El Software como Servicio (SAAS) de la Cloud Computing

El Software como un Servicio (SAAS) es uno de los principales modelos de distribución de software que se usa a través de una red sin descargarlo en un ambiente de cómputo local, donde el mantenimiento, soporte, las bases de datos y operaciones diarias se controlan y alojan en una compañía de tecnologías de SAASinformación y comunicación. Regularmente el software puede ser
consultado en cualquier computador, se
encuentre presente en la empresa o no.

Su funcionamiento

Consiste en la utilización de una aplicación desde una computadora cliente, hacia un servidor central ubicado en la empresa proveedora del sistema, aquí cada usuario conforma un grupo de usuarios en un ambiente de computo predefinido, donde varios grupos de usuarios del proveedor de SaaS están compartiendo los mismos recursos, ello mediante el acceso vía internet. En estas plataformas la información, el procesamiento, los insumos y los resultados logrados están hospedados en la compañía proveedora de TIC.

Cuando SaaS (software como servicio) y PaaS (plataforma como servicio) se fusionan en un solo modelo de servicios se convierte en la “computación en la nube”, lo cual describe el modelo de negocio de los usuarios que se conectan a un servidor centralizado en la nube para acceder a sus productos de software. Los usuarios pueden acceder a sus archivos y software sólo mientras están en línea, mediante su navegador de Internet y sus contraseñas.

Las características del software como servicio incluyen:

  • Acceso y administración a través de una red.
  • Actividades gestionadas desde un punto centralizado y mediante el acceso remoto vía web.
  • La distribución de la aplicación es parecida al modelo con múltiples usuarios, incluyendo arquitectura, precios, colaboración, y administración.
  • Actualizaciones centralizadas, lo cual elimina las descargas constantes de usuarios finales.
  • Frecuente integración con una red mayor de software de comunicación.

Ventajas

  • Intuitivo: El cliente no necesita de conocimientos especializados en dar soporte para el sistema, por lo que se reducen sus costes y riesgo de inversión.
  • Soporte: La operación recae en la empresa proveedora; Esto significa garantía de disponibilidad de la aplicación y su correcta funcionalidad.
  • Atención al cliente: El servicio y atención del proveedor al cliente es continuo.
  • Seguridad: Los medios de acceso en los entornos de la aplicación son altamente seguros para que no se infiltren datos privados en la red pública.
  • Económico: Tus gastos en tecnología son menores ya que tus computadoras no necesitan ser potentes y sólo tienes que tener la licencia de uso del software.
  • Flexibilidad: Se le permite al cliente completa flexibilidad en el uso de los sistemas operativos de su preferencia, o al cual pueda tener acceso.
  • Escalabilidad: Conlleva a que el cliente no tiene que preocuparse por actualizar el equipo y software.
  • Bajos costos: Es uno de los más importantes e implica no necesitar una infraestructura para instalar el sistema ni darle mantenimiento por lo que es una gran reducción de gastos en el software, hardware y administración de redes.
  • Multi-plataforma: Puedes acceder al sistema desde cualquier dispositivo: Windows, Mac, Tablet, IPad, smartphone.
  • Inmediatez: Garantiza que se tiene acceso instantáneo a la información desde cualquier lugar a cualquier hora.

SaaS en México y el mundo

Para las empresas desarrolladoras de software en México y América Latina las características del modelo SaaS representan una oportunidad muy diversa y llamativa para atraer más clientes, donde aquellos que mayor provecho podrían obtener de estas aplicaciones y servicios son las pequeñas empresas que cuentan con capacidad técnica y de ejecución de proyectos, pero que carecen de la infraestructura y capital para competir en el mercado tradicional utilizando las nuevas tecnologías de la información. Es importante mencionar que antes de la aparición del modelo SaaS solo las grandes empresas eran capaces de invertir en solucionesSaaS en México informáticas específicas o desarrollo de software a la medida.

De acuerdo con la Encuesta de Prioridades de TI 2015 de TechTarget, “cerca del 42.4% de las compañías en América Latina espera que su presupuesto para servicios de nube aumente durante el 2015”, esto significa un 22% más que en 2014.

Dentro del mismo contexto, la compañía de estudios de mercado, análisis y asesoramiento “International Data Corporation”, señala que: en América Latina, a finales de 2014 el mercado de servicios de nube sobrepasó la marca de los mil millones de dólares y tiene un crecimiento compuesto esperado de 50% al año. En este escenario, el software como servicio (SaaS) va por delante, con 43% del total de ingresos de nube en la región. Le siguen la infraestructura como servicio (IaaS) (40%) y la plataforma como servicio (PaaS) (18%).

SaaS es una idea revolucionaria que apuesta por ver más negocios usando herramientas de software a través de Internet; mediante este modelo todo el trabajo de procesamiento y almacenamiento de archivos se realiza en servidores remotos, utilizando un navegador web. Por último, estas nuevas tecnologías proveen ahorro económico, además de un conjunto de herramientas flexibles y sencillas que brindan ahorro de tiempo y esfuerzo, pues no hay necesidad de actualizar y dar soporte al sistema, este lo hace la empresa especializada en este tipo de servicios, como es el caso de Villanett que ofrece software en la nube para la gestión y administración de las organizaciones de empresarios o emprendedores.

Mobile smart phone

Contabilidad Electrónica en México para 2016

Contabilidad ElectrónicaEn México en 2016 entró en vigor un nuevo periodo de “contabilidad electrónica”, pues recordemos que hasta el 28 de septiembre de 2015, las disposiciones fiscales decían que las personas físicas con ingresos superiores a 4 millones de pesos al año deberían enviar la contabilidad electrónica al SAT, ahora esta autoridad bajo la medida y anunció el 29 de septiembre de 2015 en el Diario Oficial de la Federación que para enero de 2016 las personas físicas y morales con ingresos superiores a dos millones de pesos y menores a cuatro millones de pesos deberán realizar el mismo proceso, es decir, 3.8 millones de contribuyentes.

Marco jurídico de la contabilidad electrónica

Según el artículo 28 del Código Fiscal de la Federación (CFF), las personas morales tendrán que llevar la contabilidad en función de las reglas que siguen:

La contabilidad para efectos fiscales se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus registros, los documentos comprobatorios de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, Marco jurídicoy las que obliguen otras leyes.

4º Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal, sobre contabilidad en medios electrónicos especifica:

2.8.1.4. Para los efectos de los artículos 28, fracción III del CFF y 33, apartado B, fracciones I, III, IV y V y 34 de su Reglamento, los contribuyentes que estén obligados a llevar contabilidad y a ingresar de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del SAT, excepto los contribuyentes que tributen en el RIF, las personas físicas que tributen conforme al artículo 100, fracción II de la Ley del ISR, siempre que sus ingresos del ejercicio en que se trate no excedan de dos millones de pesos, las sociedades, asociaciones civiles y fideicomisos autorizados para recibir donativos deducibles, a que se refiere la regla 2.8.1.6., así como las demás personas físicas y las Asociaciones Religiosas que hayan optado por utilizar la herramienta electrónica “Mis cuentas” de conformidad con lo previsto en la regla 2.8.1.3.

Bajo estos lineamientos, los contribuyentes que están obligados a realizar estos trámites son:

  • Contribuyentes cuyos ingresos acumulables sean inferiores a 4 millones de pesos correspondientes al ejercicio 2013.
  • Contribuyentes dedicados a las actividades agrícolas, silvícolas, ganaderas o de pesca que cumplan con sus obligaciones fiscales en los términos del Título II, Capítulo VIII de la Ley del ISR.
  • Las personas morales a que se refiere el Título III de la Ley del ISR.
  • Contribuyentes que se inscriban al RFC durante el ejercicio 2014 o 2015.
  • A partir del primer día del mes siguiente a aquel en que se inscribieron al RFC, aquellos contribuyentes que se inscriban a partir del 1 de enero de 2016.
  • Personas físicas para el caso de pólizas y sus auxiliares.

