuándo se hace?, haz llegado al sitio Cierre Contable Anualcorrecto, en este artículo se hablará del cierre contable y para empezar a contestar tus dudas, definamos que es.

El cierre contable anual es un proceso de contabilidad que se realiza anualmente al termino del ejercicio o periodo contable y el cual consiste en la cancelación o el cierre de las cuentas de resultados, además del traslado de las cifras obtenidas a las cuentas del balance, ello para conocer el resultado económico del periodo y cuantificar las ganancias o las pérdidas.

Es importante resaltar que las cuentas de resultados son las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y producción, mientras que las de balance son el activo, pasivo y patrimonio.

Aspectos a considerar del cierre contable

Para proceder al cierre de la contabilidad del ejercicio consideramos conveniente revisar las operaciones realizadas en el ejercicio para detectar posibles errores, realizar los trabajos propios del cierre contable y evitará tener que rehacer trabajos ya realizados. Siendo el esquema de aspectos a considerar y analizar el siguiente:

  • Tesorería
  • Préstamos bancarios
  • Acreedores comerciales a corto plazo
  • Deudores comerciales a corto plazo
  • Acreedores y deudores no bancarios
  • Administraciones Públicas
  • Ingresos por ventas y servicios
  • Existencias, compras y aprovisionamientos
  • Gastos y servicios exteriores
  • Gastos de personal
  • Gastos financieros
  • Ingresos financieros e inversiones financieras
  • Periodificaciones
  • Innmovilizado y amortizaciones
  • Empresas vinculadas
  • Fondos propios
  • Impuesto sobre beneficios

Una vez completados los aspectos anteriormente descritos y habiendo determinado y registrado el resultado contable después de impuestos podemos considerar cerrado el ejercicio económico de la empresa.

Marco Jurídico en México

Contabilidad electrónica

En México tenemos la obligación de subir nuestras balanzas mensuales al Buzón Tributario en el Portal de Internet del SAT, a partir de 2015, si nuestros ingresos excedieron de 4 millones en 2013, y a partir de 2016, si los ingresos fueron menores.

Según el Artículo 28 del Código Fiscal de Marco Jurídico la Federación, las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente:

I. La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes; en el Reglamento de este Código se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la contabilidad.

Tratándose de personas que enajenen gasolina, diesel, gas natural para combustión automotriz o gas licuado de petróleo para combustión automotriz, en establecimientos abiertos al público en general, deberán contar con los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos. Se entiende por controles volumétricos, los registros de volumen que se utilizan para determinar la existencia, adquisición y venta de combustible, mismos que formarán parte de la contabilidad del contribuyente.

Los equipos y programas informáticos para llevar los controles volumétricos serán aquellos que autorice para tal efecto el Servicio de Administración Tributaria, los cuales deberán mantenerse en operación en todo momento.

II. Los registros o asientos contables a que se refiere la fracción anterior deberán cumplir con los requisitos que establezca el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.

III. Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.

IV. Ingresarán de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, de conformidad con reglas de carácter general que se emitan para tal efecto.

Balanza al cierre del ejercicio

Se debe subir el catálogo de cuentas que incluye el Código Agrupador (CA) del SAT inicialmente, y después cada vez que sufra cambios en las cuentas que incluyen CA, además de las balanzas por cada uno de los meses del ejercicio.

Adicionalmente, se debe subir una balanza de cierre del ejercicio, llamada “balanza 13”, como se menciona en la Regla 2.8.1.5 de la Resolución Miscelánea Fiscal 2015, en el inciso e) de la fracción II, que a la letra dice: Tratándose de personas morales el archivo correspondiente a la balanza de comprobación ajustada al cierre del ejercicio, se enviará a más tardar el día 20 de abril del año siguiente al ejercicio que corresponda; en el caso de las personas físicas, a más tardar el día 22 de mayo del año siguiente al ejercicio que corresponda.

