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El catálogo de cuentas y su marco jurídico

Catalogo de cuentasEl “Catalogo de cuentas”, que es una lista de las cuentas que se necesitan para que una empresa registre sus operaciones, es creado según las actividades desarrolladas en cada empresa, aunque hay cuentas básicas que se usan en todas partes. En seguida se presentan de forma detallada y simplificada las disposiciones de ley, recomendaciones y requerimientos que se deberán tomar en cuenta a la hora de crear el catálogo de cuentas.

Disposiciones y recomendaciones del catálogo de cuentas

De acuerdo con la regla I.2.8.7 de la RMF-14, el Catálogo de cuentas se debe enviar sola una vez en el primer envío y cada vez que el catálogo sea modificado. El SAT proporcionó unos códigos agrupadores dentro del Anexo 24 de la RMF­14, en los cuales se deberá clasificar el catálogo de cuentas del contribuyente:

  1. a) idioma del catálogo de cuentas: se debe revisar que haya una traducción de las cuentas en español y que la que exista sea correcta con la descripción de la cuenta.
  1. b) Modificaciones del Catálogo de cuentas: de acuerdo con la disposición, se entiende que se presentará el catálogo cada que sea modificado.

Las modificaciones más comunes podrían ser el aumento de cuentas, para lo cual lo recomendable es establecer un control mensual en donde se comparen las cuentas reportadas de un mes a otro, para poder identificarlas.

  1. c) Agrupación: la agrupación se requiere al menos a nivel cuenta de mayor y subcuenta de primer nivel; sin embargo, en algunas compañías los catálogos de cuentas tienen más de dos niveles, siendo así, podría ser que las cuentas del catálogo no coincidan una a una con los códigos agrupadores.

Para poder cumplir con la agrupación se tendrán que realizar reclasificaciones, que se recomienda adicionar a la lista de ajustes sugerida anteriormente para tener un control de los mismos cada cierre, dentro de estos códigos se pueden tener por ejemplo:

  • Partes relacionadas: éstas se requieren separadas en seis códigos diferentes, en clientes, documentos por cobrar, y cuentas por cobrar en la parte del activo y, por otro lado, en el pasivo en proveedores, cuentas por pagar a corto plazo y acreedores diversos.
  • impuestos a favor: se deben separar los saldos a favor de impuestos en impuesto al valor agregado (IVA), impuesto sobre la renta (ISR), impuesto empresarial a tasa única (IETU), impuesto a los depósitos en efectivo (IDE), impuesto al activo (IMPAC), y otros.
  • Pagos provisionales de ISR: se debe agrupar en un código separado los pagos provisionales de ISR, los cuales podrían estar registrados en una cuenta netos de la provisión.
  • Impuestos acreditables pagados e impuestos acreditables por pagar: se debe reportar en un código independiente el IVA y el impuesto especial sobre producción y servicios (IEPS), separando el pagado del pendiente de pago en el activo.
  • Impuestos trasladados, impuestos trasladados cobrados y no cobrados: en esta parte se deben dividir el IVA y el IEPS en cobrados y no cobrados, si no se cuenta con una cuenta por separado se debería dividir, en donde resulta poco claro es que se debería reportar en el código de IVA e IEPS trasladados, si existen los códigos del IVA e IEPS cobrados y no cobrados.
  • Impuestos y derechos por pagar: se solicitan los impuestos por pagar por tipo de impuesto divididos en IVA, IEPS, ISR, la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas (PTU), IETU, impuestos estatales y municipales y otros impuestos por pagar.
  • Impuestos retenidos: al igual que el inciso anterior se debe revisar si se tiene separado por tipo de impuesto retenido.
  • Capital: se pide una distinción en un código diferente si es utilidad o pérdida del ejercicio, así como también de la utilidad o pérdida del ejercicio de años anteriores, estos conceptos normalmente se registran en una sola cuenta.
  • Otras estimaciones de activo: sólo hay una cuenta para la estimación de cuentas incobrables, no existen códigos para otras provisiones, por ejemplo, las de devoluciones se podría reportar en otros activos circulantes.
  • Impuestos diferidos: sólo está la clasificación de los impuestos diferidos en el activo, por lo que se entendería que si el contribuyente tiene impuestos diferidos pasivos deberá registrarlos como otros pasivos circulantes.