Estos a más tardar el 3 y 7 de marzo de 2016, así mismo para las pólizas del periodo y sus auxiliares de cuenta y folios fiscales serán posterior a la fecha antes señalada a solicitud de la autoridad fiscal, tendrán como obligación hacer o procesar: el Catálogo de cuentas con código agrupador; Balanza de comprobación; Pólizas del periodo y sus auxiliares de cuenta y folios fiscales.

Recomendaciones

  • El catálogo de cuentas con el código agrupador establecido por el SAT solamente se manda una vez para su revisión y resguardo. En caso de que el catálogo de cuentas registre una modificación, deberás enviar la actualización al fisco.
  • Pólizas y auxiliares de cuenta así como folios fiscales, se entregan únicamente cuando la autoridad ejerza facultades de comprobación o cuando exista una solicitud de devolución o compensación de impuestos.
  • La balanza de comprobación se envía mensualmente.
  • Deberás enviar los archivos en formato XML a través del Buzón Tributario desde www.sat.gob.mx, usando tu Firma Electrónica (FIEL) vigente.

Con el plazo de un año que dio la autoridad fiscal, se abrió la posibilidad de que más empresas pudieran cumplir con esta obligación”, destacó Emanuel Mancilla, director de esta empresa mexicana especializada en creación de software, así mismo, a principios de 2015 consideró que “menos de 20% de las empresas en general ha adoptado la tecnología para cumplir con la obligación tributaria”.

Para los contribuyentes, sean empresarios o emprendedores, es muy importante que cumplan con las obligaciones fiscales, pues permitirá que la empresa este en regla con las autoridades, evitando de esta manera sanciones por incumplimiento. Es relevante recalcar que el cambio total en 2016 al formato electrónico representa mantener los documentos en orden y al día, siendo indispensable tomar las medidas necesarias para adecuar los sistemas informáticos y políticas contables. Con el fin de poder cumplir en tiempo y forma con la contabilidad electrónica es muy recomendable contar con un software de contabilidad electrónica, para reducir la duplicidad, los sobreesfuerzos e imprecisiones de la información, como es el caso del Software de Contabilidad Electrónica “on-lineVillanett Venta © que facilita este proceso.

Contabilidad 2016

Libros contables y su marco jurídico

Los libros contables son archivos que contienen registros de información financiera, Libros Contablespermitiéndole al contribuyente tener una base de datos sintetizada sobre la situación económica de la empresa u organización, sobre operaciones mercantiles, para realizar el balance anual y para respaldar su actividad ante el Servicio de Impuestos Internos (SII). Pueden ser de carácter obligatorio o voluntario, además de una alternativa digital.

Marco jurídico de los libros contables

Dentro del marco jurídico está definido como: una obligación contar con los libros contables, ello lo estipula los artículos 28 del Código Fiscal de la Federación y 34 del Código de Comercio; Además son una necesidad, dado que permiten obtener datos de acuerdo a los principios contable o bases especiales de registro que se emplean para evaluar la situación económica y financiera de la empresa. Siendo los principales el Diario, el Mayor, el de Inventarios y Auxiliares, que a continuación se describen:

Libro Diario

El libro Diario registrará día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Será válida, sin embargo, la anotación conjunta de los totales de las operaciones por periodos no superiores al mes, a condición de que su detalle aparezca en otros libros o registros concordantes, de acuerdo con la naturaleza de la actividad de que se trate.” Y “Todos los comerciantes deben conformar su contabilidad enLibro Diario libros y registros contables de acuerdo con la normatividad del código del comercio y las disposiciones legales.” (Art. 28)

El objetivo de este libro (diario columnario) es reunir y registrar en orden cronológico todas las operaciones realizadas por la empresa durante el mes, para después trasladarlas al libro Mayor y recogerlas sinterizadas en los estados contables al final del ejercicio, a su vez, todos los asientos contables registrados en el libro Diario se realizan cumpliendo el principio fundamental de la partida doble, activo igual a la suma de pasivo y patrimonio neto.

En este libro se encuentra información como:

  • La fecha completa del día en el cuál se realizó el comprobante de diario.
  • La descripción del comprobante.
  • La totalidad de los movimientos débito y crédito de cada cuenta
  • Los saldos finales de cada cuenta y su traslado a las cuentas del mayor.

 

Libro de Inventarios y Cuentas anuales

El libro de Inventarios y Cuentas anuales se abrirá con el balance inicial detallado de la empresa; al menos trimestralmente se transcribirán con sumas y saldos los balances de comprobación; se transcribirán también el inventario de cierre del ejercicio y las cuentas anuales.” Y “Deben conservarse por lo menos diez años, contados desde el cierre de aquellosLibro de Inventarios y Cuentas anuales o la fecha del último asiento o comprobante.” (Art. 28).

Cuando una empresa inicia su actividad económica, debe elaborar un inventario y un balance general, ello le permitirá conocer de forma clara y completa la situación de la misma, en este libro deben registrarse todos estos rubros, de acuerdo con las normas legales. En otras palabras, el inventario es un conjunto monetario de todos los bienes, derechos y obligaciones contraídas por la empresa, en una fecha determinada, para calcular por diferencia el patrimonio neto.

La información que debe contener este libro es:

  • La cantidad de artículos inventariados al inicio del periodo contable. (Generalmente son los inventarios y los activos fijos).
  • El nombre y código de las cuentas y las subcuentas que conforman los rubros anteriormente descritos.
  • El valor que corresponde al valor unitario de cada artículo.
  • El valor parcial de las operaciones.
  • El valor total correspondiente a cada cuenta.

Además de los inventarios, en este tipo de libros contables se incluyen las cuentas anuales que son:

  1. El Balance de situación
  2. Cuenta de Resultados
  3. La Memoria
  4. Estado de Cambios de Patrimonio Neto
  5. Estado de Flujos de Tesorería.
Libro Mayor

Recopila la información de todas las cuentas que intervienen en la contabilidad de la empresa con todos sus ingresos y deducciones, para registrar el movimiento mensual de las cuentas en forma resumida, con ello, en cualquier momento es posible ver todos los movimientos de la cuenta y calcular su valor para una fechaLibro Mayor determinada, Este libro esta sincronizado con el libro Diario y las anotaciones recabadas en el mismo, que pasan a su vez al libro Mayor y se detalla analíticamente en los libros Auxiliares.

En él se encuentra la siguiente información:

  • La cuenta y su respectivo código (Este código es según el plan de cuentas de la empresa).
  • El saldo anterior de cada una de las cuentas que lo tengan.
  • El movimiento débito o crédito de cada cuenta.
  • Las operaciones mensuales.
  • Los saldos finales para la elaboración de los Estados financieros.
Libros Auxiliares

Registran de forma analítica y detallada los valores e información registrada en los libros principales y sustenta los libros mayores, siendo su función, registrar todas las operaciones y centralizarlas enLibros Auxiliares el libro Diario para tener un único documento contable. Las empresas pueden llevar además de los libros obligatorios todos aquellos libros auxiliares que estimen útiles para su gestión y cada empresa determina el número de auxiliares que necesita de acuerdo con su tamaño y el trabajo que se tenga que realizar. Por último, existen de diferentes tipos: de caja, remuneraciones, retenciones, bancos, clientes, entradas de almacén, salidas de almacén, compra-ventas, entre otros.

Sus aspectos más importantes de este tipo de libros contables son:

  • Registro de las operaciones cronológicamente.
  • Detalle de la actividad realizada.
  • Registro del valor del movimiento de cada subcuenta

Los libros contables son obligatorios e importantes para dar seguimiento de los movimientos financieros, por ello es de importancia mencionar que existen alternativas digitales que facilitan estos procesos, como es el caso de las empresas que cuentan con las más avanzadas tecnologías en materia de contabilidad electrónica, un ejemplo es la empresa Villanett, que brinda un novedoso sistema de contabilidad electrónica en la nube, el cual permite generar y enviar al SAT toda información contable.

Para mas información de libros contables y de contabilidad electrónica, puedes ingresar en:

http://www.webvillanet.com/inicio/software-contabilidad.aspx

Contabilidad electrónica

Los principios del marketing digital

Marketing digitalEl marketing digital o por internet consiste en el estudio o aplicación de estrategias de comercialización y promoción de servicios o productos mediante medios digitales; dichas estrategias incluyen la publicidad de pago por clic, los anuncios en páginas web, envíos de correo masivos, la mercadotecnia en buscadores (incluyendo la optimización en buscadores), la utilización del Social Media Marketing o redes sociales y la mercadotecnia de bitácoras o blogs.