Nota: Es recomendable conservar los papeles de trabajo de la determinación de los saldos de las cuentas de orden, y tenerlos a la mano para enviarlos al SAT en caso de que nos sean requeridos.

 

Tener muy presentes las disposiciones que la ley enmarca y los aspectos a considerar en la elaboración del cierre contable anual permitirá una contabilidad eficiente y bien planteada ante las autoridades fiscales y hacendarías. Es importante mencionar que aunque podamos confeccionar por cuenta propia la contabilidad de nuestra empresa, uno de los riesgos más latentes a los que podemos enfrentarnos, es el pasar por alto alguno de los elementos fundamentales para la contabilidad y generar errores que salgan a la luz a largo plazo, para impedir ello podemos contratar los servicios de un contador e incluso  existen un gran número de herramientas informáticas especialmente diseñadas para asistir en la realización del cierre contable, como es el caso del software de Contabilidad Electrónica Multiempresa en la nube y completamente en línea que ofrece Villanett.

Contabilidad Electrónica Multiempresa

El cálculo anual de nómina y su marco jurídico

El cálculo anual o ajuste anual es obligatorio, este debe hacerse y declararse una vez al año por parte de los patrones a más tardar al cierre del ejercicio contable según el Artículo 11 del Código Fiscal de la Federación (“Cuando las leyes fiscales establezcan que las contribuciones se calcularán por ejercicios fiscales, éstos coincidirán con el año de calendario. Cuando las personas morales inicien sus actividadesCálculo anual de nómina con posterioridad al 1 de enero, en dicho año el ejercicio fiscal será irregular, debiendo iniciarse el día en que comiencen actividades y terminarse el 31 de diciembre del año de que se trate”).

Para realizarlo es necesario conocer el importe de los ingresos y restarle las deducciones anuales y comparativas de pagos provisionales contra el ISR anual causado, por ende deberá contener todas las remuneraciones entregadas al obrero por concepto de sueldos y salarios, prima vacacional, aguinaldo y premios o bonos, ello siempre y cuando el empleado no declare por escrito que el mismo desea hacer su declaración personal.

Marco jurídico del cálculo anual de nómina

Artículo 116. Las personas obligadas a efectuar retenciones en los términos del artículo 113 de esta Ley, calcularán el impuesto anual de cada persona que le hubiere prestado servicios personales subordinados.

El impuesto anual se determinará disminuyendo de la totalidad de los ingresos obtenidos en un año de calendario, por los conceptos a que se refiere este Capítulo, el impuesto local a los ingresos por salarios y en general por la prestación de un servicio personal subordinado que hubieran retenido en el año de calendario. Al resultado obtenido se le aplicará la tarifa del artículo 177 de esta Ley. Contra el impuesto que resulte a cargo del contribuyente se acreditará el importe de los pagos provisionales efectuados en los términos del artículo 113 de esta Ley.

La disminución del impuesto local a que se refiere el párrafo anterior, la deberán realizar las personas obligadas a efectuar las retenciones en los términos del artículo 113 de esta Ley, siempre que la tasa de dicho impuesto no exceda del 5%.

Cuarto párrafo (Se deroga).

La diferencia que resulte a cargo del contribuyente en los términos de este artículo se enterará ante las oficinas autorizadas a más tardar en el mes de febrero siguiente al año de calendario de que se trate. La diferencia que resulte a favor del contribuyente deberá compensarse contra la retención del mes de diciembre y las retenciones sucesivas, a más tardar dentro del año de calendario posterior. El contribuyente podrá solicitar a las autoridades fiscales la devolución de las cantidades no compensadas, en los términos que señale el Servicio de Administración Tributaria mediante reglas de carácter general.

El retenedor deberá compensar los saldos a favor de un contribuyente contra las cantidades retenidas a las demás personas a las que les haga pagos que sean ingresos de los mencionados en este Capítulo, siempre que se trate de contribuyentes que no estén obligados a presentar declaración anual. El retenedor recabará la documentación comprobatoria de las cantidades compensadas que haya entregado al trabajador con saldo a favor.

