El catálogo de cuentas y su marco jurídico

Catalogo de cuentasEl “Catalogo de cuentas”, que es una lista de las cuentas que se necesitan para que una empresa registre sus operaciones, es creado según las actividades desarrolladas en cada empresa, aunque hay cuentas básicas que se usan en todas partes. En seguida se presentan de forma detallada y simplificada las disposiciones de ley, recomendaciones y requerimientos que se deberán tomar en cuenta a la hora de crear el catálogo de cuentas.

Disposiciones y recomendaciones del catálogo de cuentas

De acuerdo con la regla I.2.8.7 de la RMF-14, el Catálogo de cuentas se debe enviar sola una vez en el primer envío y cada vez que el catálogo sea modificado. El SAT proporcionó unos códigos agrupadores dentro del Anexo 24 de la RMF­14, en los cuales se deberá clasificar el catálogo de cuentas del contribuyente:

  1. a) idioma del catálogo de cuentas: se debe revisar que haya una traducción de las cuentas en español y que la que exista sea correcta con la descripción de la cuenta.
  1. b) Modificaciones del Catálogo de cuentas: de acuerdo con la disposición, se entiende que se presentará el catálogo cada que sea modificado.

Las modificaciones más comunes podrían ser el aumento de cuentas, para lo cual lo recomendable es establecer un control mensual en donde se comparen las cuentas reportadas de un mes a otro, para poder identificarlas.

  1. c) Agrupación: la agrupación se requiere al menos a nivel cuenta de mayor y subcuenta de primer nivel; sin embargo, en algunas compañías los catálogos de cuentas tienen más de dos niveles, siendo así, podría ser que las cuentas del catálogo no coincidan una a una con los códigos agrupadores.

Para poder cumplir con la agrupación se tendrán que realizar reclasificaciones, que se recomienda adicionar a la lista de ajustes sugerida anteriormente para tener un control de los mismos cada cierre, dentro de estos códigos se pueden tener por ejemplo:

  • Partes relacionadas: éstas se requieren separadas en seis códigos diferentes, en clientes, documentos por cobrar, y cuentas por cobrar en la parte del activo y, por otro lado, en el pasivo en proveedores, cuentas por pagar a corto plazo y acreedores diversos.
  • impuestos a favor: se deben separar los saldos a favor de impuestos en impuesto al valor agregado (IVA), impuesto sobre la renta (ISR), impuesto empresarial a tasa única (IETU), impuesto a los depósitos en efectivo (IDE), impuesto al activo (IMPAC), y otros.
  • Pagos provisionales de ISR: se debe agrupar en un código separado los pagos provisionales de ISR, los cuales podrían estar registrados en una cuenta netos de la provisión.
  • Impuestos acreditables pagados e impuestos acreditables por pagar: se debe reportar en un código independiente el IVA y el impuesto especial sobre producción y servicios (IEPS), separando el pagado del pendiente de pago en el activo.
  • Impuestos trasladados, impuestos trasladados cobrados y no cobrados: en esta parte se deben dividir el IVA y el IEPS en cobrados y no cobrados, si no se cuenta con una cuenta por separado se debería dividir, en donde resulta poco claro es que se debería reportar en el código de IVA e IEPS trasladados, si existen los códigos del IVA e IEPS cobrados y no cobrados.
  • Impuestos y derechos por pagar: se solicitan los impuestos por pagar por tipo de impuesto divididos en IVA, IEPS, ISR, la participación de los trabajadores en las utilidades de las empresas (PTU), IETU, impuestos estatales y municipales y otros impuestos por pagar.
  • Impuestos retenidos: al igual que el inciso anterior se debe revisar si se tiene separado por tipo de impuesto retenido.
  • Capital: se pide una distinción en un código diferente si es utilidad o pérdida del ejercicio, así como también de la utilidad o pérdida del ejercicio de años anteriores, estos conceptos normalmente se registran en una sola cuenta.
  • Otras estimaciones de activo: sólo hay una cuenta para la estimación de cuentas incobrables, no existen códigos para otras provisiones, por ejemplo, las de devoluciones se podría reportar en otros activos circulantes.
  • Impuestos diferidos: sólo está la clasificación de los impuestos diferidos en el activo, por lo que se entendería que si el contribuyente tiene impuestos diferidos pasivos deberá registrarlos como otros pasivos circulantes.