Sin duda, con el constante avance de las tecnologías y la alta demanda del uso del internet por parte de los usuarios alrededor del mundo, es posible llegar a miles de personas que pudiesen convertirse en futuros clientes y de esta manera tener mayores ingresos sin la necesidad de tocar de puerta en puerta. En el ámbito “en línea” como el marketing digital surgen nuevas herramientas y redes de contactos, con la posibilidad de hacer mediciones de avances y analizar las estrategias empleadas en tiempo real. Se conocen dos instancias:

  • Basada en la Web 1.0: Consiste en la utilización de medios tradicionales, pero carece de la comunicación y exposición de los usuarios, siendo solo la empresa la que posee el control de lo que publica.
  • Basada en la Web 2.0: Utiliza las redes sociales y las nuevas tecnologías de la información a través del internet, lo cual permite el intercambio casi instantáneo de contenidos que antes eran imposibles, como videos, gráficas, estadísticas, imágenes, etc.

La Mercadotecnia Moderna de Kotler

Según el economista Philip Kotler, que es consultor y maestro en Kellogg School of Management, “La mercadotecnia es un proceso social y administrativo mediante el cual grupos e individuos obtienen lo queMercadotecnia Moderna necesitan y desean a través de generar, ofrecer e intercambiar productos de valor con sus iguales“.

El objetivo principal de la mercadotecnia es llevar al cliente hasta el límite de la decisión de compra y favorecer el intercambio de valor entre dos partes (comprador y vendedor) de manera que ambas resulten beneficiadas. Para que se produzca ello, según Kotler es necesario cumplir con 5 etapas fundamentales:

Primera etapa: “Muchos departamentos de mercadotecnia hacen lo que yo llamo Promociones” y por ello este escenario se bautizó como ‘1P’”, donde el departamento de mercadotecnia trabaja por separado y termina haciendo una labor de comunicaciones en lugar de dedicarse a una planeación verdadera y profunda para el futuro, posicionando una marca a la que los clientes llegaran a ser fieles.

Segunda etapa: Llamado por Kotler ‘4P’, se crea cuando a la promoción se suman manejo de producto, precio y lugar. Phillip menciona que “Las compañías mexicanas que son conscientes, están escribiendo sus planes de mercadotecnia con 4P y algunas también apuntan hacia un ligero posicionamiento, targeting y segmentación”.

Tercera etapa: “Cuando las compañías son mejores, hacen mercadotecnia estratégica”, es decir, se concentran en el posicionamiento de la marca, en un grupo objetivo (o targeting) y en la segmentación de su mercado.

Cuarta etapa: “Una buena compañía está ahí logrando buenas relaciones y lealtad de los clientes. Esta etapa requiere una minuciosa obtención de datos que el mismo cliente proporciona y de este modo, la empresa conoce qué quiere y necesita, así como su estilo de vida”.

Quinta etapa: “En vez de hacer lo que cree que la gente va a comprar, la compañía pregunta a los consumidores y les dice ayúdanos a hacer lo que tú quieres”.

Tendencias del marketing digital

  1. Las audiencias cada día están más fragmentadas, con una alta dispersión entre medios y al interior de ellos, planteando el desafío de alcanzar al grupo objetivo que buscamos.
  2. La estrategia para los móviles es un imperativo, ya que el uso de este medio está creciendo a pasos agigantados.
  3. El proceso de compra es cada vez más complejo, dado que los medios digitales han integrado nuevos elementos: ya no se trata de un proceso simple, único y directo.
  4. El contenido es el rey, considerándose clave en las nuevas estrategias de mercadotecnia y donde las redes sociales cobran una especial relevancia.
  5. La importancia de los datos sigue creciendo, hay muchas fuentes de recolección con lo digital, pero hay una brecha en la capacidad de analizarlos y utilizarlos en las estrategias.

Para finalizar este tema, es importante destacar que la mercadotecnia y en específico el marketing digital es una herramienta de gran valor, pues a través de la implementación de diferentes estrategias de publicidad es posible atraer a más clientes y mediante el uso de internet estas ventajas se incrementan de forma considerable, ya que es posible transmitir el mensaje promocional a todo el mundo, desde un solo punto de forma prácticamente instantánea. Existen herramientas (software) que permiten a los empresarios y emprendedores gestionar todo lo referente a la administración de empresas, un ejemplo de estos programas es el Sistemas de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) de Villanett Venta ©.

Mercadotecnia

Las pólizas contables digitales y su marco jurídico

Se preguntaran ¿Qué son las pólizas digitales?, bien, estos son los documentos SATdigitales que contienen los registros contables de una o varias operaciones realizadas por un ente económico.

El archivo de pólizas deberá ser preparado por el contribuyente, sin embargo, sólo será entregado a solicitud de la autoridad dentro del ejercicio de las facultades de comprobación, o bien, cuando se efectúen compensaciones o devoluciones de saldos a favor.

Marco jurídico de las pólizas contables

Se estableció mediante el Artículo Décimo Tercero Transitorio de la Segunda RMF, que el archivo denominado pólizas sólo será solicitado por la autoridad a partir de 2015, y el mismo artículo de la Tercera Modificación a la RMF­14 señala que sólo será solicitado respecto de la información generada en 2015, por lo cual seMarco jurídico de las pólizas contables entiende que los contribuyentes se encuentran relevados de tener dicha información disponible para los meses de 2014.

Los requerimientos de este archivo de pólizas está fundamentado en el artículo 33, letra B, fracción III del Reglamento del Código Fiscal de la Federación (RCFF), el cual establece que los registros o asientos contables deben permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse el pago.

Los puntos importantes a considerar de la entrega de los archivos póliza son:

  • División de las pólizas en ingresos, egresos y diario: hay sistemas contables que tienen más de 50 tipos de pólizas, los cuales se tendrán que clasificar dentro de los tres tipos de póliza que solicita el SAT.
  • Tipo de cambio: para las pólizas de operaciones que están realizadas en moneda extranjera, se deberá de colocar el tipo de cambio con el que se realizó la operación.
  • Cheque: para las pólizas de egreso que representen pagos con cheque se deberá reportar el banco y la cuenta origen de la cuenta de la cual se giró el cheque, en este sentido, no se especifica si lo que se requiere es el número de cuenta CLABE interbancaria o el número de cuenta, la longitud de los campos es suficiente para colocar la cuenta CLABE, se recomienda colocarla; asimismo, se requiere el nombre y el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del beneficiario cheque.
  • Transferencia: para las pólizas de egreso que implican una transferencia bancaria, además de reportar lo indicado para el cheque en el punto anterior, se deberá reportar el banco y cuenta destino, igual que en el punto anterior no se especifica si es la cuenta CLABE, la longitud de los campos es suficiente para colocar la cuenta CLABE, se recomienda colocarla.
  • Comprobantes: lo más arduo, de acuerdo con la Segunda Modificación a la RMF-14., que tenía este reporte era la llamada clave UUID, que es el número folio único de 36 dígitos que está dentro del comprobante fiscal, si bien es cierto los contribuyentes cuentan con los archivos XML como parte de la contabilidad y se encuentran archivados y disponibles para poder consultarlos. Hoy en día muy pocos contribuyentes utilizan los XML para ser leídos y contabilizados automáticamente por su sistema contable.

Con la Tercera Modificación a la RMF-14 se da la facilidad de que en caso de que no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales.

Dicho “reporte auxiliar” hasta hoy no está definido, se entendería que sería emitido de forma libre y la única condición es que ayude a relacionar los folios fiscales con las pólizas, lo cual tampoco es tarea fácil, como veremos a continuación. Dentro de la diversidad de archivos XML que tienen folios hasta hoy se tienen:

  • Facturación por ventas, servicios y otros ingresos: el flujo de emisión de facturas de venta para algunos contribuyentes es que los datos para emitirlas provienen del sistema contable y la facturación se realiza en sistemas satélite proporcionados por los PAC. Estos sistemas generan los comprobantes de conformidad con los requisitos legales y fiscales, y cada operación tiene un número interno que identifica cada registro contable con cada comprobante.