Otras consideraciones

  • ConsideracionesVentas: se solicita una separación de las ventas por tasa de 0%, 16% (general) o exentas, lo más difícil para algunos contribuyentes será la subdivisión en contado y crédito, si no se tienen separadas en la contabilidad de esa forma. Respecto de la separación de crédito y contado se entiende que en el desenvolvimiento de las relaciones comerciales la condición de crédito y contado puede cambiar para una operación; sin embargo, se entendería que lo que se debe reportar es lo que se pactó en el momento de la venta. No hay un código específico para los servicios, por lo que lo más recomendable es reportarlos como venta separándolos por tasa y no como otros ingresos.
  • Gastos: la parte más compleja y en la que se debe prestar especial atención es la agrupación de las cuentas del costo de ventas, gastos de ventas y de administración, hay que entender cómo está configurado el sistema contable, porque hay algunos sistemas contables que no están divididos en simples cuentas, que se puedan corresponder una a una con el catálogo del SAT.
  • Gastos no deducibles: hay un código de gastos no deducibles dentro de los gastos generales y a su vez otro código de gastos no deducibles por separado; sin embargo, no está claro si dentro de los gastos generales se deberán agrupar los gastos no deducibles de la operación y en el otro código los otros gastos no deducibles, y si en los gastos de ventas y de administración existen gastos no deducibles como se deberían mostrar.
  • Utilidad o pérdida en venta de activo fijo: para la pérdida se solicita separada en seis tipos de activo, normalmente se tiene en una sola cuenta en la balanza de comprobación, si es así se tendría que separar, por otro lado, la utilidad no tiene un código agrupador específico, se entiende que se deberá reportar en otros ingresos.
  • Depreciación de activos fijos: al igual que el inciso anterior se deberá reportarse por tipo de activo.
  • Cuentas de orden: para la cuenta de capital de aportación (CUCA) y la cuenta de utilidad fiscal neta (CUFIN), se deberán presentar los saldos en cuentas de orden actualizados, aun cuando la balanza se presente mensual, dichas actualizaciones deberían hacerse de acuerdo con la Ley del impuesto sobre la Renta (LISR) que con relación a la CUFIN el artículo 77 indica que el saldo de la CUFIN se actualizará al último día del ejercicio, o bien, cuando se distribuyan o perciban dividendos o utilidades.

Respecto de la Cuca, el artículo 78 de la LISR menciona que la CUCA se deberá actualizar por el periodo comprendido desde el mes en que se efectuó la última actualización y hasta el mes del cierre del ejercicio que se trate, por lo cual deberá actualizarse anualmente, o bien, a la fecha de la aportación o reembolso de capital si es que hubiere.

Efectivamente con estas reformas sobre la Contabilidad Electrónica,Cuentas la autoridad fiscal podrá tener a su alcance prácticamente toda la información contable, por ello, cumplir en tiempo y forma con las disposiciones representa la calma y confianza para los contribuyentes, pues acatar cada aspecto le permitirá ahorrar en erogaciones por concepto de sanciones administrativas. Es importante mencionar que existen empresas que cuentan con las herramientas tecnologías en materia de contabilidad electrónica, como es el caso de la empresa Villanett, la cual a través de su Sistema de Contabilidad Electrónica en la Nube permite generar este tipo de información contable y así cumplir con los requerimientos del SAT.

Para mas información de catalogo de cuentas y de contabilidad electrónica, puedes ingresar en:

http://www.webvillanet.com/inicio/software-contabilidad.aspx

Contabilidad electrónica en México y su marco Jurídico

ContabilidadSeguramente se han preguntado ¿Qué es la contabilidad electrónica? En México se refiere a la obligación de llevar los registros y asientos contables a través de medios electrónicos e ingresar de forma mensual su información contable a través del SAT. Ante ello, los contribuyentes deben tener la posibilidad de generar información electrónica de sus pólizas contables para entregarla, esto sólo cuando: el SAT ejerza facultades de comprobación directamente al contribuyente o a terceros relacionados (compulsas); el contribuyente solicite una devolución o realice una compensación.

