Las pólizas contables digitales y su marco jurídico

Se preguntaran ¿Qué son las pólizas digitales?, bien, estos son los documentos SATdigitales que contienen los registros contables de una o varias operaciones realizadas por un ente económico.

El archivo de pólizas deberá ser preparado por el contribuyente, sin embargo, sólo será entregado a solicitud de la autoridad dentro del ejercicio de las facultades de comprobación, o bien, cuando se efectúen compensaciones o devoluciones de saldos a favor.

Marco jurídico de las pólizas contables

Se estableció mediante el Artículo Décimo Tercero Transitorio de la Segunda RMF, que el archivo denominado pólizas sólo será solicitado por la autoridad a partir de 2015, y el mismo artículo de la Tercera Modificación a la RMF­14 señala que sólo será solicitado respecto de la información generada en 2015, por lo cual seMarco jurídico de las pólizas contables entiende que los contribuyentes se encuentran relevados de tener dicha información disponible para los meses de 2014.

Los requerimientos de este archivo de pólizas está fundamentado en el artículo 33, letra B, fracción III del Reglamento del Código Fiscal de la Federación (RCFF), el cual establece que los registros o asientos contables deben permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse el pago.

Los puntos importantes a considerar de la entrega de los archivos póliza son:

  • División de las pólizas en ingresos, egresos y diario: hay sistemas contables que tienen más de 50 tipos de pólizas, los cuales se tendrán que clasificar dentro de los tres tipos de póliza que solicita el SAT.
  • Tipo de cambio: para las pólizas de operaciones que están realizadas en moneda extranjera, se deberá de colocar el tipo de cambio con el que se realizó la operación.
  • Cheque: para las pólizas de egreso que representen pagos con cheque se deberá reportar el banco y la cuenta origen de la cuenta de la cual se giró el cheque, en este sentido, no se especifica si lo que se requiere es el número de cuenta CLABE interbancaria o el número de cuenta, la longitud de los campos es suficiente para colocar la cuenta CLABE, se recomienda colocarla; asimismo, se requiere el nombre y el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) del beneficiario cheque.
  • Transferencia: para las pólizas de egreso que implican una transferencia bancaria, además de reportar lo indicado para el cheque en el punto anterior, se deberá reportar el banco y cuenta destino, igual que en el punto anterior no se especifica si es la cuenta CLABE, la longitud de los campos es suficiente para colocar la cuenta CLABE, se recomienda colocarla.
  • Comprobantes: lo más arduo, de acuerdo con la Segunda Modificación a la RMF-14., que tenía este reporte era la llamada clave UUID, que es el número folio único de 36 dígitos que está dentro del comprobante fiscal, si bien es cierto los contribuyentes cuentan con los archivos XML como parte de la contabilidad y se encuentran archivados y disponibles para poder consultarlos. Hoy en día muy pocos contribuyentes utilizan los XML para ser leídos y contabilizados automáticamente por su sistema contable.

Con la Tercera Modificación a la RMF-14 se da la facilidad de que en caso de que no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales.

Dicho “reporte auxiliar” hasta hoy no está definido, se entendería que sería emitido de forma libre y la única condición es que ayude a relacionar los folios fiscales con las pólizas, lo cual tampoco es tarea fácil, como veremos a continuación. Dentro de la diversidad de archivos XML que tienen folios hasta hoy se tienen:

  • Facturación por ventas, servicios y otros ingresos: el flujo de emisión de facturas de venta para algunos contribuyentes es que los datos para emitirlas provienen del sistema contable y la facturación se realiza en sistemas satélite proporcionados por los PAC. Estos sistemas generan los comprobantes de conformidad con los requisitos legales y fiscales, y cada operación tiene un número interno que identifica cada registro contable con cada comprobante.

Se deberá revisar si se tiene también el número de folio único. Lo anterior es lo que serviría de base para crear el reporte auxiliar, si se optara por que el folio aparezca directamente en las pólizas se tendría que establecer una interface de regreso al sistema contable para colocar dentro de la póliza el número de folio único.