Se deberá revisar si se tiene también el número de folio único. Lo anterior es lo que serviría de base para crear el reporte auxiliar, si se optara por que el folio aparezca directamente en las pólizas se tendría que establecer una interface de regreso al sistema contable para colocar dentro de la póliza el número de folio único.

  • Facturación de proveedores y de gastos de viaje: cuando se reciben las facturas de proveedores éstas se validan y se guardan, la mayoría de los contribuyentes colocan dentro de la contabilidad un número de factura que identifica el comprobante con el registro contable; sin embargo, no se tiene el número de folio único, se tendría que buscar la forma de colocarlo de manera automática, debido a que es un folio de 36 dígitos y hacerlo de forma manual resultaría en tiempos adicionales de captura, o bien, en posibles errores.

Respecto a los gastos de viaje, algunos contribuyentes realizan sus registros mediante una interface entre un sistema satélite y su sistema contable, algunas veces mediante registros contables agrupados, en este caso y con la finalidad de tener el folio único en las pólizas, se tendría que cambiar el sistema de interface y enviar una línea del registro contable por cada comprobante fiscal, en el caso de los contribuyentes que realizan los registros de sus pólizas manuales tendrían que registrar al igual que los anteriores una línea por cada comprobante, para ambos casos se multiplicarían significativamente el número de registros contables.

Los dos anteriores si se decidieran manejar con reportes auxiliares si pensamos en una compañía con cientos o miles de operaciones resulta complicado relacionar los folios de los XML recibidos con el número póliza que los registra en la contabilidad, habría que hacer algún desarrollo de sistema para poder relacionarlos. Lo que sí aliviaría esta opción es que no se modificaría la forma en que se hace la contabilidad.

  • Recibos de nóminas: en el caso de recibos de nóminas, al igual que en los casos anteriores cuando la nómina se procesa en un sistema satélite, en la mayoría de los casos se envía un registro contable global automático o, en el caso de que se elabore un registro contable manual también es global, en ambos casos para poder identificar el número de folio del comprobante fiscal se tendría que hacer un registro contable por cada recibo de nómina.

En el caso especial de la nómina el adicionar el RFC del beneficiario, que en este caso sería el empleado en cada registro contable, causaría un problema con la confidencialidad de la información, ya que cualquier usuario del sistema contable que consultara la cuenta de salarios y conociera el RFC podría conocer el sueldo de cualquier empleado, por lo que la mejor opción para este caso es el reporte auxiliar el cual no sería complicado amarrar contra los registros contables.

Cumplimiento Para dar cumplimiento con estas disposiciones, se requiere tener una rutina establecida de registros contables, así como de establecer qué ajustes y reclasificaciones se requieren para agrupar con los códigos proporcionados por el SAT. Además, los contribuyentes deberán evaluar el costo que tendrán que asumir para preparar los archivos XML, que hasta antes de la expedición de la RMF, ninguno estaba obligado a producir, y el gasto adicional en modificar el sistema contable, crear reportes auxiliares, o bien, contratar recursos adicionales para tener los datos solicitados para el archivo de pólizas en caso de que lo requieran, algunos por el volumen de operaciones tendrán incluso que invertir en servidores y sistemas de almacenamiento y proceso de información que les permitan manejar los archivos enormes que tendrán que ser generados.

Esta iniciativa por parte de las autoridades fiscales podría parecer ambiciosa; sin embargo, si es utilizado de una forma positiva ayudará a establecer mayor transparencia en la preparación de la información financiera, misma que da lugar al pago de impuestos.

Una de las obligaciones más significativas en el tema de la Contabilidad Electrónica es la generación de las pólizas contables digitales, aunque para algunas personas resultaban engorrosos o complicados de realizar, para ello, existen empresas que cuentan con las más avanzadas tecnologías en materia de contabilidad electrónica, como es el caso de la empresa Villanett, la cual a través de su sistema de contabilidad electrónica en la nube permite generar y enviar al SAT toda información contable.

Para mas información de pólizas contables digitales y de contabilidad electrónica, puedes ingresar en:

http://www.webvillanet.com/inicio/software-contabilidad.aspx

Pólizas Contables Digitales

Consejos y recomendaciones para emprendedores

Ser joven muchas veces se confunde con personas inexpertas o poco intuitivas, lo que suele ser un obstáculo para entrar al mundo laboral y desarrollarse en las empresas, sin embargo, los jovenes emprendedores destacan por su entusiasmo, versatilidad y dinamismo, así como sus ganas de “crecer” e ideas innovadoras, ello los convierten en bancos de creatividad, al igual que a la hora de emprender un negocio, ejemplo de estos emprendedores que iniciaron en su cochera son Bill Gates, Steve Jobs y el más reciente, Mark Zuckerberg, que crearon un imperio gigantesco de empresas tecnológicas, haciendo hasta lo imposible por concretar su visión, sin importar cuánto se tuvieron que sacrificar o perder.

Decálogo para los emprendedores

Emprender un nuevo proyecto de negocio no es algo fácil, es por esto que a continuación te presentamos diez sencillos y prácticos consejos que te ayudarán a incursionar dentro del mundo empresarial:

  1. Planificación ante todo

Siempre que se desee emprender un proyecto, ya sea pequeño oPlanificación para emprendedores grande, los emprendedores deben crear una guía que les permita visualizar el camino y avanzar, en este caso es necesario establecer un plan de negocio eficiente y simple, sin llegar a complejos manuscritos que suelen ser incomprensibles, para esto solo es necesario crear un documento estructurado que contenga la información mas relevante para la adecuada toma de decisiones, destacando lo que quieres hacer (misión, visión, metas y objetivos), el tipo de modelo de negocio, estrategias de alcance y proyecciones, además del tipo de mercado que se cubrirá y los presupuestos.

La planeación estratégica es inútil, a menos que haya primero una visión estratégica” (John Naisbitt, autor de Futures Studies).

  1. Conforma redes de contacto y alianzas estratégicas

La búsqueda de información suele llevar mucho tiempo y esfuerzo, pero los beneficios que se obtienen permiten mejores ideas. ParaAlianzas estratégicas minimizar tiempo y esfuerzo se puede optar por crear una red de contactos, con el objetivo de conformar una comunicación permanente y el pleno intercambio de conocimientos entre diversos emprendedores del mismo giro, estos pueden ser locales, regionales y hasta internacionales, así mismo deben romperse paradigmas y hacer alianzas estratégicas con la competencia.

En el futuro las empresas ya no competirán entre sí, sino entre redes y alianzas estratégicas” (Philip Kotler, fundador de Kotler Marketing Group).

  1. Conoce tu entorno, reconoce al cliente y ofrece beneficios

El éxito y estabilidad de un negocio no se consiguen de la noche a la mañana, pues al momento de iniciar con el proyecto empresarial se deben tomar en cuenta dos puntos muy importantes, como son: conocer el entorno donde se Entornoubicara la empresa y el mercado que tendrá que cubrir, así como a la competencia; además tener una estrecha relación y comunicación con el cliente permitirá reconocer sus necesidades, de esta manera siempre se podrá ofrecer algo novedoso y que aporte beneficios

Cuando arrancas con tu negocio, no es tan importante hacer un business plan perfectamente definido a tres años como saber de dónde vendrán tus ingresos. Para hacerlo bien, no sólo tienes que echar cuentas, también deberás salir a la calle y hablar con clientes potenciales y con gente de tu sector. Esto te llevará, seguramente, a rehacer tu idea inicial. Un buen plan y un estudio de mercado hecho por el propio emprendedor, puerta a puerta, es garantía razonable de éxito” (David Pérez García, fundador de Damtec).