Contabilidad electrónica (Marco jurídico)

Derivado de la reforma fiscal aprobada en 2013 y que entró en vigor a partir del 1° de enero de 2014, se realizaron cambios en materiaMarco Jurídico electrónica, estos se especifican en los artículos 28, 33 y 34 del Código Fiscal de la Federación, los cuales se describen de forma generalizada a continuación:

ARTÍCULO 28

Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente:

  1. La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones.

II y III. Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria. La documentación comprobatoria de dichos registros o asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del contribuyente.

  1. Ingresarán de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria, de conformidad con reglas de carácter general que se emitan para tal efecto.

ARTÍCULO 33

Para los efectos del artículo 28, fracciones I y II del Código, se estará a lo siguiente:

  1. Los documentos e información que integran la contabilidad son:
  2. Los registros o asientos contables auxiliares, incluyendo el catálogo de cuentas que se utilice para tal efecto, así como las pólizas de dichos registros y asientos;
  3. Los avisos o solicitudes de inscripción al registro federal de contribuyentes, así como su documentación soporte;

III. Las declaraciones anuales, informativas y de pagos provisionales, mensuales, bimestrales, trimestrales o definitivos;

  1. Los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones de los depósitos y retiros respecto de los registros contables, incluyendo los estados de cuenta correspondientes a inversiones y tarjetas de crédito, débito o de servicios del contribuyente, así como de los monederos electrónicos utilizados para el pago de combustible y para el otorgamiento de vales de despensa que, en su caso, se otorguen a los trabajadores del contribuyente;
  2. Las acciones, partes sociales y títulos de crédito en los que sea parte el contribuyente;
  3. La documentación relacionada con la contratación de personas físicas que presten servicios personales subordinados, así como la relativa a su inscripción y registro o avisos realizados en materia de seguridad social y sus aportaciones;

VII. La documentación relativa a importaciones y exportaciones en materia aduanera o comercio exterior;

VIII. La documentación e información de los registros de todas las operaciones, actos o actividades, los cuales deberán asentarse conforme a los sistemas de control y verificación internos necesarios, y

  1. Las demás declaraciones a que estén obligados en términos de las disposiciones fiscales aplicables.

ARTICULO 34

Para los efectos del artículo 28, fracción III del Código:

El contribuyente deberá conservar y almacenar como parte integrante de su contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico donde almacena y procesa sus datos contables y los diagramas del mismo, poniendo a disposición de las Autoridades Fiscales el equipo y sus operadores para que las auxilien cuando éstas ejerzan sus facultades de comprobación y, en su caso, deberá cumplir con las normas oficiales mexicanas correspondientes vinculadas con la generación y conservación de documentos electrónicos.

El contribuyente que se encuentre en suspensión de actividades deberá conservar su contabilidad en el último domicilio que tenga manifestado en el registro federal de contribuyentes y, si con posterioridad desocupa el domicilio consignado ante el referido registro, deberá presentar el aviso de cambio de domicilio fiscal.

Los contribuyentes podrán optar por respaldar y conservar su información contable en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico que mediante reglas de carácter general autorice el Servicio de Administración Tributaria.

Sin duda la autoridad fiscal de nuestro país está sumamente
interesada en tomar decisiones respecto a la legislación interna, así como realizar los controles a través de los medios Contabilidad electrónica electrónicos que se están implementando, entre los cuales encontramos: la factura electrónica, el buzón tributario y ahora la contabilidad electrónica. Sin embargo es importante enfatizar que los contribuyentes, ya sea empresarios o emprendedores no se adaptarán al cambio de la noche a la mañana, ante ello y para facilitar estos complejos tramites, existen empresas que cuentan con las más avanzadas tecnologías en materia de contabilidad electrónica, como es el caso de la empresa Villanett que ofrece su sistema de contabilidad electrónica en la nube, que permite generar y enviar al SAT toda la información contable que requiera.

