La Gestión o Administración de Proyectos

La gestión, gerencia o administración de proyectos es la disciplina que permite el planeamiento, la motivación, así como la organización de recursos humanos o materiales, por lo que las actividades a desarrollar son repetitivas, permanentes o semipermanentes, con el propósito de desarrollar un proyecto y cumplir con el alcance, acorde a los Administración de Proyectoslímites de tiempo y costos predefinidos que darán lugar a un cambio positivo o agregará valor.

En la práctica, la gestión de proyectos en cualquier organización trae diversos desafíos, siendo en primera instancia: alcanzar la meta y objetivos del proyecto; mientras que en segunda instancia: esta optimizar la asignación de recursos de las entradas necesarias e integrarlas para alcanzar los objetivos predefinidos.

Por otra parte, la International Project Management Association (IPMA) define al Project Management como “la planificación, organización, seguimiento y control de todos los aspectos de un proyecto, así como la motivación de todos aquéllos implicados en el mismo, para alcanzar los objetivos del proyecto de una forma segura y satisfaciendo las especificaciones definidas de plazo, coste y rendimiento/desempeño. Incluyendo el conjunto de tareas de liderazgo, organización y dirección técnica del proyecto, necesarias para su correcto desarrollo”.

Sistemas de control de proyectos

El control de un proyecto se debería establecer como una función independiente de la gestión del mismo. En esencia, consiste en implementar procesos de control y verificación durante el desarrollo de un proyecto de cara a reforzar los objetivos de rendimiento predefinidos. El control de proyectos también incluye las siguientes tareas:

  • La creación de una infraestructura que permita a los responsables del control disponer en todo momento de la información adecuada y actualizada del proyecto.
  • El establecimiento de canales de comunicación para informar de las desviaciones en los hitos planificados del proyecto.
  • Fijar un sistema con los indicadores clave de desempeño.
  • El establecimiento de métodos que garanticen a una adecuada estructura y asignación de recursos en el proyecto, la organización de los flujos de trabajo (workflow) y la creación de códigos de buen gobierno.
  • Asignar recursos para la formación de los integrantes del proyecto en aquellas áreas que lo requieran, principalmente para evitar los errores más comunes en la gestión de proyectos.
  • Garantizar la transparencia en la ejecución de todas las tareas que componen el proyecto.

El cumplimiento e implementación de estas tareas se puede lograr a través del uso de herramientas y métodos específicos, como los siguientes:

  • Análisis de inversiones.
  • Análisis de coste-beneficio.
  • Encuestas de expertos.
  • Simulaciones.
  • Análisis de la tendencia en el cumplimiento de hitos.
  • Análisis de la tendencia de costes.

Sobre la planificación del proyecto, (Kerzner, 1995) explica que “si no se planifica, aumenta la incertidumbre durante la ejecución y se producen cambios o modificaciones no previstas inicialmente que producen retrasos, sobrecostes, falta de motivación, desconcierto“. Para Kerzner, las cuatro razones básicas para planificar son:

  1. Eliminar o reducir la incertidumbre.
  2. Mejorar la eficiencia de la operación.
  3. Obtener una mejor comprensión de los objetivos.
  4. Dar unas bases para el seguimiento y control del trabajo

Partes interesadas

Las partes interesadas de un proyecto, según la International Project Management Association (IPMA), son lasPartes interesadas personas o grupos interesados en el rendimiento y/o éxito del proyecto.

El director del proyecto debe identificar todas las partes interesadas y organizarlas según su importancia para el proyecto, para lograrlo se pueden desarrollar redes internas y externas, tanto formales como informales, entre los asociados al proyecto (empresas, organismos, administradores, expertos, empleados y líderes de opinión) que pueden influir de forma directa o indirectamente. Así mismo, los jefes de proyecto deben llevar a cabo un mantenimiento actualizado de la información relacionada con las partes interesadas y las personas que representan a dichas partes.

El IPMA propone los siguientes pasos para una adecuada gestión de las partes interesadas.

  • Identificar y priorizar los intereses de las partes interesadas.
  • Analizar sus intereses y necesidades.
  • Comunicar a las partes interesadas cuáles de sus requerimientos se cumplen o no en el proyecto.
  • Desarrollar una estrategia para hacer frente a la gestión de las partes interesadas.
  • Incluir los intereses y las expectativas de las partes interesadas en cuanto a los requisitos, objetivos, ámbito de aplicación, los resultados, calendario y costes de planificación del proyecto.
  • Ordenar en función del riesgo las amenazas y oportunidades que las distintas partes interesadas representan para el proyecto.
  • Identificar el proceso de decisión a seguir entre el equipo de proyecto y las partes interesadas.
  • Asegurar la satisfacción de las partes interesadas en cada fase del proyecto.
  • Llevar a cabo el plan de gestión de las partes interesadas.
  • Ejecutar, comunicar y gestionar los cambios relacionados con la planificación de las partes interesadas.
  • Documentar la experiencia adquirida para su aplicación a futuros proyectos.
  • Para medir el nivel de adquisición de esta competencia técnica por parte de un director de proyectos, éste debe someterse a la evaluación según el Sistema Universal de Certificación IPMA.

Es importante especificar que una mala gestión de proyectos lleva a la falta de definición de las necesidades del usuario final, en excesos de costos y en retrasos en la entrega de los proyectos, siendo las causas más comunes de estos problemas: omisiones realizadas durante el desarrollo de sistemas, definición imprecisa de objetivos, estimaciones de costos prematuras, deficientes técnicas de estimación, mala gestión de tiempo y falta de liderazgo. Por ello, los responsables de la dirección del proyecto tienen como funciones la planificación de las tareas de proyecto, elección del equipo de proyecto, organización y planificación de los esfuerzos del proyecto, además de la dirección del equipo y el control de la evaluación del proyecto. Para lograr esto, existen en el mercado sistemas de gestión global para empresas, comúnmente llamados “ERP”, que no solo permiten la adecuada gestión de proyectos, sino que también intervienen en la producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS, inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc., como es el caso del Software ERP en la nube de Villanett.

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