  1. Siempre contrasta opiniones tanto de expertos como de clientes

No se puede saber todo, ni dejar el futuro de una empresa en una sola persona, pues para afrontar todos los retos del proceso de toma Opinionesde decisiones es necesario buscar información adicional, esta puede ser obtenida de diferentes fuentes (instituciones de apoyo, agentes) o de asesores externos,  como inversionistas privados, así como de los mismos empleados, de instituciones educativas y las más importantes que provienen de las opiniones de los clientes, por eso es muy importante escuchar y observar sin imponer ideas propias, de esa manera se podrá tener una visión más amplia y critica.

Un fanático es alguien que no puede cambiar de opinión y no quiere cambiar de tema” (Winston Churchill, político y estadista británico).

  1. Analiza, toma decisiones y asume riesgos

Sin duda la acción de tomar una decisión en concreto suele ser una cuestión difícil y compleja, pues en muchos casos cubre diversas áreas de una empresa e involucra a diferentes actores que puedenAnaliza ser afectados de forma negativa. Ante esto, siempre se deben analizar tanto aspectos favorables como los desfavorables, sean internos o externos, además se deben de minimizar riesgos y maximizar oportunidades, ello debe hacerse sin perder tanto tiempo o titubear y estando consientes de los problemas que pudiesen presentarse, para así afrontarlos y seguir adelante.

En mi camino, me ayudó entender que no debería arrepentirme tanto del fracasar, sino de no haberlo intentado” (Jeff Bezos, CEO de Amazon).

  1. Conforma la plantilla ideal y valora sus triunfos

Al momento de emprender un negocio es necesario buscar y elegir al personal indicado que integrará la plantilla laboral, estas personas deben tener amplios conocimientos y experiencia en temas que noPlantilla ideal domines, así como complementarse contigo y con todo el equipo, a su vez, en caso de decidir tener socios, deben tener las mismas aspiraciones de crecimiento y recursos que les permitan conseguir de forma más rápida los objetivos y metas preestablecidos. Por otra parte reconoce los méritos de tus empleados, de esta forma obtendrás mayor productividad y un capital humano más optimista, versátil y comprometido con la causa.

No te engañes. No puedes conseguirlo sólo. Así que haz partícipes a tus empleados de los éxitos de tu negocio. Al fin y al cabo, esto es un barco lleno de tripulantes, aunque tú lleves el timón y seas el que no duerma por las noches. Si se hunde, os hundís todos. Así que, si las cosas van bien, que la tripulación se entere. Y si van mal, se lo cuentas a tu almohada” (Fernando Vilches Guijarro, fundador de Viajeconnosotros.com).

  1. Nunca te rindas, aprende de los errores y busca oportunidades

Cuando tenemos en mente un ideal, debemos estar conscientes de que ningún éxito es inmediato, pues implica contratiempos, fracasosNunca te rindas y pérdidas, por ello es necesario aprender a levantarnos y a corregir nuestros errores, buscando oportunidades de crecimiento para tu negocio y siempre teniendo en cuenta que las mejores oportunidades surgen cuando menos se esperan.

Si miras de cerca verás que la mayoría de las historias de éxito ‘inmediato’ tomaron mucho tiempo” (Steve Jobs, Fundador de Apple).

  1. Siempre ahorra y nunca pienses solo en el beneficio económico

Un emprendedor tiene que buscar la forma de obtener mayores ganancias, pero con los menores gastos posibles, sin que ello implique estar pensando en hacerse rico y sin reducir la calidad deSiempre ahorra servicios o productos, pues a final de cuentas el cliente o usuario final es quien decidirá la permanencia o eliminación de cualquier proyecto presente o futuro, para cumplir con ello, es fundamental reflexionar y analizar el momento mas oportuno a la hora de invertir o comprar algo, saber dónde adquirirlos, encontrar los mejores precios y evitar “lujos” innecesarios.

Si sólo estás pensando en hacerte rico, vas por muy mal camino. Tienes que tener vocación de empresario. Plantéate primero qué tipo de empresa quieres crear, y con qué proyección de futuro. Hay emprendedores que montan su negocio únicamente porque se quedan en paro y no tienen –o no ven– otra salida. Es una fuente continua de problemas. Por mucho que te asocies con personas motivadas, si algo sale mal, tirarás la toalla a la primera de cambio” (Javier Carril, co-fundador de ExeCoach).

  1. Ten presentes a las autoridades hacendarias

Estar en regla y al tanto de las disposiciones de las autoridades de administración tributaria permitirá no pasar sobre la ley, lo cual implicaría hacerse acreedor a sanciones administrativas e inclusoAutoridades hacendarias penales. Este tipo de aspectos para algunos emprendedores es algo complejo, que les absorbe tiempo valioso para sacar adelante nuevos proyectos o acelerar el proceso de estabilización de la empresa o negocio si ese fuese el caso, para cumplir con dichas disposiciones de forma correcta y puntual es necesario contratar personas o empresas especializadas en la materia, delegando parte de esta responsabilidad, pero siempre estando al pendiente y dando seguimiento del proceso.

Mi empresa funcionaba perfectamente casi desde el inicio, la oficina no daba abasto con todo el trabajo y tuve que contratar (buena señal). Sin embargo, al trabajar con la Administración Pública, tenía enormes problemas de liquidez, puesto que me pagaban muy tarde, cuando mis pagos se tenían que hacer en el momento (empleado, copistería, alquiler, seguros…)” (Juan Alejandro Goñi Uriarte, fundador de Klicestudio Arquitectura y Diseño).

  1. Crea estrategias adecuadas de publicidad y mercadotecnia

La publicidad y la mercadotecnia son herramientas de gran importancia al momento de promocionar un producto, inaugurar un negocio o de atraer clientes. Las estrategias que se desarrollen o diseñen no solo consisten en cubrir un determinado punto, sinoEstrategias que deben tenerse en cuenta varios factores que se relacionan entre sí y que actúan de manera conjunta, siendo algunos de estos factores la selección del mercado que se tiene como objetivo; el desarrollo del producto o servicio a ofrecer; la distribución, como son las actividades de logística y de distribución; y por último, la promoción y la publicidad.

Si te tienes que ocupar tú de las tareas de comunicación, vas a perder un tiempo muy valioso. Además, lo más seguro es que no sepas cómo llegar a los medios. Si hubiera contado con comunicación dos años antes, ahora mismo iría un año y medio por delante en el mercado. En cuanto haces un poco de ruido, se nota. Y no hace falta buscar a una gran agencia. ¡Ah!, y sólo tienes que contratar el servicio cuando lo necesites, no tienes por qué firmar contratos anuales” (Antonio Pedrosa, fundador de Ornellas).

 

Esperamos que estos consejos y recomendaciones ayuden a los emprendedores a seguir adelante con tú negocio, pues solo es cosa de recordar aquel dicho que dice “no hay peor lucha que la que no se hace”, por ello lucha por tus sueños y no dejes que se pierdan en el camino. Para terminar, en México el promedio de los emprendedores es de 40 años, lo cual no excluye a los jóvenes, que como vieron en este tema se enfrentan a grandes desafíos y uno de ellos a destacar es sobre los diferentes procesos de la administración tributaria y gerencial, pero estas actividades pueden ser mucho más fáciles de desarrollar y cumplir, ello mediante software especializado, como es el caso de la empresa Villanett, que ofrece un vanguardista sistema de planificación de recursos empresariales, software de punto de venta, nómina y facturación electrónica, todo en uno para tu negocio.

Módulos que no deben faltar en un ERP

Muchas organizaciones se han decidido a implementar el denominado sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), ello para racionalizar sus procesos de negocio internos y para agilizar la información entre los diferentes departamentos funcionales, como el inventario, compra, producción, contabilidad, etc., por ello, es importante conocer los diferentes módulos que integran un software, siendo los módulos de mayor relevancia los siguientes:

Módulos de un Sistema ERP

  • Inventario:

Permite gestionar e inventariar los recursos de la empresa y cubren aspectos relacionados con la fabricación, la adquisición de materiasModulos de Inventarios primas, gestión del almacén, saber en todo momento dónde está cada pieza, así mismo ayuda en el mantenimiento de los niveles de stock de los productos. Comúnmente se utiliza en la venta al por menor, en la distribución, en la manufacturación, y unido a los sistemas de comercialización al por menor, en aquellos procesos donde los usuarios también gestionan los precios.