  • Facturación de proveedores y de gastos de viaje: cuando se reciben las facturas de proveedores éstas se validan y se guardan, la mayoría de los contribuyentes colocan dentro de la contabilidad un número de factura que identifica el comprobante con el registro contable; sin embargo, no se tiene el número de folio único, se tendría que buscar la forma de colocarlo de manera automática, debido a que es un folio de 36 dígitos y hacerlo de forma manual resultaría en tiempos adicionales de captura, o bien, en posibles errores.

Respecto a los gastos de viaje, algunos contribuyentes realizan sus registros mediante una interface entre un sistema satélite y su sistema contable, algunas veces mediante registros contables agrupados, en este caso y con la finalidad de tener el folio único en las pólizas, se tendría que cambiar el sistema de interface y enviar una línea del registro contable por cada comprobante fiscal, en el caso de los contribuyentes que realizan los registros de sus pólizas manuales tendrían que registrar al igual que los anteriores una línea por cada comprobante, para ambos casos se multiplicarían significativamente el número de registros contables.

Los dos anteriores si se decidieran manejar con reportes auxiliares si pensamos en una compañía con cientos o miles de operaciones resulta complicado relacionar los folios de los XML recibidos con el número póliza que los registra en la contabilidad, habría que hacer algún desarrollo de sistema para poder relacionarlos. Lo que sí aliviaría esta opción es que no se modificaría la forma en que se hace la contabilidad.

  • Recibos de nóminas: en el caso de recibos de nóminas, al igual que en los casos anteriores cuando la nómina se procesa en un sistema satélite, en la mayoría de los casos se envía un registro contable global automático o, en el caso de que se elabore un registro contable manual también es global, en ambos casos para poder identificar el número de folio del comprobante fiscal se tendría que hacer un registro contable por cada recibo de nómina.

En el caso especial de la nómina el adicionar el RFC del beneficiario, que en este caso sería el empleado en cada registro contable, causaría un problema con la confidencialidad de la información, ya que cualquier usuario del sistema contable que consultara la cuenta de salarios y conociera el RFC podría conocer el sueldo de cualquier empleado, por lo que la mejor opción para este caso es el reporte auxiliar el cual no sería complicado amarrar contra los registros contables.

Cumplimiento Para dar cumplimiento con estas disposiciones, se requiere tener una rutina establecida de registros contables, así como de establecer qué ajustes y reclasificaciones se requieren para agrupar con los códigos proporcionados por el SAT. Además, los contribuyentes deberán evaluar el costo que tendrán que asumir para preparar los archivos XML, que hasta antes de la expedición de la RMF, ninguno estaba obligado a producir, y el gasto adicional en modificar el sistema contable, crear reportes auxiliares, o bien, contratar recursos adicionales para tener los datos solicitados para el archivo de pólizas en caso de que lo requieran, algunos por el volumen de operaciones tendrán incluso que invertir en servidores y sistemas de almacenamiento y proceso de información que les permitan manejar los archivos enormes que tendrán que ser generados.

Esta iniciativa por parte de las autoridades fiscales podría parecer ambiciosa; sin embargo, si es utilizado de una forma positiva ayudará a establecer mayor transparencia en la preparación de la información financiera, misma que da lugar al pago de impuestos.

Una de las obligaciones más significativas en el tema de la Contabilidad Electrónica es la generación de las pólizas contables digitales, aunque para algunas personas resultaban engorrosos o complicados de realizar, para ello, existen empresas que cuentan con las más avanzadas tecnologías en materia de contabilidad electrónica, como es el caso de la empresa Villanett, la cual a través de su sistema de contabilidad electrónica en la nube permite generar y enviar al SAT toda información contable.

Para mas información de pólizas contables digitales y de contabilidad electrónica, puedes ingresar en:

http://www.webvillanet.com/inicio/software-contabilidad.aspx

Pólizas Contables Digitales



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