Si necesitas mas información de programas de contabilidad electrónica, visita:

http://www.webvillanet.com/inicio/software-contabilidad.aspx

Contabilidad para todas las empresas

ContabilidadLa contabilidad es una disciplina y una técnica que recopila información financiera de diferentes áreas de entidades económicas (empresas, organizaciones, instituciones, etc.), para después ser analizada y procesada a través de aplicaciones y métodos matemáticos, generando de esta manera conocimientos que permitan la toma de decisiones en cuestiones económicas de un proyecto u organización.

¿Para qué sirve la contabilidad?

La contabilidad sin duda es una herramienta que trae muchos y diversos beneficios, pues sirve como medio para controlar la actividad de la empresa, dado que es aquí donde se realiza cotidianamente una serie de actividades, encaminadas a la obtención de las metas y objetivos empresariales, permitiendo de esta manera planificar y controlar la actividad de la unidad productiva. La misión de la contabilidad no solo se centra en la evaluación del beneficio obtenido, sino también permite comprobar a corto, mediano y largo plazo el grado de ejecución conseguido de cada uno de los objetivos empresariales.

Para recopilar dicha información es necesario llevar un registro sistemático y cronológico de las operaciones financieras que se generen dentro y fuera de las organizaciones; este tipo de aspectos contables involucra tanto a las micro, pequeñas y medianas empresas (MIPyME’s), así como a las grandes empresas multinacionales.

Tipos de contabilidad

Microcontabilidad: elaborada por las distintas administraciones públicas y de contabilidad privada (empresas), suministra información utilizada en la toma de decisiones. Dentro de la contabilidad empresarial, existen usuarios internos y externos, en los primeros están aquellas personas u órganos que utilizan la información de la empresa para la toma de decisiones en la dirección de la misma; el segundo tipo de usuarios (externos), comprenden a todos aquellos que no participan en la gestión de la empresa, como accionistas, acreedores, prestamistas, inversores, siguientes, entre otros.

Macrocontabilidad: elaborado por los Estados, suministra información que orientar la política económica del país.

Libros contables

Son documentos que permiten respaldar y comprobar el avance de las empresas, estos son obligatorios acorde a las legislaciones mercantiles y los principales son: Libro Diario, recoge por orden cronológico las operaciones de la actividad económica empresarial, según se van produciendo en el tiempo; Libro mayor, recoge la información ya incluida en el diario, pero reordenada por cuentas, de acuerdo con el principio de partida doble, todos los cargos y abonos realizados en las mismas; Libro inventario o de Balances, reflejan la situación del patrimonio de la empresa en una fecha determinada.

Software contable

Desde los años 90s el mercado en materia de contabilidad electrónica se fue consolidando, pero fue en la última década donde tomo mayor fuerza y alcance, siendo una herramienta muy Software de contabilidadaceptable y de gran utilidad en materia de finanzas, principalmente para el sector privado, donde convergen desde empresas pequeñas hasta grandes multinacionales, permitiéndoles de esta manera competir a grandes ritmos. Aunque hay un sinfín de aplicaciones especializadas, todas y cada una de ellas tienen la función de registrar y procesar de forma sistematizada y simplificada toda aquella información contable generada de una empresa o actividad productiva, como compras, ventas, cuentas por pagar o cobrar, control de inventarios, entre otras.

Existen tres tipos de contabilidad electrónica, como son la financiera: proporciona información a terceras personas relacionadas con la empresa, entre estas inversionistas y accionistas; la fiscal: orientada a dar cumplimiento de las obligaciones tributarias de las organizaciones; por último, está la administrativa: destinada a facilitar las funciones de planificación, control y toma de decisiones.

No cabe duda que el software contable es una herramienta dinámica y versátil para empresas y emprendedores que quieren llevar sus cuentas en orden, sacando el máximo provecho para la toma de decisiones. Por otra parte, en México existen empresas como Villanett que también ofrecen software contable en la nube para mantener adecuadamente las finanzas del negocio.

Para mejor información de software de contabilidad, favor de visitar:

http://www.webvillanet.com/inicio/software-contabilidad.aspx

Software para contabilidad