  • Finanzas/Contabilidad:

Es uno de los módulos más importantes del ERP y una de las áreas
básicas para cualquier organización, dado que la mayoría de las empresas suele implementarlo para Contabilidadmejorar la gestión financiera. Este módulo interactúa con los otros módulos funcionales para recoger los datos financieros para la contabilidad general y de estados financieros, controlando de forma integra todo lo relacionado con la actividad económica de la empresa (elaboración del presupuesto, contabilidad, control de gastos, cuentas bancarias, pago de facturas y recibos, impuestos, etc.).

  • Nómina:

Cubre todo lo relacionado al personal de la empresa, desde nóminas y remuneraciones a la información de los Nominaempleados, evaluaciones de desempeño, el proceso de contratación y formación, hasta control de asistencia; los ERP más avanzados pueden incluir otras funciones como planes de carrera, descripciones de puesto de trabajo, incentivos, etc. en general, este módulo se encarga de la historia del empleado, las pistas de los empleados despedidos y ayudas en la recontratación de los empleados.

  • Ventas:

El departamento de ventas es un área importante para la organización, dado que es el que se encarga de la distribución yVentas venta de los productos, así como de dar seguimiento a las diferentes rutas de vendedores, ello para garantizar la cobertura total y abastecimiento a los locales comerciales. Este módulo abarca toda la actividad comercial de la compañía, desde la generación de ofertas, generación de presupuestos, hasta el envío de productos, a su vez, se encarga de automatizar las tareas de ventas, pedidos de clientes, facturación y envío de productos. A veces, los módulos de Ventas y de CRM se unen, sobre todo en los ERP para PyME’s.

  • Compras:

Este módulo ayuda en la racionalización de la adquisición de la materia prima que se necesite. Se integra con el control de Comprasinventario y los módulos de planificación de la producción y, a menudo con el software de gestión de la cadena de suministro. Este módulo automatiza el proceso de identificación de proveedores potenciales y la evaluación de proveedores. Se utiliza para la automatización y gestión de compra.

  • Tesorería/Bancos:

Permite gestionar las acciones relacionadas con las operaciones deTesorería flujos monetarios e incluye ejecución de pagos y cobros, la gestión de la caja y las diversas gestiones bancarias. La tesorería ha multiplicado los instrumentos de cobro y pago (dinero electrónico, tarjetas de pago, pagos internacionales).

  • Clientes/Cobranza:

Este módulo consiste en gestionar proceso de fidelización de los clientes, lo cual permite que los clientes esporádicos se transformen
en clientes fieles que mantienen estrechos vínculos con la Módulos para Clientesempresa y que pueden difundir mensajes positivos, así como atraer a nuevos consumidores. Los clientes tienen necesidades y expectativas que deben tenerse en cuenta por la organización. Así mismo, sobre la cobranza, la cuenta de los clientes recoge los derechos de cobro derivados de la venta de productos de la empresa, que se genera debido al desajuste entre la venta y el cobro. Tienen la consideración de activos financieros y figuran normalmente en el activo corriente del balance

Para concluir, cada Sistema ERP tiene sus diferentes y variados módulos de aplicación, los cuales permiten automatizar y agilizar la carga de trabajo e información que se genera durante las actividades y procesos diarios de las empresas, por ello, elegir un ERP no solo consiste en seleccionar el más barato o el de mayor prestigio internacional, sino que este debe adaptarse a las necesidades de la empresa y contener los módulos que realmente aporten beneficios a corto y mediano plazo. Por otra parte, existen empresas que cuentan con este tipo de sistemas, como es el caso del software ERP Villanett Venta © que cuenta con nueve módulos: Ventas y Facturación, Inventarios y Stock, Contabilidad Electrónica, Clientes y Cobranza, Compras y Proveedores, Nómina Electrónica, Tesorería y Gastos, Traspasos y Pedidos, Multi Empresas y Multi Sucursales, lo cual permite administrar los diversos procesos tu negocio de una forma eficiente y confiable.

Si deseas consultar más información de Software ERP, puedes visitarnos en:

http://www.webvillanet.com/inicio/software-erp.aspx

El catálogo de cuentas y su marco jurídico

Catalogo de cuentasEl “Catalogo de cuentas”, que es una lista de las cuentas que se necesitan para que una empresa registre sus operaciones, es creado según las actividades desarrolladas en cada empresa, aunque hay cuentas básicas que se usan en todas partes. En seguida se presentan de forma detallada y simplificada las disposiciones de ley, recomendaciones y requerimientos que se deberán tomar en cuenta a la hora de crear el catálogo de cuentas.

Disposiciones y recomendaciones del catálogo de cuentas

De acuerdo con la regla I.2.8.7 de la RMF-14, el Catálogo de cuentas se debe enviar sola una vez en el primer envío y cada vez que el catálogo sea modificado. El SAT proporcionó unos códigos agrupadores dentro del Anexo 24 de la RMF­14, en los cuales se deberá clasificar el catálogo de cuentas del contribuyente:

  1. a) idioma del catálogo de cuentas: se debe revisar que haya una traducción de las cuentas en español y que la que exista sea correcta con la descripción de la cuenta.
  1. b) Modificaciones del Catálogo de cuentas: de acuerdo con la disposición, se entiende que se presentará el catálogo cada que sea modificado.

Las modificaciones más comunes podrían ser el aumento de cuentas, para lo cual lo recomendable es establecer un control mensual en donde se comparen las cuentas reportadas de un mes a otro, para poder identificarlas.

  1. c) Agrupación: la agrupación se requiere al menos a nivel cuenta de mayor y subcuenta de primer nivel; sin embargo, en algunas compañías los catálogos de cuentas tienen más de dos niveles, siendo así, podría ser que las cuentas del catálogo no coincidan una a una con los códigos agrupadores.

Para poder cumplir con la agrupación se tendrán que realizar reclasificaciones, que se recomienda adicionar a la lista de ajustes sugerida anteriormente para tener un control de los mismos cada cierre, dentro de estos códigos se pueden tener por ejemplo:

  • Partes relacionadas: éstas se requieren separadas en seis códigos diferentes, en clientes, documentos por cobrar, y cuentas por cobrar en la parte del activo y, por otro lado, en el pasivo en proveedores, cuentas por pagar a corto plazo y acreedores diversos.
  • impuestos a favor: se deben separar los saldos a favor de impuestos en impuesto al valor agregado (IVA), impuesto sobre la renta (ISR), impuesto empresarial a tasa única (IETU), impuesto a los depósitos en efectivo (IDE), impuesto al activo (IMPAC), y otros.
  • Pagos provisionales de ISR: se debe agrupar en un código separado los pagos provisionales de ISR, los cuales podrían estar registrados en una cuenta netos de la provisión.
  • Impuestos acreditables pagados e impuestos acreditables por pagar: se debe reportar en un código independiente el IVA y el impuesto especial sobre producción y servicios (IEPS), separando el pagado del pendiente de pago en el activo.
  • Impuestos trasladados, impuestos trasladados cobrados y no cobrados: en esta parte se deben dividir el IVA y el IEPS en cobrados y no cobrados, si no se cuenta con una cuenta por separado se debería dividir, en donde resulta poco claro es que se debería reportar en el código de IVA e IEPS trasladados, si existen los códigos del IVA e IEPS cobrados y no cobrados.
  • Impuestos y derechos por pagar: se solicitan los impuestos por pagar por tipo de impuesto divididos en IVA, IEPS, ISR, la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas (PTU), IETU, impuestos estatales y municipales y otros impuestos por pagar.
  • Impuestos retenidos: al igual que el inciso anterior se debe revisar si se tiene separado por tipo de impuesto retenido.
  • Capital: se pide una distinción en un código diferente si es utilidad o pérdida del ejercicio, así como también de la utilidad o pérdida del ejercicio de años anteriores, estos conceptos normalmente se registran en una sola cuenta.
  • Otras estimaciones de activo: sólo hay una cuenta para la estimación de cuentas incobrables, no existen códigos para otras provisiones, por ejemplo, las de devoluciones se podría reportar en otros activos circulantes.
  • Impuestos diferidos: sólo está la clasificación de los impuestos diferidos en el activo, por lo que se entendería que si el contribuyente tiene impuestos diferidos pasivos deberá registrarlos como otros pasivos circulantes.