Cuando no sea posible compensar los saldos a favor de un trabajador a que se refiere el párrafo anterior o sólo se pueda hacer en forma parcial, el trabajador podrá solicitar la devolución correspondiente, siempre que el retenedor señale en la constancia a que se refiere la fracción III del artículo 118 de esta Ley, el monto que le hubiere compensado.

No se hará el cálculo anual a que se refiere este artículo, cuando se trate de contribuyentes que:

a) Hayan iniciado la prestación de servicios con posterioridad al 1 de enero del año de que se trate o hayan dejado de prestar servicios al retenedor antes del 1 de diciembre del año por el que se efectúe el cálculo.

b) Hayan obtenido ingresos anuales por los conceptos a que se refiere este Capítulo que excedan de 400,000 pesos.

c) Comuniquen por escrito al retenedor que presentarán declaración anual.

¿CuándoCálculo anual se realiza?

El proceso de cálculo anual se suele realizar entre los meses de diciembre a abril o en cualquier periodo de nómina al que pertenezcan los empleados, por lo que se deberá realizar una estimación de la base gravable anual (debido a que el ejercicio aún no se cierra), sin embargo, a partir de este, los demás periodos del ejercicio se deberán hacer de la misma forma, lo cual significa realizar el cálculo anual hasta el fin de ejercicio y además se deberá ejecutar por cada tipo de periodo.

Consideraciones al cálculo anual

  • Antes de realizar el cálculo asegúrate de conocer la base gravable acumulada del ejercicio, esto en una nómina quincenal.
  • La diferencia que resulte a favor del contribuyente deberá compensarse contra las retenciones posteriores al cálculo anual a más tardar dentro del año siguiente a dicho cálculo.
  • Verifica las fechas y los periodos que están marcados como inicio y fin de ejercicio.
  • Reconstruir acumulados del ejercicio a calcular.

Requisitos previos para el cálculo anual

Asegúrate de realizar el cálculo de los importes:

  • Base gravada
  • ISR mensual
  • ISR (según el art. 142)

Verificar acumulados:

  • Verifica que los conceptos tengan la parte gravada y exenta correcta.
  • Asegurarse de que esté correcta la asignación de acumulados en los conceptos.

Identificar a qué empleados se les realizará el cálculo y considerando:

  • Empleados que trabajaron todo el año
  • Cuenten con ingresos menores a $ 400 mil pesos
  • Y que no presenten ellos su declaración.

Es evidente y de vital importancia calcular y llevar un estado contable correcto de los ingresos, sueldos y salarios que reciben los empleados por parte del patrón al cierre del ejercicio fiscal. Por lo cual, la intervención del profesional en la materia es indispensable para dar cuenta de los impuestos que Hacienda exige por ley. Hay sistemas de cómputo que de forma automatizada y sistematizada facilitan estas operaciones, es el caso de Villanett, que ofrece a las empresas software en la nube para la contabilidad (Contabilidad Electrónica Multiempresa) y generación de nómina (Nómina Electrónica Multiempresa) a través de internet.

Nómina Electrónica Multiempresa

Libros contables y su marco jurídico

Los libros contables son archivos que contienen registros de información financiera, Libros Contablespermitiéndole al contribuyente tener una base de datos sintetizada sobre la situación económica de la empresa u organización, sobre operaciones mercantiles, para realizar el balance anual y para respaldar su actividad ante el Servicio de Impuestos Internos (SII). Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario, además de una alternativa digital.