Otras consideraciones

  • ConsideracionesVentas: se solicita una separación de las ventas por tasa de 0%, 16% (general) o exentas, lo más difícil para algunos contribuyentes será la subdivisión en contado y crédito, si no se tienen separadas en la contabilidad de esa forma. Respecto de la separación de crédito y contado se entiende que en el desenvolvimiento de las relaciones comerciales la condición de crédito y contado puede cambiar para una operación; sin embargo, se entendería que lo que se debe reportar es lo que se pactó en el momento de la venta. No hay un código específico para los servicios, por lo que lo más recomendable es reportarlos como venta separándolos por tasa y no como otros ingresos.
  • Gastos: la parte más compleja y en la que se debe prestar especial atención es la agrupación de las cuentas del costo de ventas, gastos de ventas y de administración, hay que entender cómo está configurado el sistema contable, porque hay algunos sistemas contables que no están divididos en simples cuentas, que se puedan corresponder una a una con el catálogo del SAT.
  • Gastos no deducibles: hay un código de gastos no deducibles dentro de los gastos generales y a su vez otro código de gastos no deducibles por separado; sin embargo, no está claro si dentro de los gastos generales se deberán agrupar los gastos no deducibles de la operación y en el otro código los otros gastos no deducibles, y si en los gastos de ventas y de administración existen gastos no deducibles como se deberían mostrar.
  • Utilidad o pérdida en venta de activo fijo: para la pérdida se solicita separada en seis tipos de activo, normalmente se tiene en una sola cuenta en la balanza de comprobación, si es así se tendría que separar, por otro lado, la utilidad no tiene un código agrupador específico, se entiende que se deberá reportar en otros ingresos.
  • Depreciación de activos fijos: al igual que el inciso anterior se deberá reportarse por tipo de activo.
  • Cuentas de orden: para la cuenta de capital de aportación (CUCA) y la cuenta de utilidad fiscal neta (CUFIN), se deberán presentar los saldos en cuentas de orden actualizados, aun cuando la balanza se presente mensual, dichas actualizaciones deberían hacerse de acuerdo con la Ley del impuesto sobre la Renta (LISR) que con relación a la CUFIN el artículo 77 indica que el saldo de la CUFIN se actualizará al último día del ejercicio, o bien, cuando se distribuyan o perciban dividendos o utilidades.

Respecto de la Cuca, el artículo 78 de la LISR menciona que la CUCA se deberá actualizar por el periodo comprendido desde el mes en que se efectuó la última actualización y hasta el mes del cierre del ejercicio que se trate, por lo cual deberá actualizarse anualmente, o bien, a la fecha de la aportación o reembolso de capital si es que hubiere.

Efectivamente con estas reformas sobre la Contabilidad Electrónica,Cuentas la autoridad fiscal podrá tener a su alcance prácticamente toda la información contable, por ello, cumplir en tiempo y forma con las disposiciones representa la calma y confianza para los contribuyentes, pues acatar cada aspecto le permitirá ahorrar en erogaciones por concepto de sanciones administrativas. Es importante mencionar que existen empresas que cuentan con las herramientas tecnologías en materia de contabilidad electrónica, como es el caso de la empresa Villanett, la cual a través de su Sistema de Contabilidad Electrónica en la Nube permite generar este tipo de información contable y así cumplir con los requerimientos del SAT.

Para mas información de catalogo de cuentas y de contabilidad electrónica, puedes ingresar en:

http://www.webvillanet.com/inicio/software-contabilidad.aspx



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