Otras consideraciones

  • ConsideracionesVentas: se solicita una separación de las ventas por tasa de 0%, 16% (general) o exentas, lo más difícil para algunos contribuyentes será la subdivisión en contado y crédito, si no se tienen separadas en la contabilidad de esa forma. Respecto de la separación de crédito y contado se entiende que en el desenvolvimiento de las relaciones comerciales la condición de crédito y contado puede cambiar para una operación; sin embargo, se entendería que lo que se debe reportar es lo que se pactó en el momento de la venta. No hay un código específico para los servicios, por lo que lo más recomendable es reportarlos como venta separándolos por tasa y no como otros ingresos.
  • Gastos: la parte más compleja y en la que se debe prestar especial atención es la agrupación de las cuentas del costo de ventas, gastos de ventas y de administración, hay que entender cómo está configurado el sistema contable, porque hay algunos sistemas contables que no están divididos en simples cuentas, que se puedan corresponder una a una con el catálogo del SAT.
  • Gastos no deducibles: hay un código de gastos no deducibles dentro de los gastos generales y a su vez otro código de gastos no deducibles por separado; sin embargo, no está claro si dentro de los gastos generales se deberán agrupar los gastos no deducibles de la operación y en el otro código los otros gastos no deducibles, y si en los gastos de ventas y de administración existen gastos no deducibles como se deberían mostrar.
  • Utilidad o pérdida en venta de activo fijo: para la pérdida se solicita separada en seis tipos de activo, normalmente se tiene en una sola cuenta en la balanza de comprobación, si es así se tendría que separar, por otro lado, la utilidad no tiene un código agrupador específico, se entiende que se deberá reportar en otros ingresos.
  • Depreciación de activos fijos: al igual que el inciso anterior se deberá reportarse por tipo de activo.
  • Cuentas de orden: para la cuenta de capital de aportación (CUCA) y la cuenta de utilidad fiscal neta (CUFIN), se deberán presentar los saldos en cuentas de orden actualizados, aun cuando la balanza se presente mensual, dichas actualizaciones deberían hacerse de acuerdo con la Ley del impuesto sobre la Renta (LISR) que con relación a la CUFIN el artículo 77 indica que el saldo de la CUFIN se actualizará al último día del ejercicio, o bien, cuando se distribuyan o perciban dividendos o utilidades.

Respecto de la Cuca, el artículo 78 de la LISR menciona que la CUCA se deberá actualizar por el periodo comprendido desde el mes en que se efectuó la última actualización y hasta el mes del cierre del ejercicio que se trate, por lo cual deberá actualizarse anualmente, o bien, a la fecha de la aportación o reembolso de capital si es que hubiere.

Efectivamente con estas reformas sobre la Contabilidad Electrónica,Cuentas la autoridad fiscal podrá tener a su alcance prácticamente toda la información contable, por ello, cumplir en tiempo y forma con las disposiciones representa la calma y confianza para los contribuyentes, pues acatar cada aspecto le permitirá ahorrar en erogaciones por concepto de sanciones administrativas. Es importante mencionar que existen empresas que cuentan con las herramientas tecnologías en materia de contabilidad electrónica, como es el caso de la empresa Villanett, la cual a través de su Sistema de Contabilidad Electrónica en la Nube permite generar este tipo de información contable y así cumplir con los requerimientos del SAT.

Para mas información de catalogo de cuentas y de contabilidad electrónica, puedes ingresar en:

http://www.webvillanet.com/inicio/software-contabilidad.aspx

Errores comunes al implementar un ERP

Implementar un ERP requiere tomar en cuenta diversos factores que deben ser efectuados sin contratiempos, sin embargo, hay ocasiones que algunos de estos elementos son pasados por alto y por ende derivan en errores, desde “insignificantes”, hasta graves, lo cual puede ser fatal al momento de elegir, implementar o concluir un proyecto de este tipo.

Errores y consejos al seleccionar e implementar un ERP

a continuación se enumeran 10 de los errores más frecuentes, así como sus consecuencias y la forma en que pueden resolverse o prevenirse al momento de seleccionar e implementar un ERP:

 

Error 1: Selección de personal inadecuado

Las organizaciones no siempre eligen adecuadamente al personal que intervendrá al momento de implementar un ERP, Selección causando recurrentes fallas que impedirán el avance del mismo, pues cada uno de los actores debe estar completamente involucrado en la toma de decisiones, por consiguiente el personal deberá ser eficiente y versátil, así como conocer ampliamente el manejo de la empresa, de cada uno de los procesos y de los conflictos que pudiesen surgir, por esto, el personal elegido debe ser el mejor.

Error 2: Pésimos equipos de trabajo

Otro error que suele cometerse es a la hora de integrar un equipo de trabajo, ya que en algunos casos la falta de compromiso e innovación de los que conforman el equipo puede conducir a la desintegración yEquipos fracaso del mismo. Así mismo, durante el proceso de selección, no solo se debe de tomar en cuenta las capacidades, conocimientos y competencias, sino tener bien definido el rol que desempeñará cada uno y el tiempo que dedicara al proyecto; es importante que dentro del equipo se asigne a un líder, que tenga el suficiente nivel jerárquico para la toma de decisiones durante momentos complicados, de carácter positivo, motivador y que tenga claros los objetivos que se pretenden con la implementación.

Error 3: Mala comunicación

La mala comunicación es otro factor que suele ocasionar errores, dado que los cambios habitualmente generan dudas, temor yComunicación ansiedad. Por ello, la información que se le brinde al personal
siempre deberá ser directa y específica, evitando rumores o incertidumbre que puedan ocasionar confrontaciones; nunca se deberá de escatimar en información, lo ideal será generar constantemente informes sobre cómo va evolucionando el proyecto, y habilitar varios canales de comunicación para que el personal aclare sus dudas.

Error 4: Falta de capacitación del personal

Un equipo de trabajo con pocos conocimientos y experiencia en el manejo de los sistemas ERP dará como consecuencia deficiencias en su implementación y por ende el personal no podrá transmitir la Capacitación información adecuada al usuario final (clientes). Es aquí donde la empresa deberá enfocarse a la capacitación de su personal para que conozca la funcionalidad y mecanismo del sistema en cuestión, además deberá capacitar de forma teórica y práctica a los usuarios finales, a través de información didáctica y comprensible, igualmente deberá dar asesoría constante en caso de surgir dudas.

Error 5: Planificación del proyecto deficiente

Planificar es un elemento sumamente indispensable a la hora de implementar un proyecto de ERP, sin esto, está condenado al fracaso, pues no se pude hacer de forma exprés o sin tomar enPlanificación cuentas todas y cada una de las fases que conlleva la planificación (análisis del entorno, formulación, programación y ejecución).

Ante esto, tener una metodología bien definida y estandarizada sobre cada aspecto del proyecto, como pueden ser mejores prácticas, acuerdos de toma de decisiones, revisiones periódicas del cumplimiento de dichos acuerdos y avances de los mismos, permitirá cumplir tanto con las fases de planificación antes mencionadas, como con las etapas de implementación del sistema ERP, las cuales consisten en: implementar, utilizar, estabilizar y desarrollo de potencial; un error común que muchas empresas cometen, es desarrollar tan solo dos de las primeras etapas, creyendo que el proceso concluyo y retirando al personal interno de apoyo, dejando de actualizar al sistema.

Finalmente, siempre debe haber alguien interno que conozca detalladamente la realidad de la empresa y del producto, aportando aspectos a desarrollar, esto a medida en que el sistema se estabiliza, para así sacarle el mayor provecho posible.

Error 6: Falta de visualización de metas y objetivos

No tener claramente las metas y objetivos que se pretenden obtener impedirá tener los pies en la tierra, generando falsas ilusiones queVisualización retrasen la implementación del sistema, es aquí donde deben ser claros cuáles serán los procesos que estarán incluidos, cales no y cómo quedarán integrados.