Marco jurídico de los libros contables

Dentro del marco jurídico está definido como: una obligación contar con los libros contables, ello lo estipula los artículos 28 del Código Fiscal de la Federación y 34 del Código de Comercio; Además son una necesidad, dado que permiten obtener datos de acuerdo a los principios contable o bases especiales de registro que se emplean para evaluar la situación económica y financiera de la empresa. Siendo los principales el Diario, el Mayor, el de Inventarios y Auxiliares, que a continuación se describen:

Libro Diario

El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.” Y “Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad enLibro Diario libros y registros contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las disposiciones legales.” (Art. 28)

El objetivo de este libro (diario columnario) es reunir y registrar en orden cronológico todas las operaciones realizadas por la empresa durante el mes, para después trasladarlas al libro Mayor y recogerlas sinterizadas en los estados contables al final del ejercicio, a su vez, todos los asientos contables registrados en el libro Diario se realizan cumpliendo el principio fundamental de la partida doble, activo igual a la suma de pasivo y patrimonio neto.

En este libro se encuentra información como:

  • La fecha completa del día en el cuál se realizó el comprobante de diario.
  • La descripción del comprobante.
  • La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta
  • Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.

 

Libro de Inventarios y Cuentas anuales

El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa; al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación; se transcribirán también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.” Y “Deben conservarse por lo menos diez años, contados desde el cierre de aquellosLibro de Inventarios y Cuentas anuales o la fecha del último asiento o comprobante.” (Art. 28).

Cuando una empresa inicia su actividad económica, debe elaborar un inventario y un balance general, ello le permitirá conocer de forma clara y completa la situación de la misma, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales. En otras palabras, el inventario es un conjunto monetario de todos los bienes, derechos y obligaciones contraídas por la empresa, en una fecha determinada, para calcular por diferencia el patrimonio neto.

La información que debe contener este libro es:

  • La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable. (Generalmente son los inventarios y los activos fijos).
  • El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente descritos.
  • El valor que corresponde al valor unitario de cada artículo.
  • El valor parcial de las operaciones.
  • El valor total correspondiente a cada cuenta.

Además de los inventarios, en este tipo de libros contables se incluyen las cuentas anuales que son:

  1. El Balance de situación
  2. Cuenta de Resultados
  3. La Memoria
  4. Estado de Cambios de Patrimonio Neto
  5. Estado de Flujos de Tesorería.
Libro Mayor

Recopila la información de todas las cuentas que intervienen en la contabilidad de la empresa con todos sus ingresos y deducciones, para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma resumida, con ello, en cualquier momento es posible ver todos los movimientos de la cuenta y calcular su valor para una fechaLibro Mayor determinada, Este libro esta sincronizado con el libro Diario y las anotaciones recabadas en el mismo, que pasan a su vez al libro Mayor y se detalla analíticamente en los libros Auxiliares.

En él se encuentra la siguiente información:

  • La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la empresa).
  • El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.
  • El movimiento débito o crédito de cada cuenta.
  • Las operaciones mensuales.
  • Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.
Libros Auxiliares

Registran de forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales y sustenta los libros mayores, siendo su función, registrar todas las operaciones y centralizarlas enLibros Auxiliares el libro Diario para tener un único documento contable. Las empresas pueden llevar además de los libros obligatorios todos aquellos libros auxiliares que estimen útiles para su gestión y cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar. Por último, existen de diferentes tipos: de caja, remuneraciones, retenciones, bancos, clientes, entradas de almacén, salidas de almacén, compra-ventas, entre otros.

Sus aspectos más importantes de este tipo de libros contables son:

  • Registro de las operaciones cronológicamente.
  • Detalle de la actividad realizada.
  • Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

Los libros contables son obligatorios e importantes para dar seguimiento de los movimientos financieros, por ello es de importancia mencionar que existen alternativas digitales que facilitan estos procesos, como es el caso de las empresas que cuentan con las más avanzadas tecnologías en materia de contabilidad electrónica, un ejemplo es la empresa Villanett, que brinda un novedoso sistema de contabilidad electrónica en la nube, el cual permite generar y enviar al SAT toda información contable.

Para mas información de libros contables y de contabilidad electrónica, puedes ingresar en:

http://www.webvillanet.com/inicio/software-contabilidad.aspx

Contabilidad electrónica