Consejos para un sistema de gestión de clientes CRM

Gestión de clientesCualquier software de gestión de clientes es una herramienta de gran impacto para las empresas, y más aún cuando van de la mano de la Cloud Computing en cualquiera de sus vertientes (PaaS, IaaS o SaaS), de esta forma en un solo sistema se puede tener toda la información de los clientes y potenciales clientes, ya sea para la atención al cliente o gestión comercial. Por estas razones es preciso saber el funcionamiento del CRM, así como conocer en detalle las formas de sacarle el máximo provecho o rendimiento. En este post te presentamos 10 consejos para llevar a cabo al momento de tener tu CRM.

Consejos para un sistema de gestión de clientes

1 Aporta valor claro a tus comerciales

El mejor software del mundo fracasará si no hay apoyo por parte de los usuarios, por ende, un CRM puede tener entre sus usos el ser una herramienta de control; pero incluso para lograr esta utilidad, es necesario que los usuarios, en este caso, los comerciales que en esencia es de quien partirá el uso de la herramienta, vean que el CRM les está aportando también a ellos un beneficio para el desarrollo de su actividad; es decir, cuando diseñes el uso del CRM en tu organización, no lo hagas exclusivamente pensando desde el punto de vista de la dirección y hazlo también teniendo en cuenta cómo el sistema va a facilitar el trabajo a los comerciales. Un buen comercial se va a caracterizar por su predisposición a utilizar un CRM por tres motivos:

  1. Va a ver claramente como el sistema le facilita su trabajo y por tanto lo considera como una herramienta para lograr sus objetivos.
  2. Entiende que compartir la información internamente en la empresa de modo seguro, redunda en facilitar el dar mejor servicio al cliente y por tanto le acaba beneficiando a él.
  3. El CRM le da visibilidad en la organización. Si está haciendo bien su trabajo y hace un correcto uso del sistema, eso será visto no sólo por su jefe inmediato sino por el resto de la empresa.

2 La lista de clientes

Todo equipo de ventas existe gracias a sus compradores: potenciales o fijos. Por eso, la lista de clientes es supremamente importante, pero estos contactos deben ser perfilados según nuestros intereses, que puedan estar potencialmente interesados en nuestros productos o servicios. Esta lista, siempre se debe mantenerse actualizada y hay que enriquecerla constantemente.

3 Proceso de “nurturing” de los prospectos

A través del proceso de “nurturing” un sistema de CRM nos permite entregar mensajes con contenido relevante, capaz de satisfacer los problemas, inquietudes y necesidades de nuestros prospectos. Dicho contenido debe ser creado y relacionado adecuadamente con la fase en la que se encuentra el prospecto, ya que todo el proceso se apoya en el aporte oportuno de contenido relevante.

4 Aprovechar bien los datos

Es importante tener bien organizados y clasificados los datos para que haya una conexión y cualquier persona sepa seguir el historial de ese cliente. Por lo tanto, se completarán las fichas con toda la información útil para la gestión comercial o atención al cliente, que se pueda recopilar.

5 Proceso de “scoring“ de los prospectos

Un sistema de CRM debe permitirnos definir un proceso de puntuación de los prospectos, en función de las acciones que lleven a cabo, en sintonía con el valor que dichas acciones tienen para nuestra estrategia global, las acciones oportunas tomadas en consecuencia de dicha calificación son la esencia de un sistema de CRM.

6 Subir toda la documentación relevante al sistema

Verás que incluyendo la gestión documental en tu CRM te beneficiarás principalmente por dos motivos:

  1. Documentación Ahorrarás muchísimo tiempo en la búsqueda de documentos. Este ahorro en tiempo es variable en cada organización, pero puedes calcularlo cuánto sería en la tuya. Mira de media cuántos documentos buscas al día con tu sistema actual muy probablemente de carpetas y subcarpetas y compáralo con buscar el documento en un sistema en el que lo puedes hacer por múltiples criterios como por nombre del cliente, usuario, producto / servicio, oportunidad comercial, fecha de creación, modificación, autor, leído recientemente etc.
  2. Podrás compartir tus documentos en tu organización de un modo seguro, controlando quien puede ver y editar el documento además queda el log de registro de quien vio el documento y cuándo.

7 E-mailing

Obtener los datos de potenciales clientes no vale nada si no hay seguimiento personalizado. El E-mailing es la mejor manera de mantener interés y convertir los leads que hemos conseguido con nuestro equipo de ventas y el CRM. No olvides que una buena campaña de E-mail Marketing es un paso muy importante y el “Best Friend” de tu CRM.

8 Gestiona a tu propio equipo

Con un CRM se puede hacer un seguimiento de qué personal es más efectivo ante la actividad comercial, por lo que se les puede motivar o premiar. En el caso contrario, también se puede detectar el personal que necesite ayuda y modificar problemas o errores.

9 Establecer una referencia para medir el ROI

El ROI es la única forma de saber si la adopción del CRM es un éxito o no. Una forma simple y rápida de saber si estamos logrando el éxito es establecer un valor de referencia de la ganancia neta, como un porcentaje del coste total, antes de la implementación, para luego poder comparar cuando el sistema ande funcionando.

10 Gamification

Unificar tu estrategia de CRM con una fe gamification te ayudará en varias cosas. Una, en hacer que tu equipo de ventas se tome los retos como una manera de crecer y de contar con beneficios adicionales, además, te ayudará a perfilar el interés de cada uno por su trabajo y por lograr cumplir las metas. Idealmente, también fomentará la participación, la sana competencia y la necesidad de cada uno por demostrar quién es mejor.

Cuando se adquiere un sistema de gestión de clientes (CRM) se deben contemplar algunos preparativos antes de incorporarlo al sistema de la empresa, de esa manera se consigue un entorno que aproveche al máximo el nuevo sistema. Dentro del mismo contexto, Villanett ofrece el más novedoso módulo CRM basado en la nube para una mayor accesibilidad, disponibilidad y usabilidad.

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