Al implementar un sistema ERP, la cosa más importante que uno puede hacer para minimizar los retrasos y acelerar el tiempo de realización es reducir la multitarea o multitasking“, señala Yoav Ziv, vicepresidente de Realization, un especialista en gestión de proyectos.

Error 7: Nula investigación de proveedores ERP

La falta de una investigación amplia, certera y critica sobre los proveedores de Sistemas ERP es un error muy grave que cometen las empresas interesadas (clientes) a la hora de seleccionar un ERPInvestigación para la administración de la organización, pues solo se dejan llevar por la propaganda, haciéndolos creer que están adquiriendo una maravilla, sin embargo, una vez que la implementación se completa, se sorprenden por las restricciones de funcionalidad del sistema, la falta de capacidades, y el impacto en las mejores prácticas internas existentes.

Para evitar este tipo de problemáticas, las organizaciones deben llevar a cabo una auditoría interna de la totalidad de sus procesos y políticas antes de elegir un sistema ERP. Además, se recomienda armar un equipo de evaluación ERP compuesto por partes interesadas de toda la empresa o contratar un técnico experimentado en la implementación de soluciones ERP en empresas de su área.

Error 8: Falta de estrategias de mantenimiento

No establecer estrategias adecuadas de mantenimiento podría ocasionar fallos a corto o mediano plazo de los sistemas ERP, por esto es preciso que los clientes (empresarios o emprendedores)Mantenimiento tengan definidas estrategias, normas y estándares para efectuar el mantenimiento y actualización necesario para el correcto funcionamiento del sistema, sacando el máximo aprovechamiento, dado que, al no aplicar el mantenimiento, los sistemas se volverán rápidamente obsoletos. Si bien muchos proveedores brindan este tipo de mantenimiento, esto no es así en todos los casos, y la empresa debe prestar atención a quién tomará la responsabilidad de llevarlo a cabo: la consultora, la empresa o un equipo mixto.

Error 9: Análisis de datos excesivo

El proceso de análisis y recopilación de información sin duda es una etapa de gran importancia que permite visualizar y comprobar elAnálisis avance y éxito del proyecto, sin embargo, destinar demasiado tiempo, recursos y esfuerzo en su desarrollo podría comprometer otras etapas, igualmente importantes, por ello, no debería llevar más que el 30% del tiempo total que lleva implementar un ERP, siendo lo ideal, pensar en los problemas de una forma simple y resumida, de tal forma que los involucrados comprendan lo que se está decidiendo.

Error 10: Poco compromiso de la Dirección

El compromiso de la Dirección o Gerencia no solo debe darse al momento de definir el modelo a seguir o al momento de elegir alCompromiso Implementar un ERP proveedor del sistema ERP, sino que debe comprometerse e involucrarse antes, durante y después del proyecto, esto con el fin de señalar la dirección del proyecto y la empresa cuando se presentan dudas, evitando que se avance en un sentido indeseado y además para agilizar la toma de decisiones; motivar y comprometer al equipo de trabajo.

Finalmente, tomar en consideración los errores antes mencionados permitirá prevenirlos y solucionarlos de forma puntual al momento de seleccionar e implementar un ERP (Sistema para la Gestión Empresarial). En el mercado existen diversos tipos de sistemas ERP, grandes o chicos, pero lo más importante radica en que estos se adapten a las necesidades y requerimientos de la empresa en donde se planee implementar, un ejemplo de esto, es el software ERP Villanett Venta ©, que ofrece asesoría directa desde su sitio web.

¿Cuáles son los Tipos de Software en la Nube?

Anteriormente ya hemos estado hablando de la software en la nube y de las grandes ventajas que proporciona a las empresas el unificar este tipo de tecnologías a los sistemas de gestión de recursos empresariales (ERP), que son sistemas de información gerenciales que integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de producción y con aspectos de distribución de una compañía en la producción de bienes o servicios.

Así mismo, se ha hablado sobre las características y principales funciones del software en la nube, también se han tocado de forma generalizada y directa los diferentes tipos de servicio que ofrecen, es por ello que en este artículo se presentan de forma más detallada los principales tipos de servicios del Software en la Nube.

Software como servicio (SaaS) del Software en la Nube

Del inglés Software as a Service (SaaS), es una plataforma o SAAS - Software-as-a-Service modelo proveniente del llamado Cloud computing, este modelo es controlado por una empresa especializada en el ámbito de las tecnologías de la información y comunicación, la cual da soporte al sistema y los datos se almacenan en sus servidores, permitiendo el acceso de sus clientes vía internet. Algunas de las características del software como servicio son: gestión de actividades, actualizaciones centralizadas y acceso a las aplicaciones a distancia a través de la web.

Plataforma como servicio (PaaS) del Software en la Nube

Del inglés Platform as a Service (PaaS), ubicado en la capa intermedia, es un entorno o plataforma que contiene módulos (APIs

PAAS

  • Servicios de Desarrollo, testeo, implantación, hosting, y mantenimiento de aplicaciones
  • Ofrecen servicios y soporte de aplicación para el ciclo de desarrollo.
  • Arquitectura Multi-Usuario.
  • Asegura la escalabilidad del sistema al desarrollador.
  • Soporte para desarrollo colaborativo
  • Permite mejorar la productividad de los equipo de desarrollo.
Infraestructura como servicio (IaaS o HaaS) del Software en la Nube

Del inglés Infrastructure as a Service o Hardware as a Service, se encuentra en la capa inferior, brinda almacenamiento y servicios estandarizados en red que proveen de infraestructura para dar soporte a la construcción e implementación de aplicaciones yIAAS servicios web.

La Infraestructura como Servicio provee de una infraestructura corporativa que centraliza recursos de red y servidores, permitiendo a las empresas almacenar sus datos y ejecutar las aplicaciones que necesite para su funcionamiento diario. También ofrecen los llamados “hosting cloud”, que brindan alojamiento a las webs en servidores virtuales que funcionan sobre recursos físicamente distribuidos en servidores subyacentes.

Por último, este tipo de servicios incorpora una red virtualizada de servidores interconectados que pueden utilizarse para ofrecer funcionalidades avanzadas alojadas en un entorno cloud, para implementar la infraestructura informática de la empresa o para integrar todas esas operaciones dentro de una implementación cloud pública o privada.

 

Backend como servicio (BaaS) del Software en la Nube

Este modelo relativamente nuevo (2011) proporciona a los desarrolladores web y de aplicaciones móviles vinculación al

BAAS

almacenamiento en nube (cloud storage) y servicios analíticos, además de notificaciones push e integración con redes sociales. Aunque es similar a otros modelos de computación en la nube, BaaS está específicamente dirigido a unificar aplicaciones realizadas por los desarrolladores hacia un servicio en la nube.

Datos como servicio (DaaS) del Software en la Nube

Del inglés Data as a Service, es un modelo que proporciona calidad DAAS Software en la nubede datos, enriquecimiento de datos y servicios móviles con datos precisos (textos, imágenes, sonidos y videos), que se ponen a disposición de los clientes a través de una red, son convenientes y rentables para las empresas orientadas al cliente. Algunos beneficios que ofrece DaaS son la: facilidad de transportación de datos de una plataforma a otra, así como evitar redundancias de datos; reducción de costos por mantenimiento y entrega de datos; así como resguardo seguro de datos almacenados a través de medidas de control de acceso.

Durante este artículo pudimos ver cinco de los diferentes tipos de modelos de servicios del ERP en la nube, los cuales proporcionan servicios virtuales, almacenamiento de datos y bases de datos, todo ello dentro de una plataforma centralizada que permite el diseño, implementación y mantenimiento de aplicaciones creadas por los clientes (desarrolladores). Este nuevo tipo de tecnologías proveen no sólo ahorro económico, sino un conjunto de herramientas flexibles y sencillas que brindan mayor eficiencia de tiempo y esfuerzo, pues no hay necesidad de actualizar o dar soporte al sistema, debido a que este es realizado por la empresa especializada en este tipo de servicios, como es el caso de Villanett, que ofrece software en la nube para la gestión y administración de las organizaciones de empresarios o emprendedores.

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